Da bi se održala poslovna produktivnost, poslovne datoteke moraju biti uskladištene sa planiranjem, organizacijom i jednostavnim pristupom. Pružamo sveobuhvatan vodič o uspješnom skladištenju dokumenata kompanije za kompanije zainteresovane za poboljšanje infrastrukture za upravljanje dokumentima.
• Zašto je važno pravilno čuvanje poslovnih dokumenata?
Odgovarajuće čuvanje korporativnih datoteka, bilo da se radi o papirnim zapisima, mikrofilmovima, papirima velikog formata ili elektronskim podacima, od ključne je važnosti za svaku firmu.
Dobro održavane datoteke omogućavaju vam da nastavite sa uspješnim najboljim praksama kompanije, kao što su:
1. Važno upravljanje za pohranu datoteka
Praktični proces upravljanja dokumentima garantuje da svi odjeli poduzimaju iste radnje prilikom kreiranja, organiziranja, pohranjivanja, dijeljenja i očuvanja dokumenata. Stvara okruženje u kojem životni ciklus dokumenta slijedi iste korake bez obzira na format. Kao rezultat, dobijate brz pristup podacima. Najbolja metoda za razvoj efikasnog sistema za upravljanje zapisima je skeniranje papirnih i mikrofilmskih dokumenata. Stvara jedinstveni format za sistem datoteka digitalnih dokumenata u cilju promocije efikasnosti i sigurnosti.
2. Usklađenost sa industrijom
Odgovarajući sistem upravljanja dokumentima osigurava usklađenost sa propisima. Papirni dokumenti se mogu skenirati i pravilno skladištiti u skladu sa industrijskim propisima i najboljom praksom. Vaš sistem za skladištenje tada brzo preuzima digitalne zapise kako bi demonstrirao procese usaglašenosti.
3. Gubitak podataka i upravljanje katastrofama
Dobri sistemi datoteka, Bilo da su datoteke i fascikle papirnih dokumenata ili elektronski sistem za skladištenje dokumenata, smanjuju rizik od gubitka informacija. Elektronska sigurnosna kopija digitalnih dokumenata omogućava brzu obnovu izgubljenog, uništenog ili oštećenog materijala uzrokovanog prirodnim katastrofama, požarom ili kvarovima sistema.
4. Korisnička podrška
Efektivno skladištenje datoteka garantuje da se dokumenti mogu lako preuzeti radi pružanja informacija korisnicima. Brzo preuzimanje smanjuje vrijeme čekanja i održavajte svoje osoblje za brigu o korisnicima pažljivim potrebama potrošača. Efikasno upravljanje evidencijom takođe garantuje da su lični podaci zaštićeni kako bi se izbjeglo kršenje povjerljivosti.
5. Očuvanje poslovnih podataka
Čuvanje dokumenata štiti vlasničke informacije i podatke, omogućavajući vam da zadržite svoju konkurentsku prednost. Takođe pruža vitalne informacije za donošenje boljih odluka kompanije na osnovu istorijskih performansi.
• Prednosti efikasnog sistema za skladištenje poslovnih datoteka
Odgovarajući sistem za skladištenje poslovnih datoteka ima brojne prednosti, uključujući:
1. Poboljšani oporavak dokumenata
U slučaju gubitka podataka ili katastrofalne katastrofe, vaši papiri se odmah preuzimaju. Elektronsko skladištenje podataka je najveća vrsta rezervne kopije, dizajnirana da odgovara memoriji vaših papirnih zapisa zasnovanih na datoteci, tako da možete brzo pristupiti dokumentima spremnim za dijeljenje i korišćenje datoteka.
2. Optimizirani tokovi rada
Loše čuvanje datoteka kompanije uzrokuje neefikasnost zbog odloženog pretraživanja dokumenata, poteškoća u razmjeni dokumenata, izgubljenih datoteka, zastarjelih verzija i drugih problema. Digitalni sistem za upravljanje dokumentima idealno je rješenje dokumenata za pojednostavljivanje tokova posla, pojednostavljivanje razmjene podataka i uvođenje odobrenja zasnovanog na ulogama za ubrzavanje odobrenja. Uređaji za skladištenje i tehnologije zasnovane na oblaku takođe omogućavaju udaljenim članovima tima pristup dokumentima sa bilo koje lokacije.
