Preduzećima su potrebni podaci za učenje, poboljšanje i rast. Podaci mogu imati mnogo oblika, digitalnih, fizičkih ili čak verbalnih. Istorijski gledano, korporacije se oslanjaju na pohranjivanje fizičkih kopija, trend koji postoji u nekim organizacijama.
Napredak u pohrani u oblaku značajno je prenio upravljanje dokumentima s fizičkog na digitalno. Međutim, fizički dokument je neizbježan u nekim scenarijima, na primjer, računi, marketinški materijal, obrasci za povratne informacije, rukom pisani podaci, itd. Za njih vam je potrebna najbolja pohrana u oblaku za skenirane dokumente.
Zašto je preduzećima potrebna najbolja pohrana u oblaku za skenirane dokumente?
Digitalizacijom svojih fizičkih podataka, korporacija osigurava dostupnost podataka i održava integritet podataka. Takođe pomaže u pridržavanju regulatornih zahtjeva za osnovne dokumente. Ono što je najvažnije, štedi na troškovima fizičkog skladištenja dokumenata. Uz to, upravljanje skeniranim dokumentima eliminira suvišnost i značajno smanjuje vrijeme koje zaposleni provode tražeći i preuzimajući dokumente.
Držanje svega na jednom mjestu čini život lakšim
Svi su iskusili haos koji nastaje zbog nestale datoteke ili, u najgorem slučaju, gubitka cijelog dokumenta zbog komplikovane lančane pošte i loše upravljanih rješenja za pohranu. To je recept za haos. Stavljanje skeniranih dokumenata na jedno mjesto osigurava da se nećete morati razbježati zbog njih, pregledavajući svaki ormarić za dokumente za koji sumnjate da su navedeni fajlovi, štedeći vrijeme, novac i kancelarijski prostor – a možda čak i potencijalne požare u kancelariji.
Imajući sve ovo na umu, odabir pravog skladišta u oblaku za skenirane dokumente je imperativ za vašu organizaciju. Evo što bi trebalo biti na vašem radaru kada birate najbolju pohranu u oblaku za skenirane dokumente i zašto bi Folderit trebao biti na vrhu vaše liste.
Dostavljanje datoteka u sistem bi trebalo biti jednostavno
Svaki pojedinačni folder u Folderit DMS-u ima namjensku e-mail adresu. Tako skeneri mogu slati fajlove putem e-pošte u tačnu fasciklu gde vam je potrebna! Za velike potrebe skeniranja nudimo opciju SFTP konfiguracije.
OCR pretraga (optičko prepoznavanje znakova)
OCR je skraćenica za optičko prepoznavanje znakova i kritična je komponenta pretvaranja stranica skeniranog teksta u dokumente čitljive računarom. To znači da od skeniranih dokumenata možete napraviti datoteke koje je moguće uređivati i nastaviti raditi na njima bez ikakvih problema.
Uz Folderit, naš softver za upravljanje dokumentima uključuje robusnu mogućnost pretraživanja uživo koja vam omogućava da tražite dokumente ne samo po imenu datoteke i informacijama kao što su ključne riječi, već i po njihovom tekstu koristeći tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR). PDF-ovi, Docx datoteke, pa čak i slike i skenirani dokumenti su u potpunosti pretraživi.
Povezivanje datoteka i metapodataka
Arhiviranje je samo jedan aspekt zadatka; drugi je pronalaženje podataka. Kako bi pohranili i ponovno podijelili prethodne dokumente s novim klijentima, poduzeća razumiju agoniju otkrivanja vitalne stavke koja nedostaje i da je moraju ponoviti u posljednjem trenutku. Određena sredstva, kao što su logotipi ili filmovi, nemaju kontekst izvan svojih imena i stoga se ne mogu locirati putem OCR-a. To postižemo dodavanjem metapodataka svakom unosu. Sa Folderitom, kreiranje prilagođenih polja metapodataka je jednostavno; dodatno, ovo vam omogućava da pratite akumulaciju podataka. Možete spojiti datoteke u različite mape pomoću Folderitovog softvera za upravljanje dokumentima u oblaku, koji eliminira potrebu za ručnim lociranjem svake od njih. Ovo olakšava traženje skeniranih dokumenata koje ste sačuvali ili na kojima ste prethodno radili.
Verzije datoteka
Možete učitati novu verziju dokumenta uz zadržavanje svih postojećih informacija i prethodnih verzija, koje se uvijek mogu oporaviti jednim klikom. Alat za prijavu/odjavu dokumenata omogućava vam da bezbedno zaključate dokument na računaru dok ga menjate. Dodatno, svaka revizija dokumenta može se posebno prihvatiti. To znači da možete raditi na različitim verzijama skeniranog dokumenta ako je potrebno ili besprijekorno pratiti svaku verziju u slučaju bilo kakvog problema.
Sigurno skladište u oblaku za skenirane dokumente
Folderitov softver za upravljanje dokumentima na mreži koristi 256-bitnu AES enkripciju i dvofaktornu autentifikaciju kako bi pružio isti nivo sigurnosti kao i online banke, što je gotovo najjača dostupna enkripcija, koja je teoretski neraskidiva, barem dugo vremena. Dodatno, možete definirati politiku lozinki koja specificira minimalnu i maksimalnu dužinu lozinki i učestalost kojom se lozinke trebaju ažurirati. Folderit pohranjuje datoteke na Amazon Web Services S3 servisu, koji garantira 99,99 posto trajnosti objekata tijekom godine.
