Zamršeno područje finansijskih usluga predstavlja vlastiti skup jedinstvenih izazova. Oni se kreću od pedantnog finansijskog izvještavanja do strogih zahtjeva za usklađenost sa propisima.
Centralna za ove operacije je kritična uloga efikasnog upravljanja dokumentima. Kao takav, važno je istražiti ključne karakteristike sistem za upravljanje dokumentima (DMS) mora ponuditi da pojednostavi operacije i poveća efikasnost u sektoru finansijskih usluga.
• Robusne sigurnosne i kontrole pristupa
Osjetljivost i povjerljivost finansijskih podataka zahtjevaju robusne bezbjednosne karakteristike u DMS-u. Prvo, DMS mora ponuditi snažnu enkripciju podataka kako u tranzitu tako i u mirovanju kako bi ih zaštitio od potencijalnih prijetnji. SSL enkripcija, na primjer, šifrira vezu između korisničkog uređaja i podatkovnog centra, čime se osigurava sigurnost podataka.
Kontrole pristupa zasnovane na ulogama su još jedna kritična sigurnosna funkcija. Oni ograničavaju pristup određenim dokumentima na osnovu uloge korisnika, efektivno štiteći osjetljive informacije od neovlaštenog internog i vanjskog pristupa. Ovo omogućava finansijskim uslugama da održe visok integritet podataka i minimiziraju rizik od kršenja podataka.
Tragovi revizije dopunjuju sigurnosne mjere pružajući jasnu evidenciju o tome ko je pristupio kojem dokumentu, kada i koje izmjene su napravili. Ova transparentnost je kritična za održavanje odgovornosti, istraživanje incidenata, pa čak i pomoć u pravnim postupcima kada je to potrebno.
• Poštivanje propisa
Industrija finansijskih usluga posluje pod mnoštvom lokalnih, nacionalnih i međunarodnih propisa. Poštovanje akata kao što su Sarbanes-Oxley Zakon, GDPR i PCI DSS je obavezno. Efikasan DMS bi stoga trebao imati ugrađene funkcije za olakšavanje usklađenosti sa propisima.
Na primjer, automatizirane politike zadržavanja i uništavanja pomažu u upravljanju životnim ciklusom dokumenata, osiguravajući da se oni zadrže u traženom periodu i nakon toga pravilno odlažu. Ovo smanjuje rizik od kazne neusklađenosti i pripadajuće pravne implikacije.
Kontrola verzija sa verzijama sa vremenskim žigom omogućava praćenje izmjena dokumenata tokom vremena. Ovo je ključno, posebno u slučajevima kada su staze revizije neophodne ili kada je potreban oporavak prethodne verzije dokumenta.
Pored toga, efikasan DMS treba da podržava e-potpise. E-potpisi postaju sve važniji u digitalnom svijetu za odobreno odobrenje i validaciju dokumenata, posebno u svjetlu trendova rada na daljinu.
• Napredna pretraga i preuzimanje
U industriji finansijskih usluga vrijeme je novac. Sposobnost brzog i efikasnog lociranja i preuzimanja dokumenata je stoga ključna. DMS bi trebao ponuditi napredne funkcije pretraživanja, dozvoljavajući korisnicima da pretražuju koristeći parametre kao što su ime datoteke, datum, tip dokumenta, metapodaci, pa čak i sadržaj. Ovo štedi vrijeme i povećava produktivnost racionalizacijom procesa pronalaženja pravog dokumenta među možda hiljadama.
Štaviše, idealni DMS treba da indeksira datoteke za pretragu celog teksta. Ova OCR funkcija (optičko prepoznavanje znakova) omogućava korisnicima da pretražuju stvarni sadržaj dokumenata, a ne samo nazive datoteka ili metapodatke. Posebno je korisno kada se radi o velikim količinama dokumenata ili kada je tačan naziv dokumenta nepoznat.
