DMS je skraćenica od Document Management System ili Sistem za upravljanje dokumentima.
Pojam DMS se koristi već više decenija ali u zadnje vrijeme se često pominje jer se kroz procese digitalizacije i prelaska na poslovanje bez papira sve više traži i uvodi.
Ovako neka od referentnih imena opisuju DMS i njegove osobine:
Postoje dvije vrste DMS-a, onaj koji se nalazi na vlastitom serveru korisnika i onaj koji se nalazi online.
DMS služi uspostavljanju poslovanja koje se ne bazira na papiru. Poslovanje bez papira podrazumijeva da se kompletan životni ciklus nekog dokumenta održi elektronski i bez potrebe ispisivanja na papir u bilo kojem trenutku.
Na takav način, životni ciklus dokumenta koji polazi od trenutka kada on nastane u računaru, odloži u DMS gdje se preko slanja i dijeljenja sa kolegama, kupcima ili klijentima, obrađuje i završava u trenutku kada se pohrani u digitalni arhiv.
DMS se koristi i kao digitalni arhiv gdje možemo trajno pohraniti sve naše važne dokumente, sigurno i povjerljivo.
Koristi od DMS-a praktično mogu imati sva fizička i pravna lica koja imaju potrebu za upravljanjem i čuvanjem digitalne dokumentacije. Uzmimo samo neke djelatnosti kao primjer: zdravstvena, pravna, građevinska, trgovinska, uslužna, obrazovna, špedicija i logistička, nekretnine, infrastrukturna, računovodstvena, istraživačka, farmacijska, neprofitna…
DMS možemo uspostaviti tako što ćemo investirati u vlastiti server i softverske licence. DMS-u bismo tako pristupali sa našeg računara u firmi ali to donosi niz ograničenja u vidu velikih investicija u opremu i licence, ugrožene sigurnosti, ograničene dostupnosti, potrebe za održavanjem sistema, potrebe za bekapiranjem, potrebe za razvojem… Sve to izbjegavamo ukoliko koristimo već uspostavljen Cloud DMS sistem gdje sve ovo prethodno nabrojano za nas rade profesionalci za simboličan dio cijene u odnosu na vlastiti sistem.
Cloud (oblak) verzija DMS-a predstavlja SaaS ili Software as a Service aplikaciju baziranu na Web-u koju uz registraciju možemo koristiti bez potrebe instalacije bilo čega na svom računaru, tabletu ili telefonu. Aplikacija je uvijek Online i dostupna 24 sata, 365 dana u godini.
Cloud DMS našem poslovanju donosi niz prednosti. Dokument (dopis, račun, predračun…) koji izradimo u računaru, nije potrebno ispisivati na štampač, kovertirati i slati poštom. Korisniku (kolegi, računovodstvu, dobavljaču, kupcu…) ga šaljemo putem DMS-a. Time smo uštedjeli na vremenu jer je dokument odmah kod korisnika, a mi smo slobodni da radimo nešto drugo. Osim toga pošta putuje danima i može se zagubiti. Prednost je ušteda na troškovima jer nema troška papira, tonera, koverata, poštarine…
Druge prednosti korištenja Cloud DMS-a su: brži odaziv, veća produktivnost, bolji nadzor i transparentnost radnih procesa, pristup dokumentu iz daljine, jednostavnija revizija i usklađenost sa propisima, kontrola nad pristupom dokumentaciji, eliminacija grešaka, društvena odgovornost i ekološki učinak.
Cloud DMS sistem nam omogućava jednostavnije pohranjivanje, dijeljenje, upravljanje i odobravanje digitalnih dokumenata. Potreban nam je jer uskoro više nećemo moći poslovati bez DMS-a. Osim što nas tržište tjera da poslujemo brže i bez grešaka, konkurencija nas primorava da poslujemo racionalnije i jeftinije.
Usklađivanjem propisa sa EU uskoro će nas i zakon obavezati na poslovanje bez papira kao i čuvanje dokumenata u digitalnim sefovima. EU je od 2020 godine prešla na primarno korištenje e-računa. Ukoliko poslujete sa EU, a niste već o tome već razmišljali, vrijeme je da počnete
Zato što slanje dokumenata e-mailom nije sigurno. E-mail se vrlo lako može presresti i preuzeti bez znanja pošiljaoca ili primaoca. Osim toga, e-mailom nam dolaze virusi i spam poruke. Razmjena dokumenata koja su šifrovana od trenutka slanja do trenutka primanja je u potpunosti sigurna ukoliko se koristi Cloud DMS.
