S obzirom da je upravljanje podacima takav ključni dio ekosistema, preduzeća se suočavaju sa kritičnom odlukom u upravljanju svojim dokumentima: da li bi trebalo da se odluče za lokalni sistem za upravljanje dokumentima (DMS) ili da pređu u oblak? Ovaj izbor je daleko od trivijalnog, jer utiče ne samo na to kako se podaci čuvaju i pristupaju, već i na to kako se obezbjeđuju, upravljaju i koriste za pokretanje poslovnih odluka.
Razumijevanje lokalnih i Cloud DMS-ova
Lokalni DMS uključuje čuvanje podataka na vašim serverima. Ovaj model daje preduzećima potpunu kontrolu nad svojim podacima i infrastrukturom na kojoj se nalazi. To je slično posjedovanju ličnog trezora u kojem su svi vaši vrijedni dokumenti sigurno pohranjeni pod vašom kontrolom.
Cloud DMS, s druge strane, znači da se Vaši podaci čuvaju na serverima kojima upravlja provajder treće strane i kojima se pristupa putem interneta. Ovo je slično iznajmljivanju sefa na veoma sigurnoj lokaciji van lokacije.
Za i protiv
Prednosti DMS-a u lokalnim prostorijama:
* Kontrola i sigurnost: imate potpuno vlasništvo i kontrolu nad vašim podacima i sigurnosnim mjerama koje ih štite. Ovo je posebno privlačno za organizacije koje rukuju osjetljivim podacima ili rade pod strogim regulatornim zahtjevima.
* Prilagođavanje: lokalna rješenja mogu biti visoko prilagođena tako da odgovaraju specifičnim poslovnim potrebama i procesima.
* Nezavisnost Interneta: vaš pristup podacima ne zavisi od internet konekcije, obezbjeđujući stalnu dostupnost.
Nedostaci DMS-a u prostorijama:
* Trošak: visoka početna ulaganja u infrastrukturu i stalni troškovi održavanja.
* Pitanja skalabilnosti: povećanje zahtjeva značajna ulaganja u dodatni hardver i resurse.
* Složenost u upravljanju: zahtijeva namjenski IT tim za održavanje, ažuriranja i sigurnost.
Cloud DMS prednosti:
* Ekonomičnost: niži početni troškovi i predvidljivi mjesečni troškovi. Plaćate za ono što koristite, što ga čini operativnim troškom, a ne kapitalnom investicijom.
* Skalabilnost i fleksibilnost: lako skalira sa vašim poslovnim potrebama bez potrebe za dodatnim hardverom.
* Pristupačnost: nudi daljinski pristup, što ga čini idealnim za preduzeća sa više lokacija ili ona koja usvajaju modele rada na daljinu.
* Oporavak od katastrofe: poboljšane mogućnosti oporavka podataka usljed čuvanja podataka na više lokacija.
Cloud DMS nedostaci:
* Zabrinutost za sigurnost podataka: potencijalni rizici u privatnosti i kontroli podataka, jer podacima upravlja provajder treće strane. Ovo se može ublažiti korištenjem pouzdanih provajdera rješenja kao što je Folderit, koji koristi enkripciju na nivou banaka i najbolje sigurnosne funkcije za zaštitu vaših podataka.
* Zavisnost od Interneta: oslanja se na Internet konekciju, koja može biti ograničenje u područjima sa nestabilnim pristupom Internetu.
* Potencijal za uslovljavanje dobavljača: Cloud provajderi mogu biti izazovni i mogu uključivati dodatne troškove i složenosti.
Pravi izbor
Odluka između lokalnih i cloud DMS-ova treba da bude vođena vašim poslovnim potrebama, budžetom i IT mogućnostima.
* Procijenite svoje potrebe za sigurnošću podataka: ako se vaše preduzeće bavi visoko osjetljivim podacima ili podliježe strogoj usklađenosti propisa, lokalno rješenje može ponuditi kontrolu i sigurnost koja vam je potrebna.