3. Štednja troškova za pohranu datoteka
Držanje arhiva papirnih dokumenata pri ruci sa prostorom za aktivne ormare za datoteke je skupo. Sa kompetentnim rješenjem za skladištenje datoteka kompanije, možda ćete bolje iskoristiti kancelarijski prostor ili razmisliti o prelasku na jeftiniji, manji objekat. Najveća strategija za smanjenje troškova skladištenja arhiva je digitalizacija neaktivnog papirnog materijala.
4. Kontrola verzije
Upravljanje dokumentima garantuje da su vaši dokumenti organizovani i da imate pristup najnovijim verzijama. Također možete ograničiti pristup odobrenim članovima tima kako biste izbjegli šanse za greške ili promjene dokumenata koje izazivaju zabunu i procedure prekida.
5. Usklađenost sa regulacijom skladištenja datoteka
Upravljanje dokumentima zahtjeva posebnu pažnju kako bi se ispunili svi važeći propisi i zahtjevi za dokumente. Nepoštivanje može dovesti do pravnih problema i novčanih kazni koje štete vašoj finansijskoj liniji. Pridržavanje strogih pravila sa kompetentnim sistemom za skladištenje poslovnih datoteka štiti vašu reputaciju.
6. Dijeljenje datoteka i sigurnost
Fizički zapisi su skupi i nesigurni za razmjenu. Korišćenje odgovarajućeg sistema arhiviranja, kao što je digitalna memorija, olakšava efikasnu i bezbjednu distribuciju datoteka. Mnoge osobe mogu pristupiti istoj datoteci u isto vrijeme, a također možete ojačati sigurnost ograničavanjem pristupa kritičnim akterima. Pristup datoteci je takođe moguć sa bilo kog mesta i na mnogim uređajima.
7. Funkcija među odjeljenjima
Odgovarajuća rješenja za skladištenje dokumenata mogu se integrirati s više aplikacija i softvera odjela kako bi se smanjili poremećaji i povećala komunikacija u HR-u, marketingu, lancu proizvodnje / snabdijevanja, korisničkoj službi, obavezama i potraživanjima itd.
Dokumenti kao što su fakture mogu se razmjenjivati između marketinga i obaveza, skladišni zapisi se mogu koristiti za praćenje narudžbi klijenata, HR može dijeliti aplikacije sa odjelima za zapošljavanje i tako dalje. Automatizacija ručnih poslova poboljšava različite procese kompanije, kao što su pregled i odobrenje računa / dokumenta, potvrda narudžbe korisnika, traženje prijave za posao i tako dalje.
8. Trenutno preuzimanje dokumenata
Efektivno fizičko skladištenje poslovnih datoteka olakšava pronalaženje i upotrebu dokumenata. Oni su, ipak, neefikasni za unakrsne pretrage. Digitalni sistem za skladištenje dokumenata vam omogućava da kontrolišete kako se podaci čuvaju, pretražuju i čuvaju kako bi se obezbijedila konzistentnost tokom životnog ciklusa dokumenta. Indeksiranje otkriva ključne riječi za traženje na DMS, par koji sa OCR i imate snažan i brz sistem za preuzimanje dokumenata.
Takođe možete koristiti hijerarhijsko skladište na osnovu učestalosti upotrebe, sa bržim uređajima za skladištenje koji se koriste za najpopularnije podatke. Prilikom spremanja dokumenata, jedinstvene identifikacijske meta oznake omogućavaju svakom odjelu da otkrije šta im je potrebno slijedeći određena pravila imenovanja. Ako upravljate velikim količinama nestrukturiranih podataka, objektno bazirano skladište je druga alternativa. Ova strategija koristi jedinstvene ID-ove, ali stvara diskretne jedinice ili “objekte” kako bi definirala način primjene oznaka i metapodataka.
