Preduzeća neprestano traže načine za pojednostavljenje poslovanja, poboljšanje efikasnosti i podsticanje rasta. Jedan takav put koji dobija značajnu privlačnost je upotreba sistema za upravljanje dokumentima (DMS).
Predviđa se da će globalna veličina tržišta DMS-a, procijenjena na 5,52 milijarde USD u 2022.godini, rasti na nevjerovatnih 18,97 milijardi USD do 2030. godine, pokazujući CAGR (složena godišnja stopa rasta) od 17,2% tokom prognoziranog perioda. Ovaj impresivni rast svjedoči o sve većem prepoznavanju koristi koje DMS donosi preduzećima, posebno u smislu skalabilnosti.
• Prednost skalabilnosti DMS-a
Skalabilnost, u kontekstu poslovanja, odnosi se na sposobnost sistema, mreže ili procesa da se nosi sa rastućom količinom posla ili njegov potencijal za prilagođavanje rastu. Radi se o mogućnosti širenja bez da vas ometa vaš postojeći sistem ili potrebe za značajnim promjenama u njemu.
U slučaju DMS-a, skalabilnost znači da sistem može da se nosi sa sve većim brojem dokumenata, korisnika i tokova posla kako posao raste. Radi se o mogućnosti dodavanja novih funkcija i mogućnosti kako se ukaže potreba, bez narušavanja postojećih operacija.
• Uloga DMS-a u rastu poslovanja
Kako preduzeća rastu, raste i obim njihovih dokumenata. Ručno upravljanje ovim dokumentima može biti zastrašujući zadatak, koji često dovodi do neefikasnosti, grešaka i uskih grla. Ovdje dolazi DMS. Automatizira proces upravljanja dokumentima, olakšavajući spremanje, preuzimanje i dijeljenje dokumenata. Ovo ne samo da poboljšava efikasnost, već i oslobađa resurse koji se mogu koristiti za više strateških zadataka.
Štaviše, DMS takođe olakšava bolju saradnju među članovima tima. Omogućava više korisnika da istovremeno pristupe i rade na istom dokumentu, bez obzira na njihovu lokaciju. Ovo je posebno korisno za preduzeća sa više kancelarija ili one koje zapošljavaju udaljene radnike.
• Uticaj DMS-a na operativnu efikasnost
Jedna od ključnih prednosti DMS-a je njegova sposobnost poboljšanja operativne efikasnosti. Automatizacijom rutinskih zadataka smanjuje vrijeme i trud potreban za upravljanje dokumentima. To dovodi do bržeg vremena obrade, poboljšane produktivnosti i na kraju, uštede troškova.
Na primjer, DMS-ovi kao što je Folderit mogu koristiti prilagođene metapodatke za klasifikaciju i indeksiranje dokumenata, što olakšava njihovo pretraživanje i preuzimanje. Ovo eliminiše potrebu za ručnim prosijavanjem gomila dokumenata, štedeći zaposlenima dragocjeno vreme koje se može iskoristiti za produktivnije zadatke.
• Sigurnosna prednost DMS-a
U današnjem digitalnom dobu, sigurnost podataka je od najveće važnosti. DMS pruža robusne sigurnosne funkcije koje štite osjetljive poslovne dokumente od neovlaštenog pristupa i kršenja podataka. Omogućava preduzećima da kontrolišu ko može pristupiti određenim dokumentima i pratiti sve aktivnosti vezane za njih. Ovo ne samo da poboljšava sigurnost podataka, već i pomaže u usklađenosti sa propisima.
• Usklađenost sa propisima i DMS
Usklađenost sa propisima je značajna briga za preduzeća, posebno ona u visoko regulisanim industrijama kao što su zdravstvo, finansije i pravna pitanja. Nepoštivanje propisa može rezultirati velikim novčanim kaznama, pravnim posljedicama i štetom ugledu kompanije. DMS pojednostavljuje usklađenost pružajući funkcije kao što su kontrola pristupa, staze revizije i politike zadržavanja. Na primjer, Folderit-ove pune revizijske staze održavaju historiju svih sistemskih događaja, omogućavajući preduzećima da lako prate i dokumentiraju usklađenost.