* Uzmite u obzir svoje IT resurse: da li imate internu IT ekspertizu i budžet za upravljanje i održavanje lokalnog sistema? Ako ne, rješenje zasnovano na oblaku moglo bi biti praktičnije.
* Procijenite potrebe za skalabilnošću: ako vaše preduzeće raste ili ima fluktuirajuće potrebe za pohranom podataka, skalabilnost cloud rješenja može biti značajna prednost.
* Zahtjevi za daljinski pristup: za preduzeća sa udaljenom radnom snagom ili više lokacija, cloud DMS nudi veću fleksibilnost i pristupačnost.
* Analiza troškova: razmotrite ukupne troškove vlasništva (TCO) za obje opcije. Iako u prostorijama mogu imati veći početni trošak, cloud rješenja uključuju stalne pretplate.
* Hibridni pristup: neka preduzeća mogu imati koristi od hibridnog modela, kombinujući sigurnost lokalnog skladištenja osetljivih podataka sa fleksibilnošću oblaka za manje kritične podatke.
Folderit: svestran izbor za upravljanje dokumentima
Folderit se ističe kao jedinstveno prilagodljivo rješenje. Folderit, prvenstveno sistem za upravljanje dokumentima zasnovan na oblaku, takođe nudi namenske instance na nivou preduzeća za veće projekte. Ova fleksibilnost zadovoljava širok spektar poslovnih potreba, od malih do velikih preduzeća.
Ključne karakteristike koje podržavaju Folderit kao idealan izbor
Hibridne i lokalne opcije: za preduzeća koja zahtijevaju lokalna rješenja, Folderit pruža lokalne instance svog softvera, dostupne kao docker kontejneri. Ova fleksibilnost omogućava kompanijama da upravljaju sigurnosnim i sigurnosnim politikama prilagođenim njihovim potrebama, nudeći mješavinu efikasnosti oblaka i kontrole u prostorijama.
Robusna sigurnost: Folderit-ova Cloud infrastruktura je ojačana naprednim sigurnosnim mjerama. Uključuje SSL enkripciju, 256-bitnu enkripciju za podatke u mirovanju i trostruke sigurnosne kopije na odvojenim lokacijama, osiguravajući integritet podataka i sigurnost od cyber prijetnji.
Sveobuhvatna kontrola pristupa: sa funkcijama kao što je dvofaktorska autentifikacija, Folderit poboljšava sigurnost. Njegova integracija sa Azure Active Directory i Okta SSO omogućava centralizovano upravljanje korisnicima i siguran pristup.
Fleksibilni nivoi dozvola: Folderit nudi različite nivoe pristupa, uključujući samo pregled, samo otpremanje, pregled i preuzimanje i uređivač, pružajući preduzećima detaljnu kontrolu nad pristupom i upravljanjem dokumentima.
Napredna pretraga i prilagođavanje: OCR indeksiranje sadržaja sistema i mogućnosti pretraživanja preduzeća omogućavaju efikasno preuzimanje dokumenata. Prilagođena polja metapodataka dodaju još jedan sloj organizacije, čineći Folderit korisničkim i prilagodljivim rješenjem.
Besprijekorna integracija i kontrola verzija: Folderitove integracije sa Microsoft Office 365 i DocuSign e-potpisom pojednostavljuju tok posla, dok njegova neograničena istorija verzija osigurava integritet podataka tokom vremena.
Efikasna administracija i oporavak od katastrofe: Folderitova Cloud infrastruktura nudi vrhunske standarde u administraciji sigurnosti, šifriranju podataka i kontroli pristupa, značajno smanjujući vjerovatnoću kršenja podataka.
Završne riječi: odabir pravog DMS-a za vaše poslovanje
U debati između lokalnih i cloud DMS-ova, ne postoji jedinstveni odgovor. Svodi se na stratešku odluku zasnovanu na vašem specifičnom poslovnom kontekstu, potrebama i ciljevima. Pažljivo odmjeravajući prednosti i nedostatke svake opcije i usklađujući ih sa vašom poslovnom strategijom, možete izabrati rješenje koje ne samo da štiti vaše podatke, već i omogućava vaše poslovanje da napreduje u digitalnom pejzažu.