• Uspješan sistem za pohranu poslovnih datoteka: 5 Smjernica
Vaš sistem za skladištenje papirnih dokumenata zahteva od kompanija da obezbijede da je vaš korporativni sistem za skladištenje datoteka efikasan. Evo pet preporuka i procedura koje će vam pomoći da održite i optimizirate svoj sistem datoteka:
1. Utvrdite koje dokumente treba arhivirati
Pregledajte svoje dokumente kako biste identificirali koji su aktivni, koji se mogu arhivirati, a koji se mogu odbaciti. Ovo će vas spasiti od gubljenja vremena na stare dokumente koji vam više nisu potrebni. Pobrinite se da sve što ste odabrali za uništavanje bude uništeno u skladu sa zakonodavstvom koje se primjenjuje na vrstu informacija. Postoje odgovarajući protokoli za uništavanje podataka. Na primjer, pravila diktiraju koliko dugo morate čuvati datoteke, kao što su poreski dokumenti.
Pored toga, mnoge vrste dokumenata zahtijevaju usitnjavanje certifikatom za dokazivanje odgovarajućeg uništenja. Skeniranje dokumenata je najveće rješenje za arhive jer nećete morati zauzimati fizički prostor ili plaćati skladištenje u objektu.
2. Neka vaši dokumenti budu organizovani
Racionalno pregledajte svoje dokumente kako biste ih lakše podnijeli i pronašli. Odredite kako članovi tima najvjerovatnije traže datoteke, bilo po datumu, broju narudžbe, imenu klijenta, nazivu projekta itd. i označite skladišne okvire i pojedinačne datoteke u skladu s tim. Na primjer, mogli biste htjeti organizirati Porezne dokumente po godinama i imenovati ih poreskom godinom i godinom u kojoj ih možete legalno odbaciti. Takođe bi trebalo da procijenite najbolje opcije skladištenja, kao što su bankarske kutije, jake plastične kutije, metalni ormari za arhiviranje i tako dalje.
Imajte na umu da je papir osjetljiv, pa čak i prirodno starenje može prouzrokovati štetu. Da biste olakšali skladištenje, razmislite o skeniranju zapisa na papiru. Možete skenirati dokumente i sačuvati ih sa meta tagovima koje vam omogućavaju da ih tražite na osnovu parametara kao što su datum, broj porudžbine, ime korisnika, naziv projekta, odjeljenje i tako dalje. Nećete morati da brinete ni o oštećenju ni o fizičkom skladišnom prostoru.
3. Maksimalno iskoristite svoj skladišni prostor
Da biste maksimalno iskoristili svoj skladišni prostor, moraćete da investirate u police i robusne kutije. Ova metoda maksimizira skladište koristeći vertikalni prostor. Ormari za arhiviranje nisu idealni za arhive jer imaju ograničen kapacitet i ne mogu se slagati. Isto tako, procijenite najčešće dostupne datoteke i rasporedite ih blizu vrata.
Da biste olakšali stvari, napravite strategiju skeniranja do nule koja vam omogućava postepeno skeniranje i digitalno spremanje papirnih dokumenata. Ovo je jednostavniji metod od masovnog skeniranja i skladištenja papirnih dokumenata, sa beskonačnim kapacitetom skladištenja, lakim preuzimanjem dokumenata i bez potrebe za skupim skladišnim objektima.
4. Iskoristite sistem biblioteke dokumenata
Dok ljudi izvlače papirne dokumente iz skladišta u različite svrhe, jednostavno ih je izgubiti iz vida. Bibliotečki sistem koji provjerava dokumente u skladištu i van njega vodi evidenciju o tome ko šta ima. Ovaj problem se izbjegava korištenjem elektronskih datoteka. Većina sistema za upravljanje dokumentima vodi evidenciju, kao i imaju kontrolu pristupa i verzija koji će vam pomoći da pratite ko ima pristup, a ko je izvršio promjene u dokumentu.
5. Odaberite najbolju skladišnu jedinicu
Ovo je važno jer želite biti sigurni da imate dovoljno prostora za svoje dokumente. Ako odaberete nešto preveliko, naplaćivati ćete troškove skladištenja. Odaberite bilo šta previše skromno i morat ćete stalno dodavati dodatni prostor za pohranu kako vam dokumenti rastu. Da biste izbjegli oštećenje papira, trebat će vam i postrojenje sa kontrolom klime, koje je skuplje od konvencionalne skladišne jedinice. Digitalizacija dokumenata pruža skalabilnu opciju skladištenja dokumenata bez rizika od degradacije papira.
