Upravljanje projektima može biti složen proces, posebno kada uključuje upravljanje brojnim dokumentima. Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) kao što je Folderit može značajno pojednostaviti ovaj proces, poboljšavajući efikasnost i produktivnost.
• Uloga sistema upravljanja dokumentima u upravljanju projektima
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je alat koji vam omogućava da pohranjujete, upravljate i pratite elektronske dokumente. U kontekstu upravljanja projektima, DMS može biti neprocjenjiv. Može pomoći u upravljanju projektnom dokumentacijom, pratiti napredak projekta i olakšati saradnju među članovima tima.
• Izazovi u upravljanju projektima
Upravljanje projektima često uključuje bavljenje mnoštvom dokumenata, uključujući planove projekta, izvještaje o napretku i komunikacijske zapise. Upravljanje ovim dokumentima može biti zastrašujući zadatak, posebno kada radite s velikim timovima ili složenim projektima. Loše upravljanje ovim dokumentima može dovesti do zabune, kašnjenja, pa čak i neuspjeha projekta.
• Kako Folderit rješava ove izazove
Folderit DMS je baziran na oblaku koji nudi rješenje za ove izazove. Sa Folderit-om, možete čuvati sve svoje projektne dokumente na jednom mjestu, što ih čini lako dostupnim svim članovima tima. Folderit takođe nudi funkcije kao što je kontrola verzija, koja osigurava da svi rade na najnovijoj verziji dokumenta, i tokovi rada odobrenja, koji pojednostavljuju proces pregleda i odobravanja dokumenata.
• Folderit nudi nekoliko funkcija koje ga čine odličnim alatom za upravljanje projektima. To uključuje:
1. Upravljanje korisnicima: folderi omogućava vam upravljanje korisničkim ulogama i dozvolama, osiguravajući da samo ovlaštene osobe imaju pristup određenim dokumentima.
2. Metapodaci i pretraga: folderi omogućava vam da dodate metapodatke u svoje dokumente, što ih čini lakšim za kategorizaciju i traženje.
3. Automatski radni tokovi odobrenja: Ova funkcija vam omogućava da postavite automatizovane tokove rada za odobrenje dokumenata, pojednostavljujući proces pregleda i osiguravajući da ništa ne klizi kroz pukotine.
4. Kontrola verzija: Folderit prati sve verzije dokumenata, osiguravajući da svi rade na najnovijoj verziji.
• Prednosti korištenja Folderit-a za upravljanje projektima
Korištenje Folderit-a za upravljanje projektima ima nekoliko prednosti. To uključuje poboljšanje efikasnosti, jer su svi dokumenti pohranjeni na jednom mjestu i mogu im lako pristupiti svi članovi tima. Takođe poboljšava saradnju, jer članovi tima mogu lako da dele i rade na dokumentima zajedno. Konačno, Folderit može pomoći u smanjenju grešaka i kašnjenja, jer osigurava da svi rade na najnovijoj verziji dokumenta i da svi dokumenti prolaze kroz proces odobravanja prije nego što se finaliziraju.
• Poboljšanje upravljanja projektima pomoću Folderit-ovih alata za automatizaciju
Folderit-ov DMS nije samo čuvanje i organizovanje dokumenata. Takođe nudi alate za automatizaciju koji mogu značajno poboljšati upravljanje projektima. Jedan od takvih alata su metapodaci koji se postavljaju na nivou mape. Ova funkcija vam omogućava da kreirate vlastita polja metapodataka i primijenite ih u bilo koju fasciklu. Svaki put kada se fajl, folder ili link doda u folder, navedena polja metapodataka se automatski dodaju resursima, čekajući da se popune. Ovo može biti posebno korisno u upravljanju projektima, gdje je potrebno priložiti određene informacije svakom dokumentu koji se odnosi na projekat.
