Priprema revizije može biti zastrašujući zadatak za organizacije, posebno kada je u pitanju upravljanje i organizovanje ogromne količine potrebne dokumentacije.
Međutim, koristeći robustan sistem upravljanja dokumentima (DMS), preduzeća mogu pojednostaviti proces pripreme revizije i osigurati usklađenost sa regulatornim zahtjevima.
1. Centralizovano skladištenje dokumenata
DMS centralizuje skladištenje dokumenata, što olakšava pristup, upravljanje i praćenje sve relevantne dokumentacije tokom procesa revizije. Čuvanjem dokumenata na jednoj, sigurnoj lokaciji, DMS eliminiše potrebu za proširenjem i uvođenjem više ormara za registratore ili sisteme za skladištenje, štedeći vreme i smanjujući rizik od nedostatka kritičnih dokumenata.
2. Efikasna organizacija dokumenata i metapodaci
DMS rješenja omogućavaju efikasnu organizaciju dokumenata dozvoljavajući korisnicima da kategoriziraju, označavaju i primjenjuju metapodatke na dokumente. Ovo olakšava lociranje određenih dokumenata tokom revizije, jer korisnici mogu brzo tražiti dokumente na osnovu različitih kriterijuma, kao što su vrsta dokumenta, datum ili određene ključne riječi. Folderit ide korak dalje pružajući prilagodljiva polja metapodataka, omogućavajući korisnicima da prilagode sistem jedinstvenim potrebama svoje organizacije.
3. Napredne mogućnosti pretrage
Jedan od značajnih izazova tokom pripreme revizije je brzo i efikasno lociranje određenih dokumenata. DMS rješenje, kao što je Folderit, nudi napredne mogućnosti pretrage, uključujući optičko prepoznavanje znakova (OCR) i pretragu cijelog teksta, što omogućava korisnicima da lako pronađu relevantne dokumente. Ovo smanjuje vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima i osigurava da se tokom procesa revizije ne previde ključne informacije.
4. Kontrola granularnog pristupa
Folderit omogućava administratorima da postave granularne kontrole pristupa, omogućavajući im da ograniče pristup određenim dokumentima ili grupama korisnika. Ovo osigurava da samo ovlaštene osobe imaju pristup osjetljivim informacijama tokom procesa revizije i pomaže u održavanju visokog nivoa sigurnosti dokumenata vaše organizacije.
5. Sveobuhvatni tragovi revizija
Folderit pruža detaljne revizijske staze, omogućavajući organizacijama da prate sve radnje izvršene unutar sistema. Ova sveobuhvatna sposobnost vođenja evidencije pokazuje posvećenost vaše organizacije održavanju tačne evidencije i pomaže u podršci uspješnom procesu revizije.
6. Automatsko zadržavanje i brisanje
Folderit omogućava korisnicima da uspostave automatizovane politike zadržavanja za svaku vrstu dokumenta, obezbjeđujući poštovanje zakonskih i regulatornih zahtjeva. Štaviše, Folderit može automatski brisati dokumente koji više nisu potrebni, pomažući u održavanju efikasnog i ažurnog sistema upravljanja dokumentima.
7. Sigurno dijeljenje i saradnja
Folderit nudi sigurno dijeljenje i funkcije saradnje, što olakšava dijeljenje dokumenata sa vanjskim revizorima i drugim dionicima. Obezbjeđujući sigurnu platformu za dijeljenje osjetljivih informacija, Folderit olakšava nesmetan i efikasan proces revizije.
• Zašto Folderit je superioran izbor za pripremu revizije?
Folderit se izdvaja među ostalim DMS rješenjima nudeći korisničko, moćno i prilagodljivo rješenje za pripremu revizije. Neke od karakteristika koje Folderit čine idealnim izborom za pripremu revizije uključuju:
1. Prilagodljiva polja metapodataka
Folderit omogućava korisnicima da kreiraju prilagođena polja metapodataka, omogućavajući organizacijama da prilagode sistem svojim jedinstvenim potrebama i zahtjevima. Ova funkcija olakšava lociranje određenih dokumenata tokom revizije i osigurava da su sve relevantne informacije lako dostupne.
2. OCR i napredna pretraga
Folderit-ov OCR i mogućnosti pretraživanja cijelog teksta omogućavaju korisnicima da brzo lociraju relevantne dokumente na osnovu sadržaja u dokumentima, što olakšava pronalaženje ključnih informacija tokom procesa revizije.
3. Kontrola granularnog pristupa
Obezbjeđivanjem detaljnih kontrola pristupa, Folderit osigurava da samo ovlašćeni pojedinci imaju pristup osjetljivim informacijama tokom procesa revizije, održavajući visok nivo sigurnosti za dokumente vaše organizacije.