• DMS i oporavak od katastrofe
U slučaju katastrofe, bilo prirodne ili umjetne, preduzeća riskiraju gubitak kritičnih dokumenata. Međutim, kod DMS-a, dokumenti se čuvaju digitalno i redovno prave rezervne kopije, čime se osigurava da se mogu brzo i lako povratiti. Folderit ovo čini korak dalje osiguravajući pouzdanost podataka kroz trostruke sigurnosne kopije na tri odvojene lokacije, svaka udaljena najmanje 100 km. Ovo pruža dodatni sloj sigurnosti i mira za preduzeća.
• DMS i briga o okolišu
Smanjenjem potrebe za fizičkim dokumentima, DMS doprinosi održivosti životne sredine. Smanjuje upotrebu papira, čime se smanjuje krčenje šuma i potrošnja energije povezana sa proizvodnjom papira. Štaviše, smanjuje fizički prostor potreban za skladištenje dokumenata, dodatno smanjujući ugljični otisak.
• Budućnost DMS-a
Budućnost DMS-a izgleda obećavajuće, jer je Mordor Intelligence projicirao da se očekuje da će veličina tržišta rasti sa 6,57 milijardi dolara u 2023.na 12,94 milijarde dolara do 2028. godine, uz CAGR od 14,50% tokom prognoziranog perioda. Ovaj rast je vođen napretkom tehnologije i sve većim usvajanjem rješenja baziranih na oblaku.
Predviđa se da će globalna veličina tržišta softvera za razmjenu datoteka također rasti na 24.8% CAGR od 2017.do 2023. (budućnost istraživanja tržišta, 2019.), što ukazuje na rastući trend saradnje i razmjene informacija.
• Skaliranje sa Folderitom
Kada je u pitanju skalabilnost, Folderit se ističe svojim robusnim karakteristikama dizajniranim da podrže rast poslovanja. Njegovo OCR indeksiranje sadržaja omogućava efikasno preuzimanje dokumenata, ne samo po imenu datoteke ili metapodacima, već i po sadržaju. Ova funkcija podržava više jezika, što je čini idealnom za preduzeća koja posluju u višejezičnim okruženjima.
Folderit-ova prilagođena funkcija metapodataka omogućava preduzećima da dodaju prilagođena polja različitih tipova podataka, koja se mogu koristiti kao parametri pretrage. Ovo povećava mogućnost pretraživanja dokumenata, olakšavajući korisnicima da pronađu potrebne informacije.
Štaviše, Folderit-ovo odobrenje i eSign tokovi rada automatizuju procese za odobrenje, potvrdu i potpise dokumenata na osnovu aktivnosti fascikle ili osnove za jednokratnu upotrebu. Ovo ne samo da pojednostavljuje tokove rada, već i osigurava dosljednost i tačnost.
• Prihvatiti skalabilnost sa DMS-om
U zaključku, sistemi za upravljanje dokumentima su moćan alat za preduzeća koja žele da skaliraju. Oni pojednostavljuju upravljanje dokumentima, poboljšavaju operativnu efikasnost, povećavaju sigurnost podataka, pomažu u usklađenosti sa propisima i doprinose održivosti životne sredine.
S obzirom da je tržište DMS-a spremno za značajan rast u narednim godinama, sada je vrijeme da preduzeća iskoriste ovu tehnologiju kako bi olakšala njihov rast i skalabilnost. A sa rješenjem kao što je Folderit, koje nudi mnoštvo funkcija dizajniranih da podrže skalabilnost, preduzeća su dobro opremljena za kretanje kroz svoje putovanje rasta.
