Preduzeća se često bore sa pretrpanim IT okruženjem, sa odvojenim arhivama za računovodstvo i ljudske resurse, više direktorija datoteka i različite aplikacije toka posla raspoređene po različitim domenima.
Ovo može zvučati haotično jer, pa, često jeste! Ove strukture stvaraju sve veće troškove razvoja i održavanja, uvode neizvjesnosti tokom ažuriranja i čine mukotrpnim upravljanje informacijama i poslovnim procesima. Pojednostavljivanje ovih platformi putem migracije sistema za upravljanje dokumentima (DMS) je stoga strateški cilj mnogih preduzeća.
• Potreba za konsolidacijom
Uprkos naizgled operativnom haosu, neophodno je razumjeti zašto organizacije vrednuju sistem i konsolidaciju informacija. Velike korporacije mogle bi žonglirati sa 10, 20 ili čak stotina sistema. Ovi aranžmani se obično javljaju u kompanijama sa više podružnica ili onima u fazi nakon spajanja.
Neorganizovano IT okruženje ne samo da povećava troškove održavanja i osoblja, već i smanjuje inovacije smanjenjem budžetske marže. Vremenom, zastarela DMS i workflow rešenja ne ispunjavaju zahtjeve savremenih sistema upravljanja informacijama. Ovaj neuspjeh postaje posebno očigledan kako raste broj upravljanih dokumenata, poslovnih procesa i korisnika.
• Posljedice heterogenih IT platformi
Neorganizovane IT platforme imaju svoje jedinstvene izazove. Redundantno čuvanje podataka i složene strukture arhiviranja rezultiraju značajnim gubitkom vremena. Postaje izazovno obezbijediti brzo, inteligentno upravljanje informacijama i procesima zbog brojnih granica sistema i poteškoća u automatizaciji. Shodno tome, pati potencijal kompanije za inovacijama i njena tehnološka moć. Takođe, povećavaju se rizici od neusklađenosti, kao što su kršenja zaštite podataka, zbog pogrešno pohranjenih ili neidentifikovanih podataka.
• Oslobađanje od motoa “Nikad ne mijenjaj pokrenuti sistem”
Iako moto “Nikad ne mijenjaj pokrenuti sistem” može izgledati utješno, on ne uzima u obzir unutrašnje raspadanje sistema. Potreba za djelovanjem postaje očigledna tek kada podrška za naslijeđene sisteme istekne, poslovanje se zaustavi ili kada sankcije o usklađenosti postanu stvarnost. Strepnja oko migracije često se vrti oko potencijala za gubitak podataka, praznine u usklađenosti i operativne poremećaje. Međutim, sa dobro strukturiranim planom migracije, ove brige se mogu ublažiti.
• Plan sa četiri koraka za DMS migraciju
Skok sa postojećeg sistema na novi ne mora biti zastrašujući proces. Evo vodiča korak po korak za nesmetanu migraciju vaših DM-ova:
1 korak – Prijenos metapodataka
Migracijsko putovanje počinje prijenosom samo metapodataka za dokumente. Većina podataka ostaje na svojoj originalnoj lokaciji, omogućavajući zastarelim sistemima da počnu postepeno da se gase, čime se eliminišu troškovi održavanja i rada.
2 korak – Pristupite naslijeđenim sistemima
Tokom tranzicije, korisnici mogu pristupiti bazenima u naslijeđenom sistemu, kao i dokumentima koji su već pohranjeni u novim DMS-ovima koristeći migrirane metapodatke. Ovaj glatki prelaz znači da automatizovani procesi i procjene koje koriste AI nastavljaju da rade bez prekida.
3 korak – Podnesite nove dokumente u novi DMS
Tokom faze migracije, korisnici mogu pohraniti nove ili dolazne dokumente direktno u novi DMS. Ovaj korak omogućava korisnicima da proaktivno koriste novi sistem za svoj svakodnevni rad.
4 korak – Potpuna migracija bez zastoja
Konačno, dokumenti iz starog sistema postepeno se premještaju na novi DMS u pozadini, bez gubitka performansi. Ovaj proces osigurava da nema zastoja, održavanje neprekidnog poslovanja.
• Osiguravanje sistema za upravljanje informacijama za budućnost
Dok je konsolidacija dokumenata i podataka jedna strana medalje, novi sistem takođe treba da obezbijedi dosljedno i inteligentno upravljanje svim informacijama i procesima u budućnosti. Sistem ne bi trebao ponavljati iste greške kao naslijeđeni sistemi ili podsticati zaobilazna rješenja. Da biste to postigli:
1. Novi DMS-ovi bi trebali biti skalabilni, prilagođavajući rast kompanije i njegove funkcionalne i tehničke zahtjeve koji se razvijaju.
2. Sistem bi trebao omogućiti zaposlenima brz pristup i razmjenu informacija s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme, eliminirajući potrebu za duplikatima ili pretjeranim e-mailovima.
3. Uključivanje standardnih interfejsa i otvorenih API-ja može sprečiti razvoj novih informacionih silosa, omogućavajući dosledno upravljanje usklađenošću.
4. Kognitivne usluge integrisane u DMS platformu mogu pružiti inteligentno upravljanje informacijama i procesima širom preduzeća.
Zaključak
Prelazak na novi DMS je inicijativa koja zaslužuje zdravu dozu poštovanja. Međutim, prednosti konsolidacije nadmašuju rizike povezane sa naslijeđenim sistemima. Uz sistematski pristup, provjerene procedure i pravu tehnologiju, migracije mogu biti predvidljive i sigurne. Vrijeme je da očistite sistem upravljanja informacijama vaše kompanije i pripremite se za budućnost!