4. Sveobuhvatni tragovi revizija
Folderit-ovi detaljni tragovi revizije pomažu da se pokaže posvećenost vaše organizacije održavanju tačne evidencije i podrži uspješan proces revizije. Ova sveobuhvatna sposobnost vođenja evidencije može pružiti vrijedan uvid u proces upravljanja dokumentima, pomažući u identifikaciji područja za poboljšanje i nedostatke u usklađenosti.
5. Automatizirane politike zadržavanja i brisanja
Folderit omogućava organizacijama da uspostave automatizovane politike zadržavanja i brisanja za svaku vrstu dokumenta, obezbjeđujući poštovanje zakonskih i regulatornih zahtjeva. Ova funkcija ne samo da pomaže u održavanju efikasnog i mršavog sistema upravljanja dokumentima, već i smanjuje rizik od kazni i novčanih kazni zbog nepoštovanja.
6. Sigurno dijeljenje i saradnja
Sa Folderit-ovim sigurnim funkcijama dijeljenja i saradnje, organizacije mogu lako dijeliti dokumente sa vanjskim revizorima i drugim dionicima. Ovo olakšava nesmetan i efikasan proces revizije, jer revizori mogu pristupiti potrebnim informacijama bez ugrožavanja sigurnosti osjetljivih dokumenata.
7. Skalabilno i fleksibilno rješenje
Folderit je skalabilno i fleksibilno rješenje, što ga čini pogodnim za organizacije svih veličina i industrija. Kako vaša organizacija raste i vaše potrebe za pripremom revizije se razvijaju, Folderit se može prilagoditi kako bi se prilagodio ovim promjenama, osiguravajući da uvijek imate snažan i efikasan sistem za upravljanje dokumentima.
• Folderit olakšava pripremu revizije već 10 godina
Sistemi za upravljanje dokumentima, kao što je Folderit, igraju ključnu ulogu u olakšavanju pripreme revizije centralizacijom skladištenja dokumenata, omogućavajući efikasnu organizaciju dokumenata i pružajući napredne mogućnosti pretraživanja, između ostalih funkcija. Folderit se ističe kao vrhunski izbor za pripremu revizije zbog svojih prilagodljivih polja metapodataka, OCR-a i pretrage cijelog teksta, Detaljnih kontrola pristupa i sveobuhvatnih tragova revizije. Koristeći Folderit-ove moćne karakteristike i mogućnosti, organizacije mogu pojednostaviti proces pripreme revizije, osigurati usklađenost sa regulatornim zahtjevima i održati visok nivo sigurnosti za svoje dokumente.
Priprema revizije može biti zastrašujući zadatak za organizacije, posebno kada je u pitanju upravljanje i organizovanje ogromne količine potrebne dokumentacije.
Međutim, koristeći robustan sistem upravljanja dokumentima (DMS), preduzeća mogu pojednostaviti proces pripreme revizije i osigurati usklađenost sa regulatornim zahtjevima.
1. Centralizovano skladištenje dokumenata
DMS centralizuje skladištenje dokumenata, što olakšava pristup, upravljanje i praćenje sve relevantne dokumentacije tokom procesa revizije. Čuvanjem dokumenata na jednoj, sigurnoj lokaciji, DMS eliminiše potrebu za proširenjem i uvođenjem više ormara za registratore ili sisteme za skladištenje, štedeći vreme i smanjujući rizik od nedostatka kritičnih dokumenata.
2. Efikasna organizacija dokumenata i metapodaci
DMS rješenja omogućavaju efikasnu organizaciju dokumenata dozvoljavajući korisnicima da kategoriziraju, označavaju i primjenjuju metapodatke na dokumente. Ovo olakšava lociranje određenih dokumenata tokom revizije, jer korisnici mogu brzo tražiti dokumente na osnovu različitih kriterijuma, kao što su vrsta dokumenta, datum ili određene ključne riječi. Folderit ide korak dalje pružajući prilagodljiva polja metapodataka, omogućavajući korisnicima da prilagode sistem jedinstvenim potrebama svoje organizacije.
3. Napredne mogućnosti pretrage
Jedan od značajnih izazova tokom pripreme revizije je brzo i efikasno lociranje određenih dokumenata. DMS rješenje, kao što je Folderit, nudi napredne mogućnosti pretrage, uključujući optičko prepoznavanje znakova (OCR) i pretragu cijelog teksta, što omogućava korisnicima da lako pronađu relevantne dokumente. Ovo smanjuje vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima i osigurava da se tokom procesa revizije ne previde ključne informacije.
4. Kontrola granularnog pristupa
Folderit omogućava administratorima da postave granularne kontrole pristupa, omogućavajući im da ograniče pristup određenim dokumentima ili grupama korisnika. Ovo osigurava da samo ovlaštene osobe imaju pristup osjetljivim informacijama tokom procesa revizije i pomaže u održavanju visokog nivoa sigurnosti dokumenata vaše organizacije.