Preduzeća neprestano traže načine za pojednostavljenje poslovanja, poboljšanje efikasnosti i podsticanje rasta. Jedan takav put koji dobija značajnu privlačnost je upotreba sistema za upravljanje dokumentima (DMS).
Predviđa se da će globalna veličina tržišta DMS-a, procijenjena na 5,52 milijarde USD u 2022.godini, rasti na nevjerovatnih 18,97 milijardi USD do 2030. godine, pokazujući CAGR (složena godišnja stopa rasta) od 17,2% tokom prognoziranog perioda. Ovaj impresivni rast svjedoči o sve većem prepoznavanju koristi koje DMS donosi preduzećima, posebno u smislu skalabilnosti.
• Prednost skalabilnosti DMS-a
Skalabilnost, u kontekstu poslovanja, odnosi se na sposobnost sistema, mreže ili procesa da se nosi sa rastućom količinom posla ili njegov potencijal za prilagođavanje rastu. Radi se o mogućnosti širenja bez da vas ometa vaš postojeći sistem ili potrebe za značajnim promjenama u njemu.
U slučaju DMS-a, skalabilnost znači da sistem može da se nosi sa sve većim brojem dokumenata, korisnika i tokova posla kako posao raste. Radi se o mogućnosti dodavanja novih funkcija i mogućnosti kako se ukaže potreba, bez narušavanja postojećih operacija.
• Uloga DMS-a u rastu poslovanja
Kako preduzeća rastu, raste i obim njihovih dokumenata. Ručno upravljanje ovim dokumentima može biti zastrašujući zadatak, koji često dovodi do neefikasnosti, grešaka i uskih grla. Ovdje dolazi DMS. Automatizira proces upravljanja dokumentima, olakšavajući spremanje, preuzimanje i dijeljenje dokumenata. Ovo ne samo da poboljšava efikasnost, već i oslobađa resurse koji se mogu koristiti za više strateških zadataka.
Štaviše, DMS takođe olakšava bolju saradnju među članovima tima. Omogućava više korisnika da istovremeno pristupe i rade na istom dokumentu, bez obzira na njihovu lokaciju. Ovo je posebno korisno za preduzeća sa više kancelarija ili one koje zapošljavaju udaljene radnike.
• Uticaj DMS-a na operativnu efikasnost
Jedna od ključnih prednosti DMS-a je njegova sposobnost poboljšanja operativne efikasnosti. Automatizacijom rutinskih zadataka smanjuje vrijeme i trud potreban za upravljanje dokumentima. To dovodi do bržeg vremena obrade, poboljšane produktivnosti i na kraju, uštede troškova.
Na primjer, DMS-ovi kao što je Folderit mogu koristiti prilagođene metapodatke za klasifikaciju i indeksiranje dokumenata, što olakšava njihovo pretraživanje i preuzimanje. Ovo eliminiše potrebu za ručnim prosijavanjem gomila dokumenata, štedeći zaposlenima dragocjeno vreme koje se može iskoristiti za produktivnije zadatke.
• Sigurnosna prednost DMS-a
U današnjem digitalnom dobu, sigurnost podataka je od najveće važnosti. DMS pruža robusne sigurnosne funkcije koje štite osjetljive poslovne dokumente od neovlaštenog pristupa i kršenja podataka. Omogućava preduzećima da kontrolišu ko može pristupiti određenim dokumentima i pratiti sve aktivnosti vezane za njih. Ovo ne samo da poboljšava sigurnost podataka, već i pomaže u usklađenosti sa propisima.
• Usklađenost sa propisima i DMS
Usklađenost sa propisima je značajna briga za preduzeća, posebno ona u visoko regulisanim industrijama kao što su zdravstvo, finansije i pravna pitanja. Nepoštivanje propisa može rezultirati velikim novčanim kaznama, pravnim posljedicama i štetom ugledu kompanije. DMS pojednostavljuje usklađenost pružajući funkcije kao što su kontrola pristupa, staze revizije i politike zadržavanja. Na primjer, Folderit-ove pune revizijske staze održavaju historiju svih sistemskih događaja, omogućavajući preduzećima da lako prate i dokumentiraju usklađenost.
