Ako se mučite da upravljate svojim poslovnim dokumentima i podacima onda je vrijeme da uspostavite strategiju upravljanja dokumentima za svoju kompaniju.
Razumijevanje strategije sistema upravljanja dokumentima
Bilo da ste novi startup ili već ranije osnovana kompanija, svaka organizacija zahtijeva upravljanje dokumentima i DMS je rješenje. Osim toga, ako koristite DMS, razvoj strategije pomaže u pojednostavljivanju procesa korištenja i poboljšanju tijeka posla, tako da nikada ne snimate u mraku kada radite s dokumentima.
Da biste razvili strategiju, morate razumjeti kako vaša kompanija rukuje dokumentima i digitalnim podacima , ko može pristupiti tim dokumentima, kako vaša kompanija obrađuje te dokumente, gdje će se ti dokumenti čuvati i koliko dugo?
Još jedan važan aspekt svega ovoga je odabir pravog DMS-a koji omogućava najveću kontrolu i prilagođavanje, sa funkcijama kao što su OCR, označavanje i metapodaci, verzija verzija datoteka i naravno dobre integracije. Folderitov DMS nudi sve gore navedeno i više, a pritom je održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku.
Kreiranje strategije upravljanja dokumentima za upravljanje dokumentima i podacima:
1. Odredite hijerarhije
Zavisno o veličini vaše organizacije, dobra je ideja izgraditi projektni tim i odabrati ko će ga voditi od početka do završetka. Vaš tim bi se trebao sastojati od pojedinaca koji vam mogu ponuditi sveobuhvatan pregled načina na koji vaša kompanija trenutno vodi dokumente, uključujući gdje i kada se dokumenti primaju, kako se obrađuju i kada se te informacije pohranjuju.
2. Procjena postojećih sistema arhiviranja i procesa upravljanja dokumentima
Tokom faze planiranja, preporučljivo je početi s jednim odjelom ili područjem vaše kompanije u isto vrijeme. Osim toga, korisno je svakom identificiranom procesu dati ime i zabilježiti svaki korak tako da imate zapis o svakom toku posla.
Procijenite trenutne metode i najbolje prakse za zadržavanje dokumenata.
- Nabavite rješenje za sistem upravljanja dokumentima za svoju kompaniju, nešto što odgovara prirodi vašeg poslovanja i što je najprikladnije za korištenje.
- Identifikujte tokove posla i odredite kako se dokumenti primaju, obrađuju, čuvaju i na kraju uklanjaju iz sistema.
- Razmislite kako standardizovati poslovne operacije koristeći sistem za upravljanje dokumentima.
3. Identifikujte različite vrste dokumenata
Sada kada su tokovi posla definisani i detalji dokumentovani, uradite inventar dokumenata da biste identifikovali tipove datoteka. Vaš IT odjel vam također može pomoći u identifikaciji vrsta dokumenata kojima se pristupa i koji se koriste svaki dan. Takođe će pomoći u uspostavljanju politika za odlučivanje o periodima čuvanja ovih poslovnih zapisa u DMS-u. Neki uobičajeni tipovi dokumenata o korištenju su navedeni u nastavku:
- Dokumenti za komunikaciju sa klijentima
- Dokumenti sa ličnim podacima
- Duplikati dokumenata
- Obrasci
- Referentni materijal
- Finansijski dokumenti
4. Postavljanje procedura i zahtjeva za korištenje DMS-a
Kada su određene vrste dokumenata i tokova posla postavljeni, možete nastaviti s planiranjem administracije ovih datoteka i procjenom kako će vam pomoći vaše novo rješenje za upravljanje dokumentima. Vrijeme je da uvedete svoj novi DMS. Možete početi mapirati svoje nalaze iz gornja dva koraka u novi sistem. Moći ćete kreirati područja za pohranu, implementirati oznake i strukture za indeksiranje za pohranjivanje metapodataka koji će vam pomoći u lociranju datoteka nakon što su pohranjene.
Ovdje su neke od važnih stvari koje treba imati na umu:
- Gdje će se nalaziti fajlovi i pohrana?
- Kako će se fajlovi indeksirati?
- Kako će se upravljati verzijama dokumenata i radnih dokumenata?
- Kako će se upravljati procesima?
- Kako će osoblje pristupiti datotekama i podacima?
- Koje su politike u vezi sa zadržavanjem dokumenata?
- Koje su opšte smjernice za zaštitu podataka?
- Šta će to značiti za vašu politiku privatnosti?
5. Implementacija vaše politike zadržavanja dokumenata
Kada postoji plan implementacije i kada su dokumenti otkriveni, klasifikujte datoteke koje više nisu potrebne i koje se mogu izbrisati. Osim toga, možete postaviti i periode zadržavanja kada koristite DMS-ove kao što je Folderit koji imaju automatizirano zadržavanje. Ovo će pomoći da se minimizira prostor za pohranu datoteka i poboljša vrijeme pretraživanja.
Zamislite ovaj korak kao proljetno čišćenje vaših poslovnih dokumenata.
6. Vrijeme je za organiziranje zapisa i upravljanje procesima
Možete početi testirati svoj sistem.
Prođite kroz svaki tok posla i slijedite proceduru za koju ste se odlučili za početak skladištenja i obrade dokumenata. Procijenite svaki proces kako biste utvrdili kako funkcionira unutar sistema za upravljanje dokumentima.