Ukoliko mjesečno imamo samo 50 dokumenata koje trebamo primiti i nakon obrade odložiti u arhiv naš godišnji trošak će biti 200,00 KM. To je upravo onoliko koliko košta 250GB prostora u Cloud DMS-u u koji možemo smjestiti stotine hiljada dokumenata uz sve ostale pogodnosti koje nam DMS donosi!
Kada planiramo budžet za kupovinu vlastite IT opeme i softverskih licenci najčešće saberemo trošak te dvije stavke i podijelimo sa brojem godina koliko smatramo da će nam oprema trajati. Prema našim računovodstvenim standardima amortizacija IT opreme se kreće od tri do pet godina.
Međutim, stvarni trošak je mnogo veći. Trošak održavanja vlastitog servera prema analizi IT industrije (Gartner group) iznosi 4 puta koliko inicijalna investicija u kupovinu. Prema drugima (Microsoft 2007), u čitavom vijeku trajanja licence softvera, samo 5% budžeta za licencu se potroši na kupovinu licence. To u ukupnoj projekciji pokazuje da preko 75% IT budžeta trošimo na održavanje dok samo 25% na kupovinu opreme i softvera.
Kada koristimo Cloud DMS imamo samo jednu stavku, a to je mjesečno korištenje prostora i ništa više. Tako lakše pratimo troškove, a budžet nam je predvidljiviji. Prema istraživanjima (Computer Economics, “The Economic and Strategic Benefits of Cloud computing”, 2016) prelaskom na Online DMS sistem kompanija štedi 80% budžeta za IT.
Kroz proces multiplikacije uštede su znatno veće.
Time što smo brži i tačniji klijenti će nas više cijeniti. Poslovanje sa inostranstvom uskoro više neće moći biti drugačije nego elektronski.
Pohranjenom dokumentu u Cloud DMS možemo pristupiti sa bilo kog uređaja koji ima Internet konekciju u bilo koje vrijeme. Nema više pitanja: Gdje nam se nalazi taj dokument? U kojem je registratoru? Ko ga je zadnji imao? i slično.
Čuvajući dokumente samo na našem računaru ili lokalnom serveru rizikujemo mogući kvar tvrdog diska, požar, poplavu ili krađu. Svi ti rizici ne postoje ukoliko koristimo Cloud DMS.
Postoje dva načina, teži, sporiji, skuplji odnosno lakši, brži i jeftiniji.
Potrebno je da odvojimo nekoliko sati ili čak dana vremena i da istražimo na Internetu ko sve nudi i kakve Cloud DMS sisteme? Osim vremena potrebno nam je dobro poznavanje engleskog jezika kako bismo sve te nove pojmove razumjeli. Zatim, treba da se prijavimo na onaj sistem koji nam se čini pravi za naše potrebe i počnemo ga koristiti. Neke moramo odmah platiti, a neke čak možemo kratko vrijeme koristiti besplatno ali uz ograničene mogućnosti. Ako nam se ne svidi odabrani Cloud DMS, krećemo iz početka i biramo slijedeći. Na kraju kada se odlučimo za onaj sistem koji nam se čini najbolji, moramo imati kreditnu karticu kojom ćemo platiti uslugu.
Potrebno je da kliknemo na link koji će nas odvesti na Folderit Cloud DMS , izvršiti besplatnu registraciju tako što ćemo upisati svoju e-mail adresu i odabrati lozinku. To je sve.
Folderit je višestruko nagrađivani Cloud DMS sistem za mala i srednja privredna društva i organizacije koji predstavlja najbolji izbor za sve one koji žele brzo, jednostavno i jeftino da uspostave poslovanje bez papira ali bez kompromisa za sigurnost i pouzdanost.
