Ako tražite metode za poboljšanje korisničke usluge, definitivno ste razmišljali o mnogim varijablama koje utiču na korisničku uslugu, kao što su obuka osoblja i komunikacija.
Iako vam ulaganja u ova područja nesumnjivo mogu pomoći u postizanju vaših ciljeva, jedan sistem koji se često zanemaruje je upravljanje dokumentima.
Suprotno popularnom vjerovanju, strategija upravljanja dokumentima je više od jednostavnog poboljšanja organizacionih tokova posla; radi se o poboljšanju performansi svih poslovnih procesa.
• 5 načina na koje DMS poboljšava korisničku uslugu
Evo samo nekoliko direktnih i indirektnih načina na koje rješenje za upravljanje dokumentima može povećati korisničku uslugu.
1. Brže vrijeme odziva
Razmislite o tome kako trenutno rješavate zahtjeve za korisničku podršku. Neko zove, očekujući da ćete moći brzo odgovoriti na njegova ili njena pitanja. Ako pojedinac koji vodi istragu nema trenutni pristup svim potrebnim informacijama, korisnik će biti stavljen na čekanje ili u red. To će sigurno donijeti neke minuse u doba kada mnogi od nas traže brzo zadovoljenje. S druge strane, rješenje za upravljanje dokumentima omogućava vam jednostavan pristup bitnim informacijama, što rezultira manjim čekanjem, bržim vremenom povratka i znatno boljim zadovoljstvom klijenata.
2. Povećana efikasnost troškova
Iako troškovna efikasnost vođenja vašeg poslovanja možda nije od značaja za vaše klijente, ne može se poreći da ekonomičnije poslovne procedure dovode do povećane produktivnosti i performansi u svim odjeljenjima. Sa modernim sistemom za upravljanje dokumentima na raspolaganju ćete uštedjeti vrijeme i novac tako što ćete imati centralizovano spremište za sve informacije koje vaša organizacija zahtijeva za funkcioniranje. To znači manje resursa utrošenih na obuku novog osoblja i manje vremena utrošenog na pokušaj rada sa zastarjelim tehnologijama. Umjesto toga, vaš tim će biti slobodan da se fokusira na ono što je najvažnije: da služi vašim potrošačima.
3. Manje grešaka
Pogrešne informacije i zastarjeli dokumenti samo povećavaju kašnjenja, a nijedan korisnik ne želi čuti izgovore koji krive vaše IT sisteme. Nažalost, za preduzeća koja se i dalje oslanjaju na zbrku ormara za arhiviranje, skeniranih papira i zbrku datoteka i registratora smještenih u različitim sistemima, nedoslednost informacija je neizbježna.
Sistem za upravljanje dokumentima eliminiše rizik od ljudskih grešaka i pomaže vašem timu da pojednostavi tokove posla tako što sve spaja pod jedan sistem, uključujući skenirane kopije svih štampanih papira. Zapravo, prednosti automatizacije vaših radnih tokova pomoću softvera za upravljanje dokumentima prevazilaze povećanje zadovoljstva klijenata.
4. Lakša saradnja
Kada je u pitanju pružanje kvalitetne usluge, vaša sposobnost da efikasno komunicirate sa ostatkom vašeg tima je jednako ključna kao i vaša sposobnost da uspješno komunicirate sa svojim potrošačima. Na primjer, ako je klijentu potrebna pomoć, posljednja stvar koju on ili ona želi čuti je da se poziv usmjerava kroz mnoga odjele kako bi se dobile bitne informacije. Svako ima pristup istim fajlovima dok koristi centralizovani sistem za upravljanje dokumentima pohranjen u oblaku. To znači da više ne čekate da ljudi ručno razmjenjuju dokumente.
5. Poboljšana sigurnost
Kada vam mušterije povjere svoje podatke, žele znati da su u dobrim rukama. To je malo vjerovatno ako su vaši dokumenti razasuti po više platformi. Integrirajući sve dokumente i podatke vaše kompanije zajedno, moći ćete smanjiti strahove koji stvaraju kašnjenja i konfliktne informacije na minimum. Štaviše, bićete bolje u mogućnosti da primijenite svoje bezbjednosne standarde i pokažete svojim potrošačima da cijenite njihovu povjerljivost i privatnost.
• Koristeći Folderit-ov sistem upravljanja dokumentima za vrhunsku korisničku uslugu
Implementacijom Folderit-ovog sistema za upravljanje dokumentima, vaša organizacija može značajno poboljšati svoje mogućnosti korisničke usluge. Sa funkcijama kao što su centralizovano skladištenje dokumenata, pojednostavljeni tokovi rada i robusna sigurnost, Folderit-ov DMS pruža idealnu platformu za poboljšanje korisničke usluge i osiguranje zadovoljstva korisnika.
Ulaganje u Folderit-ov sistem upravljanja dokumentima može pomoći vašoj organizaciji da poboljša svoju korisničku uslugu i izgradi lojalnu bazu klijenata. Racionalizacijom procesa, unapređenjem komunikacije i obezbeđivanjem sigurnog pristupa kritičnim informacijama, Folderit-ov DMS može imati značajan uticaj na kvalitet podrške koju nudite svojim korisnicima.
• Zaključak
Služba za korisnike igra ključnu ulogu u određivanju uspjeha svakog posla. Integracijom Folderit-ovog sistema za upravljanje dokumentima u procese vaše organizacije, možete značajno poboljšati kvalitet korisničke podrške koju pružate. Sa funkcijama kao što su brže vreme odziva, poboljšana saradnja, centralizovano skladištenje dokumenata, pojednostavljeni radni tokovi i poboljšana sigurnost, Folderit-ov DMS je neprocjenjiv alat za preduzeća koja žele da pruže izuzetnu korisničku uslugu.
