Sistem upravljanja dokumentima za građevinsku industriju može uštedjeti novac i povećati efikasnost. Izgradnja je, po svojoj prirodi, praktično vrsta trgovine. Može se kretati od male, porodične zanatske firme pa do velike kompanije koja gradi stanove, industrijske zgrade, puteve, mostove i još mnogo toga. Velike ili male građevinske kompanije imaju određene zajedničke stvari – stvari koje sistem za upravljanje dokumentima može olakšati.
Kupovina materijala
Bilo da građevinski posao uključuje nekoliko šarafa, eksera i pet-šest dasaka, nekoliko kvadrata šindre ili nekoliko tona betona i čeličnih greda, za svaki projekt je potrebno nabaviti materijale. Praćenje tih nabavki materijala je od ključne važnosti. Nadalje, u većini poreskih sistema, kupovina materijala koji se koristi na poslu za klijentov projekat tretira se drugačije od zaliha trgovine.
Dobar sistem upravljanja dokumentima za građevinsku industriju može vam pomoći da pratite svoje materijale, gdje su kupljeni, koliko koštaju i koliko je korišteno na određenom projektu. U idealnom slučaju, vaš DMS bi vam trebao omogućiti da napravite brzi snimak vaših faktura pomoću mobilnog telefona ili omogućite njihovo skeniranje pomoću ravnog skenera, a zatim otpremanje kopija u skladište u oblaku. Ove skenirane dokumente treba opisati pomoću metapodataka, a unakrsno referenciranje s drugim materijalima pomoću označavanja može poboljšati praćenje vašeg inventara.
Upotreba materijala na poslu
Na drugom kraju sistema za vođenje evidencije je praćenje materijala koji se koriste na poslu. Napraktično je da biste željeli pratiti svaki ekser ili vijak, ali vođenje evidencije o količini korištenog materijala – kao što su kvadrati šindre, listovi šperploče, kutije eksera i te tone betona, može biti od vitalnog značaja za razumijevanje gdje se nalazite sredstva.
Imati radni list na kojem poslovođa ili majstor na gradilištu mogu zabilježiti korištene materijale može biti od velike koristi.
Na primjer, vaša mala kompanija može zabilježiti nešto poput:
Korišteni materijali: 2 lista šperploče, 3 grede od 2 cm x 6 cm x 2 m, 1 m2 izolacije, 1 m2 linoleuma.
Radni list bi se zatim mogao uporediti s proračunskom tablicom zaliha ili bi se materijali mogli označiti kako bi se povezali s PDF-ovima potvrda o kupovini iz lokalne prodavnice drvne građe i željeza. Upotrebljene materijale također treba navesti na računu kupca kako bi znao koliko je uložio u popravke svog doma. Dok će se velika građevinska kompanija baviti većim nabavkama i većim brojem materijala, princip ostaje isti.
Praćenje rada
Radna snaga je još jedan aspekt izgradnje. Bilo da ste serviser koji brine o razbijenim prozorima i krivim vratima u susjedstvu ili ste dio velike kompanije, neko mora obaviti posao koji je potreban za ugradnju, izgradnju ili popravku predmeta koji se odnose na izgradnju. Bilo da se radi o privatnoj vožnji ili dijelu projekta, radno vrijeme će biti uključeno – i treba ga pratiti.
Kao dio tog dnevnog radnog lista, pojedinim poslovnim ljudima savjetuje se da zabilježe vrijeme kada stignu na gradilište i vrijeme kada su gotovi. Nadalje, ako neko mora otrčati u prodavnicu po dodatne dijelove, vozilo koje se koristi treba imati evidentiranu kilometražu, jer to može biti dodatni trošak ili dio poreznog planiranja – ili oboje.
Dobar DMS koji ima vezu s pametnim telefonom olakšava snimanje ovih stvari kako se događaju, umjesto da ih pokušavate zapamtiti nakon činjenice.
