Upravljanje zadržavanjem dokumenata je kritičan aspekt svake organizacije, jer osigurava zakonsku i regulatornu usklađenost i optimizuje resurse za skladištenje. Implementacija sistema za upravljanje dokumentima (DMS) može pojednostaviti proces, ali je neophodno imati dobro osmišljenu politiku zadržavanja dokumenata.
1. Uspostavite politiku zadržavanja dokumenata
Stvaranje sveobuhvatne politike zadržavanja dokumenata prvi je korak ka efikasnom upravljanju vašim dokumentima. Ova politika treba da ukaže na periode zadržavanja za različite vrste dokumenata i precizira kako ih treba čuvati, osigurati i zbrinuti.
2. Dodijelite vlasniku procesa mogućnost zadržavanja dokumenta
Odredite osobu odgovornu za upravljanje procesom zadržavanja dokumenata. Ova osoba će istražiti zahtjeve zadržavanja za svaki tip zapisa, sarađivati sa relevantnim timovima i osigurati stalnu usklađenost sa utvrđenim politikama.
3. Organizirajte i kategorizirajte svoje dokumente
Organizirajte svoje dokumente po kategorijama, kao što su finansijska evidencija, ugovori i dosijei zaposlenih. To će olakšati dosljednu i efikasnu primjenu politika zadržavanja.
4. Koristi dosljednu praksu imenovanja
Usvojite dosljednu konvenciju imenovanja za sve dokumente kako biste osigurali lako preuzimanje i primjenu politika zadržavanja. Uključite bitne informacije kao što su vrsta dokumenta, datum i svi relevantni identifikatori.
5. Automatizirajte politike zadržavanja unutar vaših DMS-a
Iskoristite funkcije automatizacije vaših DMS-a da automatski primijenite politike zadržavanja. Ovo će pomoći u smanjenju ručnog napora i osigurati da se dokumenti upravljaju u skladu sa utvrđenim smjernicama.
6. Implementirati kontrole pristupa i sigurnosne mjere
Implementirajte kontrole pristupa da ograničite ko može pristupiti, modificirati ili izbrisati dokumente unutar vašeg DMS-a. Dodatno, implementirati sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih informacija i održavanje usklađenosti sa propisima o zaštiti podataka.
7. Redovno vršite revizije i recenzije
Vršite periodične revizije kako biste osigurali da se svi zaposleni pridržavaju politike zadržavanja dokumenata i da se dokumenti čuvaju i pravilno odlažu. Ažurirajte svoju politiku po potrebi da biste uzeli u obzir promjene zakona ili poslovanja.
8. Obučite zaposlene o najboljim praksama zadržavanja dokumenata
Osigurajte da su svi zaposleni svjesni i razumiju politiku zadržavanja dokumenata. Osigurajte obuku o pravilnoj upotrebi vaših DMS-a i važnosti pridržavanja utvrđenih smjernica.
9. Razviti postupak odlaganja dokumenata
Uspostavite siguran i usaglašen postupak odlaganja dokumenata i za fizičke i za digitalne dokumente. Ovaj proces treba navesti u vašoj politici zadržavanja dokumenata i uključiti metode kao što su usitnjavanje fizičkih dokumenata i sigurno brisanje digitalnih datoteka.
10. Digitalizirajte fizičke dokumente
Skenirajte i digitalizirajte svoje fizičke dokumente kako biste smanjili prostor za pohranu i pojednostavili proces zadržavanja dokumenata. Na taj način možete lakše primijeniti politike zadržavanja i tražiti dokumente unutar vaših DMS-a.
11. Procijenite pružatelje usluga treće strane
Razmislite o prenosu specifičnih poslovnih funkcija teških dokumenata trećim dobavljačima usluga, kao što su plaćanje računa ili skeniranje pošte. Ovi pružatelji usluga mogu vam pomoći u upravljanju procesom zadržavanja dokumenata i smanjenju akumulacije papira unutar vaše organizacije.