• DMS i oporavak od katastrofe
U slučaju katastrofe, bilo prirodne ili umjetne, preduzeća riskiraju gubitak kritičnih dokumenata. Međutim, kod DMS-a, dokumenti se čuvaju digitalno i redovno prave rezervne kopije, čime se osigurava da se mogu brzo i lako povratiti. Folderit ovo čini korak dalje osiguravajući pouzdanost podataka kroz trostruke sigurnosne kopije na tri odvojene lokacije, svaka udaljena najmanje 100 km. Ovo pruža dodatni sloj sigurnosti i mira za preduzeća.
• DMS i briga o okolišu
Smanjenjem potrebe za fizičkim dokumentima, DMS doprinosi održivosti životne sredine. Smanjuje upotrebu papira, čime se smanjuje krčenje šuma i potrošnja energije povezana sa proizvodnjom papira. Štaviše, smanjuje fizički prostor potreban za skladištenje dokumenata, dodatno smanjujući ugljični otisak.
• Budućnost DMS-a
Budućnost DMS-a izgleda obećavajuće, jer je Mordor Intelligence projicirao da se očekuje da će veličina tržišta rasti sa 6,57 milijardi dolara u 2023.na 12,94 milijarde dolara do 2028. godine, uz CAGR od 14,50% tokom prognoziranog perioda. Ovaj rast je vođen napretkom tehnologije i sve većim usvajanjem rješenja baziranih na oblaku.
Predviđa se da će globalna veličina tržišta softvera za razmjenu datoteka također rasti na 24.8% CAGR od 2017.do 2023. (budućnost istraživanja tržišta, 2019.), što ukazuje na rastući trend saradnje i razmjene informacija.
• Skaliranje sa Folderitom
Kada je u pitanju skalabilnost, Folderit se ističe svojim robusnim karakteristikama dizajniranim da podrže rast poslovanja. Njegovo OCR indeksiranje sadržaja omogućava efikasno preuzimanje dokumenata, ne samo po imenu datoteke ili metapodacima, već i po sadržaju. Ova funkcija podržava više jezika, što je čini idealnom za preduzeća koja posluju u višejezičnim okruženjima.
Folderit-ova prilagođena funkcija metapodataka omogućava preduzećima da dodaju prilagođena polja različitih tipova podataka, koja se mogu koristiti kao parametri pretrage. Ovo povećava mogućnost pretraživanja dokumenata, olakšavajući korisnicima da pronađu potrebne informacije.
Štaviše, Folderit-ovo odobrenje i eSign tokovi rada automatizuju procese za odobrenje, potvrdu i potpise dokumenata na osnovu aktivnosti fascikle ili osnove za jednokratnu upotrebu. Ovo ne samo da pojednostavljuje tokove rada, već i osigurava dosljednost i tačnost.
• Prihvatiti skalabilnost sa DMS-om
U zaključku, sistemi za upravljanje dokumentima su moćan alat za preduzeća koja žele da skaliraju. Oni pojednostavljuju upravljanje dokumentima, poboljšavaju operativnu efikasnost, povećavaju sigurnost podataka, pomažu u usklađenosti sa propisima i doprinose održivosti životne sredine.
S obzirom da je tržište DMS-a spremno za značajan rast u narednim godinama, sada je vrijeme da preduzeća iskoriste ovu tehnologiju kako bi olakšala njihov rast i skalabilnost. A sa rješenjem kao što je Folderit, koje nudi mnoštvo funkcija dizajniranih da podrže skalabilnost, preduzeća su dobro opremljena za kretanje kroz svoje putovanje rasta.