Sortiranje informacija i njihovo preuzimanje
Neke vrste informacija mogu se lako kategorizirati kako se akumuliraju – kao što je kupovina materijala. Drugi tipovi, kao što je vrijeme na poslu ili dodatni rad u radnji, mogu biti teži. Jedan od načina da pomognete da prikupljene informacije budu značajnije je da svaku vrstu informacija postavite u namjensku mapu u vašem oblaku za skladištenje. To možete učiniti s PDF-ovima ili snimcima potvrda o kupovini koji su učitani ili korištenjem obrazaca koji se unose u proračunsku tablicu koja se nalazi u vašem DMS-u. Podaci mogu ići u namensku fasciklu, kao što je ona sa oznakom “kupovine”, dok se oznake mogu koristiti za praćenje kupovina za određeni posao ili projekat.
Pronalaženje DMS-a za vašu građevinsku kompaniju
Folderit je skalabilni sistem za upravljanje dokumentima u oblaku koji je idealan za mala do umjereno velika poduzeća. Informacije se mogu pohraniti u mape koje su označene primarnim aktivnostima vašeg poslovanja ili koje se mogu označiti projektima. Otpremljene informacije mogu dobiti opis metapodataka, a različiti dijelovi mogu biti označeni pomoću oznaka. Na primjer, listovi šperploče mogu jednostavno biti označeni kao “šperploča” ili mogu imati sistem slova i brojeva koji označavaju debljinu i vrstu šperploče.
Folderit olakšava unos informacija
Folderit DMS i vaš mobilni telefon s internetskom vezom olakšavaju slanje unosa u vaše mape za pohranu u oblaku. Možete koristiti sistem za isporuku e-pošte ugrađen u Folderit i jednostavno poslati PDF-ove direktno u odgovarajuće mape, ili ih možete poslati u mapu za otpremanje koju kancelarijski radnik može sortirati i arhivirati, zajedno sa svim relevantnim metapodacima ili oznakama.
Folderit Cloud DMS je idealan za mnoge vrste malih do srednje velikih preduzeća. Ima raspon naknada za kliznu skalu koji odgovara veličini i tipu skladišta koji vam je potreban za vaš građevinski posao. Zahvaljujući lokaciji u oblaku, možete pristupiti evidenciji svoje kompanije u bilo koje vrijeme, s bilo kojeg mjesta. Olakšava ažuriranje evidencije i informisanje klijenata.
Sistem upravljanja dokumentima za građevinsku industriju može uštedjeti novac i povećati efikasnost. Izgradnja je, po svojoj prirodi, praktično vrsta trgovine. Može se kretati od male, porodične zanatske firme pa do velike kompanije koja gradi stanove, industrijske zgrade, puteve, mostove i još mnogo toga. Velike ili male građevinske kompanije imaju određene zajedničke stvari – stvari koje sistem za upravljanje dokumentima može olakšati.
Kupovina materijala
Bilo da građevinski posao uključuje nekoliko šarafa, eksera i pet-šest dasaka, nekoliko kvadrata šindre ili nekoliko tona betona i čeličnih greda, za svaki projekt je potrebno nabaviti materijale. Praćenje tih nabavki materijala je od ključne važnosti. Nadalje, u većini poreskih sistema, kupovina materijala koji se koristi na poslu za klijentov projekat tretira se drugačije od zaliha trgovine.
Dobar sistem upravljanja dokumentima za građevinsku industriju može vam pomoći da pratite svoje materijale, gdje su kupljeni, koliko koštaju i koliko je korišteno na određenom projektu. U idealnom slučaju, vaš DMS bi vam trebao omogućiti da napravite brzi snimak vaših faktura pomoću mobilnog telefona ili omogućite njihovo skeniranje pomoću ravnog skenera, a zatim otpremanje kopija u skladište u oblaku. Ove skenirane dokumente treba opisati pomoću metapodataka, a unakrsno referenciranje s drugim materijalima pomoću označavanja može poboljšati praćenje vašeg inventara.
Upotreba materijala na poslu
Na drugom kraju sistema za vođenje evidencije je praćenje materijala koji se koriste na poslu. Napraktično je da biste željeli pratiti svaki ekser ili vijak, ali vođenje evidencije o količini korištenog materijala – kao što su kvadrati šindre, listovi šperploče, kutije eksera i te tone betona, može biti od vitalnog značaja za razumijevanje gdje se nalazite sredstva.
Imati radni list na kojem poslovođa ili majstor na gradilištu mogu zabilježiti korištene materijale može biti od velike koristi.