Nakon što su testovi uspješni i kada budete spremni, počnite pružati osoblju i klijentima pristup DMS-u. Svaki DMS zasnovan na oblaku dolazi sa kontrolom pristupa, koju možete koristiti za održavanje stroge sigurnosti i pristupa dokumentima i fasciklama.
Često pregledajte svoje procese i po potrebi ih modificirajte. Vremenom će se razvijati dokumenti i vrste poslovnih podataka kojima upravljate. Budući da je to dinamičan proces, zaslužuje periodične preglede, za to možete postaviti vremenski okvir za obradu recenzija sa svojim DMS timom.
Ako se mučite da upravljate svojim poslovnim dokumentima i podacima onda je vrijeme da uspostavite strategiju upravljanja dokumentima za svoju kompaniju.
Razumijevanje strategije sistema upravljanja dokumentima
Bilo da ste novi startup ili već ranije osnovana kompanija, svaka organizacija zahtijeva upravljanje dokumentima i DMS je rješenje. Osim toga, ako koristite DMS, razvoj strategije pomaže u pojednostavljivanju procesa korištenja i poboljšanju tijeka posla, tako da nikada ne snimate u mraku kada radite s dokumentima.
Da biste razvili strategiju, morate razumjeti kako vaša kompanija rukuje dokumentima i digitalnim podacima , ko može pristupiti tim dokumentima, kako vaša kompanija obrađuje te dokumente, gdje će se ti dokumenti čuvati i koliko dugo?
Još jedan važan aspekt svega ovoga je odabir pravog DMS-a koji omogućava najveću kontrolu i prilagođavanje, sa funkcijama kao što su OCR, označavanje i metapodaci, verzija verzija datoteka i naravno dobre integracije. Folderitov DMS nudi sve gore navedeno i više, a pritom je održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku.
Kreiranje strategije upravljanja dokumentima za upravljanje dokumentima i podacima:
1. Odredite hijerarhije
Zavisno o veličini vaše organizacije, dobra je ideja izgraditi projektni tim i odabrati ko će ga voditi od početka do završetka. Vaš tim bi se trebao sastojati od pojedinaca koji vam mogu ponuditi sveobuhvatan pregled načina na koji vaša kompanija trenutno vodi dokumente, uključujući gdje i kada se dokumenti primaju, kako se obrađuju i kada se te informacije pohranjuju.
2. Procjena postojećih sistema arhiviranja i procesa upravljanja dokumentima
Tokom faze planiranja, preporučljivo je početi s jednim odjelom ili područjem vaše kompanije u isto vrijeme. Osim toga, korisno je svakom identificiranom procesu dati ime i zabilježiti svaki korak tako da imate zapis o svakom toku posla.
Procijenite trenutne metode i najbolje prakse za zadržavanje dokumenata.
3. Identifikujte različite vrste dokumenata
Sada kada su tokovi posla definisani i detalji dokumentovani, uradite inventar dokumenata da biste identifikovali tipove datoteka. Vaš IT odjel vam također može pomoći u identifikaciji vrsta dokumenata kojima se pristupa i koji se koriste svaki dan. Takođe će pomoći u uspostavljanju politika za odlučivanje o periodima čuvanja ovih poslovnih zapisa u DMS-u. Neki uobičajeni tipovi dokumenata o korištenju su navedeni u nastavku:
4. Postavljanje procedura i zahtjeva za korištenje DMS-a
Kada su određene vrste dokumenata i tokova posla postavljeni, možete nastaviti s planiranjem administracije ovih datoteka i procjenom kako će vam pomoći vaše novo rješenje za upravljanje dokumentima. Vrijeme je da uvedete svoj novi DMS. Možete početi mapirati svoje nalaze iz gornja dva koraka u novi sistem. Moći ćete kreirati područja za pohranu, implementirati oznake i strukture za indeksiranje za pohranjivanje metapodataka koji će vam pomoći u lociranju datoteka nakon što su pohranjene.
Ovdje su neke od važnih stvari koje treba imati na umu:
5. Implementacija vaše politike zadržavanja dokumenata
Kada postoji plan implementacije i kada su dokumenti otkriveni, klasifikujte datoteke koje više nisu potrebne i koje se mogu izbrisati. Osim toga, možete postaviti i periode zadržavanja kada koristite DMS-ove kao što je Folderit koji imaju automatizirano zadržavanje. Ovo će pomoći da se minimizira prostor za pohranu datoteka i poboljša vrijeme pretraživanja.
Zamislite ovaj korak kao proljetno čišćenje vaših poslovnih dokumenata.
6. Vrijeme je za organiziranje zapisa i upravljanje procesima
Možete početi testirati svoj sistem.
Prođite kroz svaki tok posla i slijedite proceduru za koju ste se odlučili za početak skladištenja i obrade dokumenata. Procijenite svaki proces kako biste utvrdili kako funkcionira unutar sistema za upravljanje dokumentima.
Nakon što su testovi uspješni i kada budete spremni, počnite pružati osoblju i klijentima pristup DMS-u. Svaki DMS zasnovan na oblaku dolazi sa kontrolom pristupa, koju možete koristiti za održavanje stroge sigurnosti i pristupa dokumentima i fasciklama.
Često pregledajte svoje procese i po potrebi ih modificirajte. Vremenom će se razvijati dokumenti i vrste poslovnih podataka kojima upravljate. Budući da je to dinamičan proces, zaslužuje periodične preglede, za to možete postaviti vremenski okvir za obradu recenzija sa svojim DMS timom.