Ako tražite metode za poboljšanje korisničke usluge, definitivno ste razmišljali o mnogim varijablama koje utiču na korisničku uslugu, kao što su obuka osoblja i komunikacija.
Iako vam ulaganja u ova područja nesumnjivo mogu pomoći u postizanju vaših ciljeva, jedan sistem koji se često zanemaruje je upravljanje dokumentima.
Suprotno popularnom vjerovanju, strategija upravljanja dokumentima je više od jednostavnog poboljšanja organizacionih tokova posla; radi se o poboljšanju performansi svih poslovnih procesa.
• 5 načina na koje DMS poboljšava korisničku uslugu
Evo samo nekoliko direktnih i indirektnih načina na koje rješenje za upravljanje dokumentima može povećati korisničku uslugu.
1. Brže vrijeme odziva
Razmislite o tome kako trenutno rješavate zahtjeve za korisničku podršku. Neko zove, očekujući da ćete moći brzo odgovoriti na njegova ili njena pitanja. Ako pojedinac koji vodi istragu nema trenutni pristup svim potrebnim informacijama, korisnik će biti stavljen na čekanje ili u red. To će sigurno donijeti neke minuse u doba kada mnogi od nas traže brzo zadovoljenje. S druge strane, rješenje za upravljanje dokumentima omogućava vam jednostavan pristup bitnim informacijama, što rezultira manjim čekanjem, bržim vremenom povratka i znatno boljim zadovoljstvom klijenata.
2. Povećana efikasnost troškova
Iako troškovna efikasnost vođenja vašeg poslovanja možda nije od značaja za vaše klijente, ne može se poreći da ekonomičnije poslovne procedure dovode do povećane produktivnosti i performansi u svim odjeljenjima. Sa modernim sistemom za upravljanje dokumentima na raspolaganju ćete uštedjeti vrijeme i novac tako što ćete imati centralizovano spremište za sve informacije koje vaša organizacija zahtijeva za funkcioniranje. To znači manje resursa utrošenih na obuku novog osoblja i manje vremena utrošenog na pokušaj rada sa zastarjelim tehnologijama. Umjesto toga, vaš tim će biti slobodan da se fokusira na ono što je najvažnije: da služi vašim potrošačima.
3. Manje grešaka
Pogrešne informacije i zastarjeli dokumenti samo povećavaju kašnjenja, a nijedan korisnik ne želi čuti izgovore koji krive vaše IT sisteme. Nažalost, za preduzeća koja se i dalje oslanjaju na zbrku ormara za arhiviranje, skeniranih papira i zbrku datoteka i registratora smještenih u različitim sistemima, nedoslednost informacija je neizbježna.
Sistem za upravljanje dokumentima eliminiše rizik od ljudskih grešaka i pomaže vašem timu da pojednostavi tokove posla tako što sve spaja pod jedan sistem, uključujući skenirane kopije svih štampanih papira. Zapravo, prednosti automatizacije vaših radnih tokova pomoću softvera za upravljanje dokumentima prevazilaze povećanje zadovoljstva klijenata.
4. Lakša saradnja
Kada je u pitanju pružanje kvalitetne usluge, vaša sposobnost da efikasno komunicirate sa ostatkom vašeg tima je jednako ključna kao i vaša sposobnost da uspješno komunicirate sa svojim potrošačima. Na primjer, ako je klijentu potrebna pomoć, posljednja stvar koju on ili ona želi čuti je da se poziv usmjerava kroz mnoga odjele kako bi se dobile bitne informacije. Svako ima pristup istim fajlovima dok koristi centralizovani sistem za upravljanje dokumentima pohranjen u oblaku. To znači da više ne čekate da ljudi ručno razmjenjuju dokumente.
5. Poboljšana sigurnost
Kada vam mušterije povjere svoje podatke, žele znati da su u dobrim rukama. To je malo vjerovatno ako su vaši dokumenti razasuti po više platformi. Integrirajući sve dokumente i podatke vaše kompanije zajedno, moći ćete smanjiti strahove koji stvaraju kašnjenja i konfliktne informacije na minimum. Štaviše, bićete bolje u mogućnosti da primijenite svoje bezbjednosne standarde i pokažete svojim potrošačima da cijenite njihovu povjerljivost i privatnost.
• Koristeći Folderit-ov sistem upravljanja dokumentima za vrhunsku korisničku uslugu
Implementacijom Folderit-ovog sistema za upravljanje dokumentima, vaša organizacija može značajno poboljšati svoje mogućnosti korisničke usluge. Sa funkcijama kao što su centralizovano skladištenje dokumenata, pojednostavljeni tokovi rada i robusna sigurnost, Folderit-ov DMS pruža idealnu platformu za poboljšanje korisničke usluge i osiguranje zadovoljstva korisnika.
Ulaganje u Folderit-ov sistem upravljanja dokumentima može pomoći vašoj organizaciji da poboljša svoju korisničku uslugu i izgradi lojalnu bazu klijenata. Racionalizacijom procesa, unapređenjem komunikacije i obezbeđivanjem sigurnog pristupa kritičnim informacijama, Folderit-ov DMS može imati značajan uticaj na kvalitet podrške koju nudite svojim korisnicima.
• Zaključak
Služba za korisnike igra ključnu ulogu u određivanju uspjeha svakog posla. Integracijom Folderit-ovog sistema za upravljanje dokumentima u procese vaše organizacije, možete značajno poboljšati kvalitet korisničke podrške koju pružate. Sa funkcijama kao što su brže vreme odziva, poboljšana saradnja, centralizovano skladištenje dokumenata, pojednostavljeni radni tokovi i poboljšana sigurnost, Folderit-ov DMS je neprocjenjiv alat za preduzeća koja žele da pruže izuzetnu korisničku uslugu.