Da bi se održala poslovna produktivnost, poslovne datoteke moraju biti uskladištene sa planiranjem, organizacijom i jednostavnim pristupom. Pružamo sveobuhvatan vodič o uspješnom skladištenju dokumenata kompanije za kompanije zainteresovane za poboljšanje infrastrukture za upravljanje dokumentima.
• Zašto je važno pravilno čuvanje poslovnih dokumenata?
Odgovarajuće čuvanje korporativnih datoteka, bilo da se radi o papirnim zapisima, mikrofilmovima, papirima velikog formata ili elektronskim podacima, od ključne je važnosti za svaku firmu.
Dobro održavane datoteke omogućavaju vam da nastavite sa uspješnim najboljim praksama kompanije, kao što su:
1. Važno upravljanje za pohranu datoteka
Praktični proces upravljanja dokumentima garantuje da svi odjeli poduzimaju iste radnje prilikom kreiranja, organiziranja, pohranjivanja, dijeljenja i očuvanja dokumenata. Stvara okruženje u kojem životni ciklus dokumenta slijedi iste korake bez obzira na format. Kao rezultat, dobijate brz pristup podacima. Najbolja metoda za razvoj efikasnog sistema za upravljanje zapisima je skeniranje papirnih i mikrofilmskih dokumenata. Stvara jedinstveni format za sistem datoteka digitalnih dokumenata u cilju promocije efikasnosti i sigurnosti.
2. Usklađenost sa industrijom
Odgovarajući sistem upravljanja dokumentima osigurava usklađenost sa propisima. Papirni dokumenti se mogu skenirati i pravilno skladištiti u skladu sa industrijskim propisima i najboljom praksom. Vaš sistem za skladištenje tada brzo preuzima digitalne zapise kako bi demonstrirao procese usaglašenosti.
3. Gubitak podataka i upravljanje katastrofama
Dobri sistemi datoteka, Bilo da su datoteke i fascikle papirnih dokumenata ili elektronski sistem za skladištenje dokumenata, smanjuju rizik od gubitka informacija. Elektronska sigurnosna kopija digitalnih dokumenata omogućava brzu obnovu izgubljenog, uništenog ili oštećenog materijala uzrokovanog prirodnim katastrofama, požarom ili kvarovima sistema.
4. Korisnička podrška
Efektivno skladištenje datoteka garantuje da se dokumenti mogu lako preuzeti radi pružanja informacija korisnicima. Brzo preuzimanje smanjuje vrijeme čekanja i održavajte svoje osoblje za brigu o korisnicima pažljivim potrebama potrošača. Efikasno upravljanje evidencijom takođe garantuje da su lični podaci zaštićeni kako bi se izbjeglo kršenje povjerljivosti.
5. Očuvanje poslovnih podataka
Čuvanje dokumenata štiti vlasničke informacije i podatke, omogućavajući vam da zadržite svoju konkurentsku prednost. Takođe pruža vitalne informacije za donošenje boljih odluka kompanije na osnovu istorijskih performansi.
• Prednosti efikasnog sistema za skladištenje poslovnih datoteka
Odgovarajući sistem za skladištenje poslovnih datoteka ima brojne prednosti, uključujući:
1. Poboljšani oporavak dokumenata
U slučaju gubitka podataka ili katastrofalne katastrofe, vaši papiri se odmah preuzimaju. Elektronsko skladištenje podataka je najveća vrsta rezervne kopije, dizajnirana da odgovara memoriji vaših papirnih zapisa zasnovanih na datoteci, tako da možete brzo pristupiti dokumentima spremnim za dijeljenje i korišćenje datoteka.
2. Optimizirani tokovi rada
Loše čuvanje datoteka kompanije uzrokuje neefikasnost zbog odloženog pretraživanja dokumenata, poteškoća u razmjeni dokumenata, izgubljenih datoteka, zastarjelih verzija i drugih problema. Digitalni sistem za upravljanje dokumentima idealno je rješenje dokumenata za pojednostavljivanje tokova posla, pojednostavljivanje razmjene podataka i uvođenje odobrenja zasnovanog na ulogama za ubrzavanje odobrenja. Uređaji za skladištenje i tehnologije zasnovane na oblaku takođe omogućavaju udaljenim članovima tima pristup dokumentima sa bilo koje lokacije.