• Zadržavanje dokumenta pomoću Folderit-a
Folderit je svestran i jednostavan za korištenje DMS koji pojednostavljuju upravljanje zadržavanjem dokumenata. Sa Folderit-om možete:
1. Organizirajte dokumente koristeći fleksibilnu strukturu mapa, olakšavajući kategorizaciju i upravljanje zapisima na osnovu njihovih zahtjeva za zadržavanjem.
2. Implementirajte prilagođene metapodatke, omogućavajući vam da kreirate prilagođene konvencije imenovanja i efikasno pretražujete dokumente.
3. Automatizirajte politike zadržavanja koristeći ugrađene funkcije Folderit-a, osiguravajući da se dokumentima upravlja dosljedno i precizno.
4. Kontrolirajte pristup dokumentima sa dozvolama zasnovanim na ulozi, osiguravajući da su osjetljive informacije zaštićene i sigurne.
5. Primajte obavještenja za predstojeće rokove zadržavanja dokumenata, što vam omogućava da pregledate i poduzmete potrebne radnje na vrijeme.
• Upravljanje zadržavanjem je neophodno za sve kompanije
Pravilno upravljanje zadržavanjem dokumenata je od suštinskog značaja za svaku organizaciju, jer pomaže u održavanju zakonske i regulatorne usklađenosti uz optimizaciju resursa za skladištenje. Primjenom najboljih praksi navedenih u ovom članku i korištenjem Folderit-ovih moćnih funkcija upravljanja dokumentima, možete uspostaviti efikasan i usklađen proces zadržavanja dokumenata koji podržava rast i uspjeh vaše organizacije. Ne zaboravite da periodično pregledate i ažurirate svoju politiku zadržavanja dokumenata i pružite stalnu obuku zaposlenima kako biste osigurali kontinuirano pridržavanje utvrđenih smjernica.
Upravljanje zadržavanjem dokumenata je kritičan aspekt svake organizacije, jer osigurava zakonsku i regulatornu usklađenost i optimizuje resurse za skladištenje. Implementacija sistema za upravljanje dokumentima (DMS) može pojednostaviti proces, ali je neophodno imati dobro osmišljenu politiku zadržavanja dokumenata.
1. Uspostavite politiku zadržavanja dokumenata
Stvaranje sveobuhvatne politike zadržavanja dokumenata prvi je korak ka efikasnom upravljanju vašim dokumentima. Ova politika treba da ukaže na periode zadržavanja za različite vrste dokumenata i precizira kako ih treba čuvati, osigurati i zbrinuti.
2. Dodijelite vlasniku procesa mogućnost zadržavanja dokumenta
Odredite osobu odgovornu za upravljanje procesom zadržavanja dokumenata. Ova osoba će istražiti zahtjeve zadržavanja za svaki tip zapisa, sarađivati sa relevantnim timovima i osigurati stalnu usklađenost sa utvrđenim politikama.
3. Organizirajte i kategorizirajte svoje dokumente
Organizirajte svoje dokumente po kategorijama, kao što su finansijska evidencija, ugovori i dosijei zaposlenih. To će olakšati dosljednu i efikasnu primjenu politika zadržavanja.
4. Koristi dosljednu praksu imenovanja
Usvojite dosljednu konvenciju imenovanja za sve dokumente kako biste osigurali lako preuzimanje i primjenu politika zadržavanja. Uključite bitne informacije kao što su vrsta dokumenta, datum i svi relevantni identifikatori.
5. Automatizirajte politike zadržavanja unutar vaših DMS-a
Iskoristite funkcije automatizacije vaših DMS-a da automatski primijenite politike zadržavanja. Ovo će pomoći u smanjenju ručnog napora i osigurati da se dokumenti upravljaju u skladu sa utvrđenim smjernicama.