Zato što mala i srednja društva čine 80% od svih privrednih društava. Za njih je zajedničko da nemaju puno vremena koje moraju odvojiti na obuke, uvođenje, uhodavanje… Žele da ga brzo usvoje i bez troškova. To ne znači da je sistem manjkav ili sa ograničenim mogućnostima u odnosu na “velike” sisteme. Male i srednje kompanije i organizacije trebaju jednostavan, pristupačan i pouzdan Online DMS oko kojeg ne treba da brinu. Velike, bogate korporacije i sistemi potrebe za DMS-om najčešće rješavaju na način da investiraju u vlastite servere, softvere, prostorije, instalacije… koje održavaju timovi stručnjaka. To je više stvar prestiža nego realne potrebe.
Folderit brine umjesto klijenata o najnovijim sigurnosnim aspektima, brine o nadgradnjama i razvoju novih usluga, brine o sigurnosti i dostupnosti… Ukratko, brine o svemu na najprofesionalniji i odgovorniji mogući način, a klijent uvijek dobija najbolju moguću uslugu bez dodatnog plaćanja za razvoj i nadgradnje. Klijent nikada ne plaća licence ili proširenja sistema i uvođenje novih usluga. Štaviše, vremenom klijent samo može očekivati snižavanje cijene.
Osim što je pristupačan, siguran i pouzdan, Folderit je preveden na sve naše jezike, nudi podršku na našem jeziku, a ukoliko ne želite da plaćate kreditnom karticom, možete tražiti fiskalni račun i platiti uslugu u KM na transakcijski račun u BiH.
Folderit je osvojio niz nagrada od koji je i Capterra nagrada za DMS sa najboljim korisničkim interfejsom na svijetu.
Capterra je vodeći online izvor informacija o poslovnom softveru za potencijalne kupce. Osnovana je 1999 godine. Capterra donosi provjerene korisničke preglede i obavlja nezavisna istraživanja u više stotina softverskih kategorija, od računovodstvenih do yoga studio menadžmenta. Capterra sve to pokriva jer u svojoj bazi posjeduje recenzije za preko 325.000 aplikacija! Svaki mjesec pomaže više od tri miliona kupaca da pronađu odgovarajući softver.
Folderit Online DMS na Capterri.
Detaljne rezultate ocjenjivanja možete pronaći ovdje:
Način ocjenjivanja 20 najboljih Online DMS sistema
Detalji ocjenjivanja 20 najboljih Online DMS sistema
Folderit je osvojio i druge nagrade i priznanja.
Folderit je informatička kompanija iz Estonije koja je lider na tržištu i nudi usluge klijentima bez obzira gdje se nalaze. Folderit pokriva naše tržište u saradnji sa partnerom čije je sjedište u Bosni i Hercegovini.
Folderit dokumente čuva na Amazon serverima u Irskoj koji ispunjavaju sve najstrožije standarde pouzdanosti i sigurnosti. Svi fajlovi su šifrovani i pohranjeni u tri primjerka.
Lakše bi bilo odgovoriti na pitanje, ko ne koristi Amazon servere?
Amazon koriste svi oni kojima je prvenstveno stalo do sigurnosti i pouzdanosti. Evo samo neka od hiljada imena korisnika Amazon servera: Nasdaq, Philips, General Electric, Siemens, Alcatel-Lucent, 3M, Adobe, AOL, Lamborghini, BMW, Discovery Channel, Financial Times, FlyDubai, FC Barcelona, Hitachi, IMDb, Lonely Planet, McDonalds, NASA, Newsweek, Nintendo, Qantas, Samsung, SAP, Securitas, Telenor, The Washington Post, Time, Vodafon, BP, Canon, Coca Cola, Dow Jones, GoPro, HTC, Netflix, Novartis, Vogue, Shell, The Guardian… i kao posebno interesantan Sony, koji koristi čak 20 PB (peta bajta) što odgovara 20.000.000 GB (!) prostora u kojima čuva svoju kompletnu filmsku bazu!
Svi su oni svoje dokumente povjerili Amazonu na čuvanje. Da li ste spremni i vi svoje povjeriti?
Folderit, kao kompanija sa sjedištem u EU u kojoj je od 25.5.2018 na snazi nova regulativa koja se zove GDPR, se strogo pridržava zakonske regulative. Folderit nikada neće vaše lične podatke prodati/predati trećoj strani, a na vaš zahtjev vaši lični podaci će biti nepovratno izbrisani.
Pronađite više informacija o GDPR regulativi:
Ne postoji zakon koji nam brani da dokumentaciju čuvamo na Cloud serverima niti nam određuje rokove čuvanja.