5. Sveobuhvatni tragovi revizija
Folderit pruža detaljne revizijske staze, omogućavajući organizacijama da prate sve radnje izvršene unutar sistema. Ova sveobuhvatna sposobnost vođenja evidencije pokazuje posvećenost vaše organizacije održavanju tačne evidencije i pomaže u podršci uspješnom procesu revizije.
6. Automatsko zadržavanje i brisanje
Folderit omogućava korisnicima da uspostave automatizovane politike zadržavanja za svaku vrstu dokumenta, obezbjeđujući poštovanje zakonskih i regulatornih zahtjeva. Štaviše, Folderit može automatski brisati dokumente koji više nisu potrebni, pomažući u održavanju efikasnog i ažurnog sistema upravljanja dokumentima.
7. Sigurno dijeljenje i saradnja
Folderit nudi sigurno dijeljenje i funkcije saradnje, što olakšava dijeljenje dokumenata sa vanjskim revizorima i drugim dionicima. Obezbjeđujući sigurnu platformu za dijeljenje osjetljivih informacija, Folderit olakšava nesmetan i efikasan proces revizije.
• Zašto Folderit je superioran izbor za pripremu revizije?
Folderit se izdvaja među ostalim DMS rješenjima nudeći korisničko, moćno i prilagodljivo rješenje za pripremu revizije. Neke od karakteristika koje Folderit čine idealnim izborom za pripremu revizije uključuju:
1. Prilagodljiva polja metapodataka
Folderit omogućava korisnicima da kreiraju prilagođena polja metapodataka, omogućavajući organizacijama da prilagode sistem svojim jedinstvenim potrebama i zahtjevima. Ova funkcija olakšava lociranje određenih dokumenata tokom revizije i osigurava da su sve relevantne informacije lako dostupne.
2. OCR i napredna pretraga
Folderit-ov OCR i mogućnosti pretraživanja cijelog teksta omogućavaju korisnicima da brzo lociraju relevantne dokumente na osnovu sadržaja u dokumentima, što olakšava pronalaženje ključnih informacija tokom procesa revizije.
3. Kontrola granularnog pristupa
Obezbjeđivanjem detaljnih kontrola pristupa, Folderit osigurava da samo ovlašćeni pojedinci imaju pristup osjetljivim informacijama tokom procesa revizije, održavajući visok nivo sigurnosti za dokumente vaše organizacije.
4. Sveobuhvatni tragovi revizija
Folderit-ovi detaljni tragovi revizije pomažu da se pokaže posvećenost vaše organizacije održavanju tačne evidencije i podrži uspješan proces revizije. Ova sveobuhvatna sposobnost vođenja evidencije može pružiti vrijedan uvid u proces upravljanja dokumentima, pomažući u identifikaciji područja za poboljšanje i nedostatke u usklađenosti.
5. Automatizirane politike zadržavanja i brisanja
Folderit omogućava organizacijama da uspostave automatizovane politike zadržavanja i brisanja za svaku vrstu dokumenta, obezbjeđujući poštovanje zakonskih i regulatornih zahtjeva. Ova funkcija ne samo da pomaže u održavanju efikasnog i mršavog sistema upravljanja dokumentima, već i smanjuje rizik od kazni i novčanih kazni zbog nepoštovanja.
6. Sigurno dijeljenje i saradnja
Sa Folderit-ovim sigurnim funkcijama dijeljenja i saradnje, organizacije mogu lako dijeliti dokumente sa vanjskim revizorima i drugim dionicima. Ovo olakšava nesmetan i efikasan proces revizije, jer revizori mogu pristupiti potrebnim informacijama bez ugrožavanja sigurnosti osjetljivih dokumenata.
7. Skalabilno i fleksibilno rješenje
Folderit je skalabilno i fleksibilno rješenje, što ga čini pogodnim za organizacije svih veličina i industrija. Kako vaša organizacija raste i vaše potrebe za pripremom revizije se razvijaju, Folderit se može prilagoditi kako bi se prilagodio ovim promjenama, osiguravajući da uvijek imate snažan i efikasan sistem za upravljanje dokumentima.
• Folderit olakšava pripremu revizije već 10 godina
Sistemi za upravljanje dokumentima, kao što je Folderit, igraju ključnu ulogu u olakšavanju pripreme revizije centralizacijom skladištenja dokumenata, omogućavajući efikasnu organizaciju dokumenata i pružajući napredne mogućnosti pretraživanja, između ostalih funkcija. Folderit se ističe kao vrhunski izbor za pripremu revizije zbog svojih prilagodljivih polja metapodataka, OCR-a i pretrage cijelog teksta, Detaljnih kontrola pristupa i sveobuhvatnih tragova revizije. Koristeći Folderit-ove moćne karakteristike i mogućnosti, organizacije mogu pojednostaviti proces pripreme revizije, osigurati usklađenost sa regulatornim zahtjevima i održati visok nivo sigurnosti za svoje dokumente.