6. Implementirati kontrole pristupa i sigurnosne mjere
Implementirajte kontrole pristupa da ograničite ko može pristupiti, modificirati ili izbrisati dokumente unutar vašeg DMS-a. Dodatno, implementirati sigurnosne mjere za zaštitu osjetljivih informacija i održavanje usklađenosti sa propisima o zaštiti podataka.
7. Redovno vršite revizije i recenzije
Vršite periodične revizije kako biste osigurali da se svi zaposleni pridržavaju politike zadržavanja dokumenata i da se dokumenti čuvaju i pravilno odlažu. Ažurirajte svoju politiku po potrebi da biste uzeli u obzir promjene zakona ili poslovanja.
8. Obučite zaposlene o najboljim praksama zadržavanja dokumenata
Osigurajte da su svi zaposleni svjesni i razumiju politiku zadržavanja dokumenata. Osigurajte obuku o pravilnoj upotrebi vaših DMS-a i važnosti pridržavanja utvrđenih smjernica.
9. Razviti postupak odlaganja dokumenata
Uspostavite siguran i usaglašen postupak odlaganja dokumenata i za fizičke i za digitalne dokumente. Ovaj proces treba navesti u vašoj politici zadržavanja dokumenata i uključiti metode kao što su usitnjavanje fizičkih dokumenata i sigurno brisanje digitalnih datoteka.
10. Digitalizirajte fizičke dokumente
Skenirajte i digitalizirajte svoje fizičke dokumente kako biste smanjili prostor za pohranu i pojednostavili proces zadržavanja dokumenata. Na taj način možete lakše primijeniti politike zadržavanja i tražiti dokumente unutar vaših DMS-a.
11. Procijenite pružatelje usluga treće strane
Razmislite o prenosu specifičnih poslovnih funkcija teških dokumenata trećim dobavljačima usluga, kao što su plaćanje računa ili skeniranje pošte. Ovi pružatelji usluga mogu vam pomoći u upravljanju procesom zadržavanja dokumenata i smanjenju akumulacije papira unutar vaše organizacije.
• Zadržavanje dokumenta pomoću Folderit-a
Folderit je svestran i jednostavan za korištenje DMS koji pojednostavljuju upravljanje zadržavanjem dokumenata. Sa Folderit-om možete:
1. Organizirajte dokumente koristeći fleksibilnu strukturu mapa, olakšavajući kategorizaciju i upravljanje zapisima na osnovu njihovih zahtjeva za zadržavanjem.
2. Implementirajte prilagođene metapodatke, omogućavajući vam da kreirate prilagođene konvencije imenovanja i efikasno pretražujete dokumente.
3. Automatizirajte politike zadržavanja koristeći ugrađene funkcije Folderit-a, osiguravajući da se dokumentima upravlja dosljedno i precizno.
4. Kontrolirajte pristup dokumentima sa dozvolama zasnovanim na ulozi, osiguravajući da su osjetljive informacije zaštićene i sigurne.
5. Primajte obavještenja za predstojeće rokove zadržavanja dokumenata, što vam omogućava da pregledate i poduzmete potrebne radnje na vrijeme.
• Upravljanje zadržavanjem je neophodno za sve kompanije
Pravilno upravljanje zadržavanjem dokumenata je od suštinskog značaja za svaku organizaciju, jer pomaže u održavanju zakonske i regulatorne usklađenosti uz optimizaciju resursa za skladištenje. Primjenom najboljih praksi navedenih u ovom članku i korištenjem Folderit-ovih moćnih funkcija upravljanja dokumentima, možete uspostaviti efikasan i usklađen proces zadržavanja dokumenata koji podržava rast i uspjeh vaše organizacije. Ne zaboravite da periodično pregledate i ažurirate svoju politiku zadržavanja dokumenata i pružite stalnu obuku zaposlenima kako biste osigurali kontinuirano pridržavanje utvrđenih smjernica.