3. Štednja troškova za pohranu datoteka
Držanje arhiva papirnih dokumenata pri ruci sa prostorom za aktivne ormare za datoteke je skupo. Sa kompetentnim rješenjem za skladištenje datoteka kompanije, možda ćete bolje iskoristiti kancelarijski prostor ili razmisliti o prelasku na jeftiniji, manji objekat. Najveća strategija za smanjenje troškova skladištenja arhiva je digitalizacija neaktivnog papirnog materijala.
4. Kontrola verzije
Upravljanje dokumentima garantuje da su vaši dokumenti organizovani i da imate pristup najnovijim verzijama. Također možete ograničiti pristup odobrenim članovima tima kako biste izbjegli šanse za greške ili promjene dokumenata koje izazivaju zabunu i procedure prekida.
5. Usklađenost sa regulacijom skladištenja datoteka
Upravljanje dokumentima zahtjeva posebnu pažnju kako bi se ispunili svi važeći propisi i zahtjevi za dokumente. Nepoštivanje može dovesti do pravnih problema i novčanih kazni koje štete vašoj finansijskoj liniji. Pridržavanje strogih pravila sa kompetentnim sistemom za skladištenje poslovnih datoteka štiti vašu reputaciju.
6. Dijeljenje datoteka i sigurnost
Fizički zapisi su skupi i nesigurni za razmjenu. Korišćenje odgovarajućeg sistema arhiviranja, kao što je digitalna memorija, olakšava efikasnu i bezbjednu distribuciju datoteka. Mnoge osobe mogu pristupiti istoj datoteci u isto vrijeme, a također možete ojačati sigurnost ograničavanjem pristupa kritičnim akterima. Pristup datoteci je takođe moguć sa bilo kog mesta i na mnogim uređajima.
7. Funkcija među odjeljenjima
Odgovarajuća rješenja za skladištenje dokumenata mogu se integrirati s više aplikacija i softvera odjela kako bi se smanjili poremećaji i povećala komunikacija u HR-u, marketingu, lancu proizvodnje / snabdijevanja, korisničkoj službi, obavezama i potraživanjima itd.
Dokumenti kao što su fakture mogu se razmjenjivati između marketinga i obaveza, skladišni zapisi se mogu koristiti za praćenje narudžbi klijenata, HR može dijeliti aplikacije sa odjelima za zapošljavanje i tako dalje. Automatizacija ručnih poslova poboljšava različite procese kompanije, kao što su pregled i odobrenje računa / dokumenta, potvrda narudžbe korisnika, traženje prijave za posao i tako dalje.
8. Trenutno preuzimanje dokumenata
Efektivno fizičko skladištenje poslovnih datoteka olakšava pronalaženje i upotrebu dokumenata. Oni su, ipak, neefikasni za unakrsne pretrage. Digitalni sistem za skladištenje dokumenata vam omogućava da kontrolišete kako se podaci čuvaju, pretražuju i čuvaju kako bi se obezbijedila konzistentnost tokom životnog ciklusa dokumenta. Indeksiranje otkriva ključne riječi za traženje na DMS, par koji sa OCR i imate snažan i brz sistem za preuzimanje dokumenata.
Takođe možete koristiti hijerarhijsko skladište na osnovu učestalosti upotrebe, sa bržim uređajima za skladištenje koji se koriste za najpopularnije podatke. Prilikom spremanja dokumenata, jedinstvene identifikacijske meta oznake omogućavaju svakom odjelu da otkrije šta im je potrebno slijedeći određena pravila imenovanja. Ako upravljate velikim količinama nestrukturiranih podataka, objektno bazirano skladište je druga alternativa. Ova strategija koristi jedinstvene ID-ove, ali stvara diskretne jedinice ili “objekte” kako bi definirala način primjene oznaka i metapodataka.