S obzirom da je upravljanje podacima takav ključni dio ekosistema, preduzeća se suočavaju sa kritičnom odlukom u upravljanju svojim dokumentima: da li bi trebalo da se odluče za lokalni sistem za upravljanje dokumentima (DMS) ili da pređu u oblak? Ovaj izbor je daleko od trivijalnog, jer utiče ne samo na to kako se podaci čuvaju i pristupaju, već i na to kako se obezbjeđuju, upravljaju i koriste za pokretanje poslovnih odluka.
Razumijevanje lokalnih i Cloud DMS-ova
Lokalni DMS uključuje čuvanje podataka na vašim serverima. Ovaj model daje preduzećima potpunu kontrolu nad svojim podacima i infrastrukturom na kojoj se nalazi. To je slično posjedovanju ličnog trezora u kojem su svi vaši vrijedni dokumenti sigurno pohranjeni pod vašom kontrolom.
Cloud DMS, s druge strane, znači da se Vaši podaci čuvaju na serverima kojima upravlja provajder treće strane i kojima se pristupa putem interneta. Ovo je slično iznajmljivanju sefa na veoma sigurnoj lokaciji van lokacije.
Za i protiv
Prednosti DMS-a u lokalnim prostorijama:
* Kontrola i sigurnost: imate potpuno vlasništvo i kontrolu nad vašim podacima i sigurnosnim mjerama koje ih štite. Ovo je posebno privlačno za organizacije koje rukuju osjetljivim podacima ili rade pod strogim regulatornim zahtjevima.
* Prilagođavanje: lokalna rješenja mogu biti visoko prilagođena tako da odgovaraju specifičnim poslovnim potrebama i procesima.
* Nezavisnost Interneta: vaš pristup podacima ne zavisi od internet konekcije, obezbjeđujući stalnu dostupnost.
Nedostaci DMS-a u prostorijama:
* Trošak: visoka početna ulaganja u infrastrukturu i stalni troškovi održavanja.
* Pitanja skalabilnosti: povećanje zahtjeva značajna ulaganja u dodatni hardver i resurse.
* Složenost u upravljanju: zahtijeva namjenski IT tim za održavanje, ažuriranja i sigurnost.
Cloud DMS prednosti:
* Ekonomičnost: niži početni troškovi i predvidljivi mjesečni troškovi. Plaćate za ono što koristite, što ga čini operativnim troškom, a ne kapitalnom investicijom.
* Skalabilnost i fleksibilnost: lako skalira sa vašim poslovnim potrebama bez potrebe za dodatnim hardverom.
* Pristupačnost: nudi daljinski pristup, što ga čini idealnim za preduzeća sa više lokacija ili ona koja usvajaju modele rada na daljinu.
* Oporavak od katastrofe: poboljšane mogućnosti oporavka podataka usljed čuvanja podataka na više lokacija.
Cloud DMS nedostaci:
* Zabrinutost za sigurnost podataka: potencijalni rizici u privatnosti i kontroli podataka, jer podacima upravlja provajder treće strane. Ovo se može ublažiti korištenjem pouzdanih provajdera rješenja kao što je Folderit, koji koristi enkripciju na nivou banaka i najbolje sigurnosne funkcije za zaštitu vaših podataka.
* Zavisnost od Interneta: oslanja se na Internet konekciju, koja može biti ograničenje u područjima sa nestabilnim pristupom Internetu.
* Potencijal za uslovljavanje dobavljača: Cloud provajderi mogu biti izazovni i mogu uključivati dodatne troškove i složenosti.
Pravi izbor
Odluka između lokalnih i cloud DMS-ova treba da bude vođena vašim poslovnim potrebama, budžetom i IT mogućnostima.
* Procijenite svoje potrebe za sigurnošću podataka: ako se vaše preduzeće bavi visoko osjetljivim podacima ili podliježe strogoj usklađenosti propisa, lokalno rješenje može ponuditi kontrolu i sigurnost koja vam je potrebna.