• Automatizacija radnog procesa
Finansijske usluge često uključuju bezbroj procesa odobravanja i tokova posla-od odobrenja kredita do odobrenja transakcija. DMS-ovi sposobni za automatizaciju ovih tokova posla mogu značajno povećati efikasnost. Smanjuje potrebu za ručnom intervencijom, ubrzava procese i značajno smanjuje vjerovatnoću ljudske greške. Automatizovani tokovi rada takođe standardizuju procese, obezbjeđujući dosljednost i pouzdanost u rutinskim operacijama. To dovodi do povećane produktivnosti i omogućava zaposlenima da se usredsrede na više strateških zadataka.
• Mogućnosti Integracije
Integracija DMS-a sa postojećim poslovnim aplikacijama je još jedna ključna karakteristika koju finansijske usluge treba uzeti u obzir. Na primjer, integracija sa klijentima e-pošte ili alati za produktivnost kao što je Microsoft Office 365 pojednostavljuju skladištenje i preuzimanje dokumenata, što olakšava upravljanje komunikacijskim zapisima i saradnju na dokumentima.
Integracija sa sistemima za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) i planiranje resursa preduzeća (ERP) osigurava besprijekoran protok podataka preko platformi. Ovo ne samo da štedi vrijeme i resurse, već i eliminiše rizik od dupliranja podataka ili neslaganja između različitih sistema.
Štaviše, finansijske usluge se često oslanjaju na aplikacije nezavisnih proizvođača za elektronske potpise (kao što je DocuSign) ili za višefaktorsku autentifikaciju (kao što je Okta). Dakle, DMS koji se bez napora može integrirati sa takvim aplikacijama značajno bi poboljšao korisničko iskustvo i poboljšao brzinu operacija.
• Oporavak od katastrofe
U oblasti finansijskih usluga, svaki gubitak kritičnih podataka mogao bi dovesti do ogromnih finansijskih implikacija i nepopravljive štete po ugled organizacije. Stoga je neophodan DMS opremljen mogućnostima oporavka od katastrofe.
Funkcije kao što su trostruke rezervne kopije, gdje se podaci rezervišu na tri odvojene lokacije, obezbjeđuju da su vaši podaci uvijek sigurni i dostupni, bez obzira na bilo kakve nezgode. Štaviše, funkcije poput automatske sinhronizacije između korisničkog uređaja i DMS-a pomažu u održavanju ažurnih sigurnosnih kopija u svakom trenutku.
• Pristupačnost
Sa sve mobilnijom radnom snagom, posebno u eri rada na daljinu, DMS bi trebao ponuditi mobilnu dostupnost. To znači da ga treba optimizirati za besprijekoran rad na tabletima i pametnim telefonima, osim na desktop računarima. Omogućava zaposlenima pristup i upravljanje dokumentima u pokretu, što dovodi do poboljšane fleksibilnosti i produktivnosti.
• Prilagođavanje i skalabilnost
Konačno, DMS koji nudi prilagođavanje i skalabilnost može zadovoljiti jedinstvene potrebe finansijskih usluga. Prilagođena polja metapodataka mogu se kreirati na osnovu specifičnih zahtjeva organizacije. Na primer, polja kao što su ‘Client ID’ , ‘Transaction Date’ ili ‘Document Type’ mogu se dodati radi lakšeg sortiranja i pretraživanja dokumenata.
Skalabilnost osigurava da kako organizacija raste, DMS može podnijeti sve veće opterećenje dokumenata i korisnika bez uticaja na njegove performanse. Ova karakteristika štiti ulaganja organizacije u DMS i osigurava da ona ostane vrijedan alat kako se organizacija razvija.
• Transformacija finansijskih usluga: pravi DMS čini razliku
Pravi sistem upravljanja dokumentima kao što je Folderit može revolucionirati način na koji finansijske usluge upravljaju svojim dokumentima. Fokusirajući se na funkcije kao što su robusna sigurnost, podrška za usaglašenost, napredne mogućnosti pretraživanja, Automatizacija toka posla, mogućnosti integracije, oporavak od katastrofe, mobilna pristupačnost i prilagođavanje, finansijske usluge mogu poboljšati efikasnost, poboljšati usklađenost i pokrenuti rast.