Na primjer, vaša mala kompanija može zabilježiti nešto poput:
Korišteni materijali: 2 lista šperploče, 3 grede od 2 cm x 6 cm x 2 m, 1 m2 izolacije, 1 m2 linoleuma.
Radni list bi se zatim mogao uporediti s proračunskom tablicom zaliha ili bi se materijali mogli označiti kako bi se povezali s PDF-ovima potvrda o kupovini iz lokalne prodavnice drvne građe i željeza. Upotrebljene materijale također treba navesti na računu kupca kako bi znao koliko je uložio u popravke svog doma. Dok će se velika građevinska kompanija baviti većim nabavkama i većim brojem materijala, princip ostaje isti.
Praćenje rada
Radna snaga je još jedan aspekt izgradnje. Bilo da ste serviser koji brine o razbijenim prozorima i krivim vratima u susjedstvu ili ste dio velike kompanije, neko mora obaviti posao koji je potreban za ugradnju, izgradnju ili popravku predmeta koji se odnose na izgradnju. Bilo da se radi o privatnoj vožnji ili dijelu projekta, radno vrijeme će biti uključeno – i treba ga pratiti.
Kao dio tog dnevnog radnog lista, pojedinim poslovnim ljudima savjetuje se da zabilježe vrijeme kada stignu na gradilište i vrijeme kada su gotovi. Nadalje, ako neko mora otrčati u prodavnicu po dodatne dijelove, vozilo koje se koristi treba imati evidentiranu kilometražu, jer to može biti dodatni trošak ili dio poreznog planiranja – ili oboje.
Dobar DMS koji ima vezu s pametnim telefonom olakšava snimanje ovih stvari kako se događaju, umjesto da ih pokušavate zapamtiti nakon činjenice.
Sortiranje informacija i njihovo preuzimanje
Neke vrste informacija mogu se lako kategorizirati kako se akumuliraju – kao što je kupovina materijala. Drugi tipovi, kao što je vrijeme na poslu ili dodatni rad u radnji, mogu biti teži. Jedan od načina da pomognete da prikupljene informacije budu značajnije je da svaku vrstu informacija postavite u namjensku mapu u vašem oblaku za skladištenje. To možete učiniti s PDF-ovima ili snimcima potvrda o kupovini koji su učitani ili korištenjem obrazaca koji se unose u proračunsku tablicu koja se nalazi u vašem DMS-u. Podaci mogu ići u namensku fasciklu, kao što je ona sa oznakom “kupovine”, dok se oznake mogu koristiti za praćenje kupovina za određeni posao ili projekat.
Pronalaženje DMS-a za vašu građevinsku kompaniju
Folderit je skalabilni sistem za upravljanje dokumentima u oblaku koji je idealan za mala do umjereno velika poduzeća. Informacije se mogu pohraniti u mape koje su označene primarnim aktivnostima vašeg poslovanja ili koje se mogu označiti projektima. Otpremljene informacije mogu dobiti opis metapodataka, a različiti dijelovi mogu biti označeni pomoću oznaka. Na primjer, listovi šperploče mogu jednostavno biti označeni kao “šperploča” ili mogu imati sistem slova i brojeva koji označavaju debljinu i vrstu šperploče.
Folderit olakšava unos informacija
Folderit DMS i vaš mobilni telefon s internetskom vezom olakšavaju slanje unosa u vaše mape za pohranu u oblaku. Možete koristiti sistem za isporuku e-pošte ugrađen u Folderit i jednostavno poslati PDF-ove direktno u odgovarajuće mape, ili ih možete poslati u mapu za otpremanje koju kancelarijski radnik može sortirati i arhivirati, zajedno sa svim relevantnim metapodacima ili oznakama.
Folderit Cloud DMS je idealan za mnoge vrste malih do srednje velikih preduzeća. Ima raspon naknada za kliznu skalu koji odgovara veličini i tipu skladišta koji vam je potreban za vaš građevinski posao. Zahvaljujući lokaciji u oblaku, možete pristupiti evidenciji svoje kompanije u bilo koje vrijeme, s bilo kojeg mjesta. Olakšava ažuriranje evidencije i informisanje klijenata.