* Uzmite u obzir svoje IT resurse: da li imate internu IT ekspertizu i budžet za upravljanje i održavanje lokalnog sistema? Ako ne, rješenje zasnovano na oblaku moglo bi biti praktičnije.
* Procijenite potrebe za skalabilnošću: ako vaše preduzeće raste ili ima fluktuirajuće potrebe za pohranom podataka, skalabilnost cloud rješenja može biti značajna prednost.
* Zahtjevi za daljinski pristup: za preduzeća sa udaljenom radnom snagom ili više lokacija, cloud DMS nudi veću fleksibilnost i pristupačnost.
* Analiza troškova: razmotrite ukupne troškove vlasništva (TCO) za obje opcije. Iako u prostorijama mogu imati veći početni trošak, cloud rješenja uključuju stalne pretplate.
* Hibridni pristup: neka preduzeća mogu imati koristi od hibridnog modela, kombinujući sigurnost lokalnog skladištenja osetljivih podataka sa fleksibilnošću oblaka za manje kritične podatke.
Folderit: svestran izbor za upravljanje dokumentima
Folderit se ističe kao jedinstveno prilagodljivo rješenje. Folderit, prvenstveno sistem za upravljanje dokumentima zasnovan na oblaku, takođe nudi namenske instance na nivou preduzeća za veće projekte. Ova fleksibilnost zadovoljava širok spektar poslovnih potreba, od malih do velikih preduzeća.
Ključne karakteristike koje podržavaju Folderit kao idealan izbor
Hibridne i lokalne opcije: za preduzeća koja zahtijevaju lokalna rješenja, Folderit pruža lokalne instance svog softvera, dostupne kao docker kontejneri. Ova fleksibilnost omogućava kompanijama da upravljaju sigurnosnim i sigurnosnim politikama prilagođenim njihovim potrebama, nudeći mješavinu efikasnosti oblaka i kontrole u prostorijama.
Robusna sigurnost: Folderit-ova Cloud infrastruktura je ojačana naprednim sigurnosnim mjerama. Uključuje SSL enkripciju, 256-bitnu enkripciju za podatke u mirovanju i trostruke sigurnosne kopije na odvojenim lokacijama, osiguravajući integritet podataka i sigurnost od cyber prijetnji.
Sveobuhvatna kontrola pristupa: sa funkcijama kao što je dvofaktorska autentifikacija, Folderit poboljšava sigurnost. Njegova integracija sa Azure Active Directory i Okta SSO omogućava centralizovano upravljanje korisnicima i siguran pristup.
Fleksibilni nivoi dozvola: Folderit nudi različite nivoe pristupa, uključujući samo pregled, samo otpremanje, pregled i preuzimanje i uređivač, pružajući preduzećima detaljnu kontrolu nad pristupom i upravljanjem dokumentima.
Napredna pretraga i prilagođavanje: OCR indeksiranje sadržaja sistema i mogućnosti pretraživanja preduzeća omogućavaju efikasno preuzimanje dokumenata. Prilagođena polja metapodataka dodaju još jedan sloj organizacije, čineći Folderit korisničkim i prilagodljivim rješenjem.
Besprijekorna integracija i kontrola verzija: Folderitove integracije sa Microsoft Office 365 i DocuSign e-potpisom pojednostavljuju tok posla, dok njegova neograničena istorija verzija osigurava integritet podataka tokom vremena.
Efikasna administracija i oporavak od katastrofe: Folderitova Cloud infrastruktura nudi vrhunske standarde u administraciji sigurnosti, šifriranju podataka i kontroli pristupa, značajno smanjujući vjerovatnoću kršenja podataka.
Završne riječi: odabir pravog DMS-a za vaše poslovanje
U debati između lokalnih i cloud DMS-ova, ne postoji jedinstveni odgovor. Svodi se na stratešku odluku zasnovanu na vašem specifičnom poslovnom kontekstu, potrebama i ciljevima. Pažljivo odmjeravajući prednosti i nedostatke svake opcije i usklađujući ih sa vašom poslovnom strategijom, možete izabrati rješenje koje ne samo da štiti vaše podatke, već i omogućava vaše poslovanje da napreduje u digitalnom pejzažu.