• Uspješan sistem za pohranu poslovnih datoteka: 5 Smjernica
Vaš sistem za skladištenje papirnih dokumenata zahteva od kompanija da obezbijede da je vaš korporativni sistem za skladištenje datoteka efikasan. Evo pet preporuka i procedura koje će vam pomoći da održite i optimizirate svoj sistem datoteka:
1. Utvrdite koje dokumente treba arhivirati
Pregledajte svoje dokumente kako biste identificirali koji su aktivni, koji se mogu arhivirati, a koji se mogu odbaciti. Ovo će vas spasiti od gubljenja vremena na stare dokumente koji vam više nisu potrebni. Pobrinite se da sve što ste odabrali za uništavanje bude uništeno u skladu sa zakonodavstvom koje se primjenjuje na vrstu informacija. Postoje odgovarajući protokoli za uništavanje podataka. Na primjer, pravila diktiraju koliko dugo morate čuvati datoteke, kao što su poreski dokumenti.
Pored toga, mnoge vrste dokumenata zahtijevaju usitnjavanje certifikatom za dokazivanje odgovarajućeg uništenja. Skeniranje dokumenata je najveće rješenje za arhive jer nećete morati zauzimati fizički prostor ili plaćati skladištenje u objektu.
2. Neka vaši dokumenti budu organizovani
Racionalno pregledajte svoje dokumente kako biste ih lakše podnijeli i pronašli. Odredite kako članovi tima najvjerovatnije traže datoteke, bilo po datumu, broju narudžbe, imenu klijenta, nazivu projekta itd. i označite skladišne okvire i pojedinačne datoteke u skladu s tim. Na primjer, mogli biste htjeti organizirati Porezne dokumente po godinama i imenovati ih poreskom godinom i godinom u kojoj ih možete legalno odbaciti. Takođe bi trebalo da procijenite najbolje opcije skladištenja, kao što su bankarske kutije, jake plastične kutije, metalni ormari za arhiviranje i tako dalje.
Imajte na umu da je papir osjetljiv, pa čak i prirodno starenje može prouzrokovati štetu. Da biste olakšali skladištenje, razmislite o skeniranju zapisa na papiru. Možete skenirati dokumente i sačuvati ih sa meta tagovima koje vam omogućavaju da ih tražite na osnovu parametara kao što su datum, broj porudžbine, ime korisnika, naziv projekta, odjeljenje i tako dalje. Nećete morati da brinete ni o oštećenju ni o fizičkom skladišnom prostoru.
3. Maksimalno iskoristite svoj skladišni prostor
Da biste maksimalno iskoristili svoj skladišni prostor, moraćete da investirate u police i robusne kutije. Ova metoda maksimizira skladište koristeći vertikalni prostor. Ormari za arhiviranje nisu idealni za arhive jer imaju ograničen kapacitet i ne mogu se slagati. Isto tako, procijenite najčešće dostupne datoteke i rasporedite ih blizu vrata.
Da biste olakšali stvari, napravite strategiju skeniranja do nule koja vam omogućava postepeno skeniranje i digitalno spremanje papirnih dokumenata. Ovo je jednostavniji metod od masovnog skeniranja i skladištenja papirnih dokumenata, sa beskonačnim kapacitetom skladištenja, lakim preuzimanjem dokumenata i bez potrebe za skupim skladišnim objektima.
4. Iskoristite sistem biblioteke dokumenata
Dok ljudi izvlače papirne dokumente iz skladišta u različite svrhe, jednostavno ih je izgubiti iz vida. Bibliotečki sistem koji provjerava dokumente u skladištu i van njega vodi evidenciju o tome ko šta ima. Ovaj problem se izbjegava korištenjem elektronskih datoteka. Većina sistema za upravljanje dokumentima vodi evidenciju, kao i imaju kontrolu pristupa i verzija koji će vam pomoći da pratite ko ima pristup, a ko je izvršio promjene u dokumentu.
5. Odaberite najbolju skladišnu jedinicu
Ovo je važno jer želite biti sigurni da imate dovoljno prostora za svoje dokumente. Ako odaberete nešto preveliko, naplaćivati ćete troškove skladištenja. Odaberite bilo šta previše skromno i morat ćete stalno dodavati dodatni prostor za pohranu kako vam dokumenti rastu. Da biste izbjegli oštećenje papira, trebat će vam i postrojenje sa kontrolom klime, koje je skuplje od konvencionalne skladišne jedinice. Digitalizacija dokumenata pruža skalabilnu opciju skladištenja dokumenata bez rizika od degradacije papira.