Preduzećima su potrebni podaci za učenje, poboljšanje i rast. Podaci mogu imati mnogo oblika, digitalnih, fizičkih ili čak verbalnih. Istorijski gledano, korporacije se oslanjaju na pohranjivanje fizičkih kopija, trend koji postoji u nekim organizacijama.
Napredak u pohrani u oblaku značajno je prenio upravljanje dokumentima s fizičkog na digitalno. Međutim, fizički dokument je neizbježan u nekim scenarijima, na primjer, računi, marketinški materijal, obrasci za povratne informacije, rukom pisani podaci, itd. Za njih vam je potrebna najbolja pohrana u oblaku za skenirane dokumente.
Zašto je preduzećima potrebna najbolja pohrana u oblaku za skenirane dokumente?
Digitalizacijom svojih fizičkih podataka, korporacija osigurava dostupnost podataka i održava integritet podataka. Takođe pomaže u pridržavanju regulatornih zahtjeva za osnovne dokumente. Ono što je najvažnije, štedi na troškovima fizičkog skladištenja dokumenata. Uz to, upravljanje skeniranim dokumentima eliminira suvišnost i značajno smanjuje vrijeme koje zaposleni provode tražeći i preuzimajući dokumente.
Držanje svega na jednom mjestu čini život lakšim
Svi su iskusili haos koji nastaje zbog nestale datoteke ili, u najgorem slučaju, gubitka cijelog dokumenta zbog komplikovane lančane pošte i loše upravljanih rješenja za pohranu. To je recept za haos. Stavljanje skeniranih dokumenata na jedno mjesto osigurava da se nećete morati razbježati zbog njih, pregledavajući svaki ormarić za dokumente za koji sumnjate da su navedeni fajlovi, štedeći vrijeme, novac i kancelarijski prostor – a možda čak i potencijalne požare u kancelariji.
Imajući sve ovo na umu, odabir pravog skladišta u oblaku za skenirane dokumente je imperativ za vašu organizaciju. Evo što bi trebalo biti na vašem radaru kada birate najbolju pohranu u oblaku za skenirane dokumente i zašto bi Folderit trebao biti na vrhu vaše liste.
Dostavljanje datoteka u sistem bi trebalo biti jednostavno
Svaki pojedinačni folder u Folderit DMS-u ima namjensku e-mail adresu. Tako skeneri mogu slati fajlove putem e-pošte u tačnu fasciklu gde vam je potrebna! Za velike potrebe skeniranja nudimo opciju SFTP konfiguracije.
OCR pretraga (optičko prepoznavanje znakova)
OCR je skraćenica za optičko prepoznavanje znakova i kritična je komponenta pretvaranja stranica skeniranog teksta u dokumente čitljive računarom. To znači da od skeniranih dokumenata možete napraviti datoteke koje je moguće uređivati i nastaviti raditi na njima bez ikakvih problema.
Uz Folderit, naš softver za upravljanje dokumentima uključuje robusnu mogućnost pretraživanja uživo koja vam omogućava da tražite dokumente ne samo po imenu datoteke i informacijama kao što su ključne riječi, već i po njihovom tekstu koristeći tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR). PDF-ovi, Docx datoteke, pa čak i slike i skenirani dokumenti su u potpunosti pretraživi.
Povezivanje datoteka i metapodataka
Arhiviranje je samo jedan aspekt zadatka; drugi je pronalaženje podataka. Kako bi pohranili i ponovno podijelili prethodne dokumente s novim klijentima, poduzeća razumiju agoniju otkrivanja vitalne stavke koja nedostaje i da je moraju ponoviti u posljednjem trenutku. Određena sredstva, kao što su logotipi ili filmovi, nemaju kontekst izvan svojih imena i stoga se ne mogu locirati putem OCR-a. To postižemo dodavanjem metapodataka svakom unosu. Sa Folderitom, kreiranje prilagođenih polja metapodataka je jednostavno; dodatno, ovo vam omogućava da pratite akumulaciju podataka. Možete spojiti datoteke u različite mape pomoću Folderitovog softvera za upravljanje dokumentima u oblaku, koji eliminira potrebu za ručnim lociranjem svake od njih. Ovo olakšava traženje skeniranih dokumenata koje ste sačuvali ili na kojima ste prethodno radili.
Verzije datoteka
Možete učitati novu verziju dokumenta uz zadržavanje svih postojećih informacija i prethodnih verzija, koje se uvijek mogu oporaviti jednim klikom. Alat za prijavu/odjavu dokumenata omogućava vam da bezbedno zaključate dokument na računaru dok ga menjate. Dodatno, svaka revizija dokumenta može se posebno prihvatiti. To znači da možete raditi na različitim verzijama skeniranog dokumenta ako je potrebno ili besprijekorno pratiti svaku verziju u slučaju bilo kakvog problema.
Sigurno skladište u oblaku za skenirane dokumente
Folderitov softver za upravljanje dokumentima na mreži koristi 256-bitnu AES enkripciju i dvofaktornu autentifikaciju kako bi pružio isti nivo sigurnosti kao i online banke, što je gotovo najjača dostupna enkripcija, koja je teoretski neraskidiva, barem dugo vremena. Dodatno, možete definirati politiku lozinki koja specificira minimalnu i maksimalnu dužinu lozinki i učestalost kojom se lozinke trebaju ažurirati. Folderit pohranjuje datoteke na Amazon Web Services S3 servisu, koji garantira 99,99 posto trajnosti objekata tijekom godine.