Preduzeća se često bore sa pretrpanim IT okruženjem, sa odvojenim arhivama za računovodstvo i ljudske resurse, više direktorija datoteka i različite aplikacije toka posla raspoređene po različitim domenima.
Ovo može zvučati haotično jer, pa, često jeste! Ove strukture stvaraju sve veće troškove razvoja i održavanja, uvode neizvjesnosti tokom ažuriranja i čine mukotrpnim upravljanje informacijama i poslovnim procesima. Pojednostavljivanje ovih platformi putem migracije sistema za upravljanje dokumentima (DMS) je stoga strateški cilj mnogih preduzeća.
• Potreba za konsolidacijom
Uprkos naizgled operativnom haosu, neophodno je razumjeti zašto organizacije vrednuju sistem i konsolidaciju informacija. Velike korporacije mogle bi žonglirati sa 10, 20 ili čak stotina sistema. Ovi aranžmani se obično javljaju u kompanijama sa više podružnica ili onima u fazi nakon spajanja.
Neorganizovano IT okruženje ne samo da povećava troškove održavanja i osoblja, već i smanjuje inovacije smanjenjem budžetske marže. Vremenom, zastarela DMS i workflow rešenja ne ispunjavaju zahtjeve savremenih sistema upravljanja informacijama. Ovaj neuspjeh postaje posebno očigledan kako raste broj upravljanih dokumenata, poslovnih procesa i korisnika.
• Posljedice heterogenih IT platformi
Neorganizovane IT platforme imaju svoje jedinstvene izazove. Redundantno čuvanje podataka i složene strukture arhiviranja rezultiraju značajnim gubitkom vremena. Postaje izazovno obezbijediti brzo, inteligentno upravljanje informacijama i procesima zbog brojnih granica sistema i poteškoća u automatizaciji. Shodno tome, pati potencijal kompanije za inovacijama i njena tehnološka moć. Takođe, povećavaju se rizici od neusklađenosti, kao što su kršenja zaštite podataka, zbog pogrešno pohranjenih ili neidentifikovanih podataka.
• Oslobađanje od motoa “Nikad ne mijenjaj pokrenuti sistem”
Iako moto “Nikad ne mijenjaj pokrenuti sistem” može izgledati utješno, on ne uzima u obzir unutrašnje raspadanje sistema. Potreba za djelovanjem postaje očigledna tek kada podrška za naslijeđene sisteme istekne, poslovanje se zaustavi ili kada sankcije o usklađenosti postanu stvarnost. Strepnja oko migracije često se vrti oko potencijala za gubitak podataka, praznine u usklađenosti i operativne poremećaje. Međutim, sa dobro strukturiranim planom migracije, ove brige se mogu ublažiti.
• Plan sa četiri koraka za DMS migraciju
Skok sa postojećeg sistema na novi ne mora biti zastrašujući proces. Evo vodiča korak po korak za nesmetanu migraciju vaših DM-ova:
1 korak – Prijenos metapodataka
Migracijsko putovanje počinje prijenosom samo metapodataka za dokumente. Većina podataka ostaje na svojoj originalnoj lokaciji, omogućavajući zastarelim sistemima da počnu postepeno da se gase, čime se eliminišu troškovi održavanja i rada.
2 korak – Pristupite naslijeđenim sistemima
Tokom tranzicije, korisnici mogu pristupiti bazenima u naslijeđenom sistemu, kao i dokumentima koji su već pohranjeni u novim DMS-ovima koristeći migrirane metapodatke. Ovaj glatki prelaz znači da automatizovani procesi i procjene koje koriste AI nastavljaju da rade bez prekida.
3 korak – Podnesite nove dokumente u novi DMS
Tokom faze migracije, korisnici mogu pohraniti nove ili dolazne dokumente direktno u novi DMS. Ovaj korak omogućava korisnicima da proaktivno koriste novi sistem za svoj svakodnevni rad.
4 korak – Potpuna migracija bez zastoja
Konačno, dokumenti iz starog sistema postepeno se premještaju na novi DMS u pozadini, bez gubitka performansi. Ovaj proces osigurava da nema zastoja, održavanje neprekidnog poslovanja.
• Osiguravanje sistema za upravljanje informacijama za budućnost
Dok je konsolidacija dokumenata i podataka jedna strana medalje, novi sistem takođe treba da obezbijedi dosljedno i inteligentno upravljanje svim informacijama i procesima u budućnosti. Sistem ne bi trebao ponavljati iste greške kao naslijeđeni sistemi ili podsticati zaobilazna rješenja. Da biste to postigli:
1. Novi DMS-ovi bi trebali biti skalabilni, prilagođavajući rast kompanije i njegove funkcionalne i tehničke zahtjeve koji se razvijaju.
2. Sistem bi trebao omogućiti zaposlenima brz pristup i razmjenu informacija s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme, eliminirajući potrebu za duplikatima ili pretjeranim e-mailovima.
3. Uključivanje standardnih interfejsa i otvorenih API-ja može sprečiti razvoj novih informacionih silosa, omogućavajući dosledno upravljanje usklađenošću.
4. Kognitivne usluge integrisane u DMS platformu mogu pružiti inteligentno upravljanje informacijama i procesima širom preduzeća.
Zaključak
Prelazak na novi DMS je inicijativa koja zaslužuje zdravu dozu poštovanja. Međutim, prednosti konsolidacije nadmašuju rizike povezane sa naslijeđenim sistemima. Uz sistematski pristup, provjerene procedure i pravu tehnologiju, migracije mogu biti predvidljive i sigurne. Vrijeme je da očistite sistem upravljanja informacijama vaše kompanije i pripremite se za budućnost!