Zamršeno područje finansijskih usluga predstavlja vlastiti skup jedinstvenih izazova. Oni se kreću od pedantnog finansijskog izvještavanja do strogih zahtjeva za usklađenost sa propisima.
Centralna za ove operacije je kritična uloga efikasnog upravljanja dokumentima. Kao takav, važno je istražiti ključne karakteristike sistem za upravljanje dokumentima (DMS) mora ponuditi da pojednostavi operacije i poveća efikasnost u sektoru finansijskih usluga.
• Robusne sigurnosne i kontrole pristupa
Osjetljivost i povjerljivost finansijskih podataka zahtjevaju robusne bezbjednosne karakteristike u DMS-u. Prvo, DMS mora ponuditi snažnu enkripciju podataka kako u tranzitu tako i u mirovanju kako bi ih zaštitio od potencijalnih prijetnji. SSL enkripcija, na primjer, šifrira vezu između korisničkog uređaja i podatkovnog centra, čime se osigurava sigurnost podataka.
Kontrole pristupa zasnovane na ulogama su još jedna kritična sigurnosna funkcija. Oni ograničavaju pristup određenim dokumentima na osnovu uloge korisnika, efektivno štiteći osjetljive informacije od neovlaštenog internog i vanjskog pristupa. Ovo omogućava finansijskim uslugama da održe visok integritet podataka i minimiziraju rizik od kršenja podataka.
Tragovi revizije dopunjuju sigurnosne mjere pružajući jasnu evidenciju o tome ko je pristupio kojem dokumentu, kada i koje izmjene su napravili. Ova transparentnost je kritična za održavanje odgovornosti, istraživanje incidenata, pa čak i pomoć u pravnim postupcima kada je to potrebno.
• Poštivanje propisa
Industrija finansijskih usluga posluje pod mnoštvom lokalnih, nacionalnih i međunarodnih propisa. Poštovanje akata kao što su Sarbanes-Oxley Zakon, GDPR i PCI DSS je obavezno. Efikasan DMS bi stoga trebao imati ugrađene funkcije za olakšavanje usklađenosti sa propisima.
Na primjer, automatizirane politike zadržavanja i uništavanja pomažu u upravljanju životnim ciklusom dokumenata, osiguravajući da se oni zadrže u traženom periodu i nakon toga pravilno odlažu. Ovo smanjuje rizik od kazne neusklađenosti i pripadajuće pravne implikacije.
Kontrola verzija sa verzijama sa vremenskim žigom omogućava praćenje izmjena dokumenata tokom vremena. Ovo je ključno, posebno u slučajevima kada su staze revizije neophodne ili kada je potreban oporavak prethodne verzije dokumenta.
Pored toga, efikasan DMS treba da podržava e-potpise. E-potpisi postaju sve važniji u digitalnom svijetu za odobreno odobrenje i validaciju dokumenata, posebno u svjetlu trendova rada na daljinu.
• Napredna pretraga i preuzimanje
U industriji finansijskih usluga vrijeme je novac. Sposobnost brzog i efikasnog lociranja i preuzimanja dokumenata je stoga ključna. DMS bi trebao ponuditi napredne funkcije pretraživanja, dozvoljavajući korisnicima da pretražuju koristeći parametre kao što su ime datoteke, datum, tip dokumenta, metapodaci, pa čak i sadržaj. Ovo štedi vrijeme i povećava produktivnost racionalizacijom procesa pronalaženja pravog dokumenta među možda hiljadama.
Štaviše, idealni DMS treba da indeksira datoteke za pretragu celog teksta. Ova OCR funkcija (optičko prepoznavanje znakova) omogućava korisnicima da pretražuju stvarni sadržaj dokumenata, a ne samo nazive datoteka ili metapodatke. Posebno je korisno kada se radi o velikim količinama dokumenata ili kada je tačan naziv dokumenta nepoznat.