Na primjer, možete kreirati polje metapodataka za ‘Naziv projekta ‘ili’ ID projekta ‘ i primijeniti ga na sve foldere koji se odnose na određeni projekat. Na ovaj način, svaki put kada se novi dokument doda u bilo koju od ovih mapa, automatski će imati priloženo polje ‘Naziv projekta’ ili ‘ID projekta’, osiguravajući da su svi dokumenti ispravno označeni relevantnim informacijama o projektu. Ovo ne samo da pomaže u organizaciji dokumenata, već i olakšava pretragu i preuzimanje dokumenata specifičnih za projekat.
• Integracije za bolje upravljanje projektima
Folderit-ov DMS takođe podržava integracije sa drugim softverom, pružajući dodatne alate za upravljanje projektima. Iako su specifičnosti ovih integracija izvan okvira ovog članka, vrijedi napomenuti da one mogu dodatno poboljšati mogućnosti upravljanja projektima uz pomoć Folderit-ovog DMS-a. Na primjer, integracija sa alatom za upravljanje zadacima kao što je ‘Make’ (ranije Integromat) može pomoći u praćenju napretka različitih zadataka povezanih s projektom, dok integracija s komunikacijskim alatom kao što je Office 365 može olakšati bolju saradnju među članovima projektnog tima. Pored toga, integracija Folderit-a sa DocuSign-om može pojednostaviti proces potpisivanja dokumenata, što je često ključni dio upravljanja projektima.
• Transformirajte upravljanje projektima pomoću Folderit-a
Zaključno, sistem za upravljanje dokumentima kao što je Folderit može značajno poboljšati vaš proces upravljanja projektima. Obezbjeđivanjem centralizovane lokacije za sve projektne dokumente, olakšavanjem saradnje i racionalizacijom procesa odobravanja dokumenata, Folderit vam može pomoći da efikasnije i efikasnije upravljate svojim projektima. Pa zašto čekati? Započnite svoju besplatnu probnu verziju od 14 dana sa Folderit-om već danas i transformirajte svoj proces upravljanja projektom.
Upravljanje projektima može biti složen proces, posebno kada uključuje upravljanje brojnim dokumentima. Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) kao što je Folderit može značajno pojednostaviti ovaj proces, poboljšavajući efikasnost i produktivnost.
• Uloga sistema upravljanja dokumentima u upravljanju projektima
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je alat koji vam omogućava da pohranjujete, upravljate i pratite elektronske dokumente. U kontekstu upravljanja projektima, DMS može biti neprocjenjiv. Može pomoći u upravljanju projektnom dokumentacijom, pratiti napredak projekta i olakšati saradnju među članovima tima.
• Izazovi u upravljanju projektima
Upravljanje projektima često uključuje bavljenje mnoštvom dokumenata, uključujući planove projekta, izvještaje o napretku i komunikacijske zapise. Upravljanje ovim dokumentima može biti zastrašujući zadatak, posebno kada radite s velikim timovima ili složenim projektima. Loše upravljanje ovim dokumentima može dovesti do zabune, kašnjenja, pa čak i neuspjeha projekta.
• Kako Folderit rješava ove izazove
Folderit DMS je baziran na oblaku koji nudi rješenje za ove izazove. Sa Folderit-om, možete čuvati sve svoje projektne dokumente na jednom mjestu, što ih čini lako dostupnim svim članovima tima. Folderit takođe nudi funkcije kao što je kontrola verzija, koja osigurava da svi rade na najnovijoj verziji dokumenta, i tokovi rada odobrenja, koji pojednostavljuju proces pregleda i odobravanja dokumenata.
• Folderit nudi nekoliko funkcija koje ga čine odličnim alatom za upravljanje projektima. To uključuje:
1. Upravljanje korisnicima: folderi omogućava vam upravljanje korisničkim ulogama i dozvolama, osiguravajući da samo ovlaštene osobe imaju pristup određenim dokumentima.
2. Metapodaci i pretraga: folderi omogućava vam da dodate metapodatke u svoje dokumente, što ih čini lakšim za kategorizaciju i traženje.