• Automatizacija radnog procesa
Finansijske usluge često uključuju bezbroj procesa odobravanja i tokova posla-od odobrenja kredita do odobrenja transakcija. DMS-ovi sposobni za automatizaciju ovih tokova posla mogu značajno povećati efikasnost. Smanjuje potrebu za ručnom intervencijom, ubrzava procese i značajno smanjuje vjerovatnoću ljudske greške. Automatizovani tokovi rada takođe standardizuju procese, obezbjeđujući dosljednost i pouzdanost u rutinskim operacijama. To dovodi do povećane produktivnosti i omogućava zaposlenima da se usredsrede na više strateških zadataka.
• Mogućnosti Integracije
Integracija DMS-a sa postojećim poslovnim aplikacijama je još jedna ključna karakteristika koju finansijske usluge treba uzeti u obzir. Na primjer, integracija sa klijentima e-pošte ili alati za produktivnost kao što je Microsoft Office 365 pojednostavljuju skladištenje i preuzimanje dokumenata, što olakšava upravljanje komunikacijskim zapisima i saradnju na dokumentima.
Integracija sa sistemima za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) i planiranje resursa preduzeća (ERP) osigurava besprijekoran protok podataka preko platformi. Ovo ne samo da štedi vrijeme i resurse, već i eliminiše rizik od dupliranja podataka ili neslaganja između različitih sistema.
Štaviše, finansijske usluge se često oslanjaju na aplikacije nezavisnih proizvođača za elektronske potpise (kao što je DocuSign) ili za višefaktorsku autentifikaciju (kao što je Okta). Dakle, DMS koji se bez napora može integrirati sa takvim aplikacijama značajno bi poboljšao korisničko iskustvo i poboljšao brzinu operacija.
• Oporavak od katastrofe
U oblasti finansijskih usluga, svaki gubitak kritičnih podataka mogao bi dovesti do ogromnih finansijskih implikacija i nepopravljive štete po ugled organizacije. Stoga je neophodan DMS opremljen mogućnostima oporavka od katastrofe.
Funkcije kao što su trostruke rezervne kopije, gdje se podaci rezervišu na tri odvojene lokacije, obezbjeđuju da su vaši podaci uvijek sigurni i dostupni, bez obzira na bilo kakve nezgode. Štaviše, funkcije poput automatske sinhronizacije između korisničkog uređaja i DMS-a pomažu u održavanju ažurnih sigurnosnih kopija u svakom trenutku.
• Pristupačnost
Sa sve mobilnijom radnom snagom, posebno u eri rada na daljinu, DMS bi trebao ponuditi mobilnu dostupnost. To znači da ga treba optimizirati za besprijekoran rad na tabletima i pametnim telefonima, osim na desktop računarima. Omogućava zaposlenima pristup i upravljanje dokumentima u pokretu, što dovodi do poboljšane fleksibilnosti i produktivnosti.
• Prilagođavanje i skalabilnost
Konačno, DMS koji nudi prilagođavanje i skalabilnost može zadovoljiti jedinstvene potrebe finansijskih usluga. Prilagođena polja metapodataka mogu se kreirati na osnovu specifičnih zahtjeva organizacije. Na primer, polja kao što su ‘Client ID’ , ‘Transaction Date’ ili ‘Document Type’ mogu se dodati radi lakšeg sortiranja i pretraživanja dokumenata.
Skalabilnost osigurava da kako organizacija raste, DMS može podnijeti sve veće opterećenje dokumenata i korisnika bez uticaja na njegove performanse. Ova karakteristika štiti ulaganja organizacije u DMS i osigurava da ona ostane vrijedan alat kako se organizacija razvija.
• Transformacija finansijskih usluga: pravi DMS čini razliku
Pravi sistem upravljanja dokumentima kao što je Folderit može revolucionirati način na koji finansijske usluge upravljaju svojim dokumentima. Fokusirajući se na funkcije kao što su robusna sigurnost, podrška za usaglašenost, napredne mogućnosti pretraživanja, Automatizacija toka posla, mogućnosti integracije, oporavak od katastrofe, mobilna pristupačnost i prilagođavanje, finansijske usluge mogu poboljšati efikasnost, poboljšati usklađenost i pokrenuti rast.