3. Automatski radni tokovi odobrenja: Ova funkcija vam omogućava da postavite automatizovane tokove rada za odobrenje dokumenata, pojednostavljujući proces pregleda i osiguravajući da ništa ne klizi kroz pukotine.
4. Kontrola verzija: Folderit prati sve verzije dokumenata, osiguravajući da svi rade na najnovijoj verziji.
• Prednosti korištenja Folderit-a za upravljanje projektima
Korištenje Folderit-a za upravljanje projektima ima nekoliko prednosti. To uključuje poboljšanje efikasnosti, jer su svi dokumenti pohranjeni na jednom mjestu i mogu im lako pristupiti svi članovi tima. Takođe poboljšava saradnju, jer članovi tima mogu lako da dele i rade na dokumentima zajedno. Konačno, Folderit može pomoći u smanjenju grešaka i kašnjenja, jer osigurava da svi rade na najnovijoj verziji dokumenta i da svi dokumenti prolaze kroz proces odobravanja prije nego što se finaliziraju.
• Poboljšanje upravljanja projektima pomoću Folderit-ovih alata za automatizaciju
Folderit-ov DMS nije samo čuvanje i organizovanje dokumenata. Takođe nudi alate za automatizaciju koji mogu značajno poboljšati upravljanje projektima. Jedan od takvih alata su metapodaci koji se postavljaju na nivou mape. Ova funkcija vam omogućava da kreirate vlastita polja metapodataka i primijenite ih u bilo koju fasciklu. Svaki put kada se fajl, folder ili link doda u folder, navedena polja metapodataka se automatski dodaju resursima, čekajući da se popune. Ovo može biti posebno korisno u upravljanju projektima, gdje je potrebno priložiti određene informacije svakom dokumentu koji se odnosi na projekat.
Na primjer, možete kreirati polje metapodataka za ‘Naziv projekta ‘ili’ ID projekta ‘ i primijeniti ga na sve foldere koji se odnose na određeni projekat. Na ovaj način, svaki put kada se novi dokument doda u bilo koju od ovih mapa, automatski će imati priloženo polje ‘Naziv projekta’ ili ‘ID projekta’, osiguravajući da su svi dokumenti ispravno označeni relevantnim informacijama o projektu. Ovo ne samo da pomaže u organizaciji dokumenata, već i olakšava pretragu i preuzimanje dokumenata specifičnih za projekat.
• Integracije za bolje upravljanje projektima
Folderit-ov DMS takođe podržava integracije sa drugim softverom, pružajući dodatne alate za upravljanje projektima. Iako su specifičnosti ovih integracija izvan okvira ovog članka, vrijedi napomenuti da one mogu dodatno poboljšati mogućnosti upravljanja projektima uz pomoć Folderit-ovog DMS-a. Na primjer, integracija sa alatom za upravljanje zadacima kao što je ‘Make’ (ranije Integromat) može pomoći u praćenju napretka različitih zadataka povezanih s projektom, dok integracija s komunikacijskim alatom kao što je Office 365 može olakšati bolju saradnju među članovima projektnog tima. Pored toga, integracija Folderit-a sa DocuSign-om može pojednostaviti proces potpisivanja dokumenata, što je često ključni dio upravljanja projektima.
• Transformirajte upravljanje projektima pomoću Folderit-a
Zaključno, sistem za upravljanje dokumentima kao što je Folderit može značajno poboljšati vaš proces upravljanja projektima. Obezbjeđivanjem centralizovane lokacije za sve projektne dokumente, olakšavanjem saradnje i racionalizacijom procesa odobravanja dokumenata, Folderit vam može pomoći da efikasnije i efikasnije upravljate svojim projektima. Pa zašto čekati? Započnite svoju besplatnu probnu verziju od 14 dana sa Folderit-om već danas i transformirajte svoj proces upravljanja projektom.