E-poslovanje

Pojam bespapirnog ili e-poslovanja još je 1975. ušao u poslovni leksikon (doduše, samo kao ideja ureda bez papira) u članku objavljenom u Business Weeku pod naslovom ‘Ured budućnosti’. U tom je članku George Pake, legendarni čelnik Xerox Palo Alto Research Centera, predvidio tehnologiju koja je trebala do 1995. omogućiti zaposlenicima da pritiskom tipke zamijene gomilanje ispisanih dokumenata u uredima, a da informacija dođe do svih kojima je namijenjena. Gotovo četvrt stoljeća poslije svi poslovni procesi u poduzećima teku upravo u tom smjeru. Uredi danas nisu ograničeni samo na četiri zida; većina komunikacije i poslovnih procesa obavlja se upotrebom internetske veze i različitih softvera koji su brzim prihvaćanjem i primjenom u svakodnevnim poslovnim procesima donijeli prevagu nad konkurentima pa su poduzeća koja su ulagala u informacijske sustave, mijenjajući ustaljene manualne radnje u efikasnije i ekonomičnije digitalno poslovanje, prirodnim eliminacijskim procesom isplivala na vrh.

Degradiranje dokumenta

Električne pisaće strojeve zamijenila su računala, a s njima je postupno i papirnate dopise zamijenila e-pošta. Prije dvadeset godina internetsko bankarstvo vjerojatno je bilo najlošije prodavana usluga u bankama,no danas čak i umirovljenici u Hrvatskoj obavljaju platni promet na pametnim telefonima. Veći uzlet e-poslovanja vidljiv je zahvaljujući idejama koje su lako dostupne, jednostavne za upotrebu i koje skraćuju nekorisne radne procese ostavljajući više vremena za koristan rad. Na domaćem tržištu prednost e-poslovanja velika su poduzeća, pretežito ona u trgovinskom sektoru, prepoznala još u prošlom stoljeću kad su počela digitalno razmjenjivati račune s pomoću informacijskih sustava, ali tom se trendu okreće i sve više mikrotvrtki, malih i srednjih tvrtki, kao i drugih oblika organizacija koje u poslovanju upravljaju velikom količinom dokumenata.

Danas svaki dokument nastaje kao digitalni dokument. Ispisivanjem (printanjem) degradira se, prebacuje iz forme koju smo rado prihvatili u modernom svijetu, jer sve radimo na svojim računalima, tabletima i pametnim telefonima, u formu koja postoji od 105. godine n. e. i koja je dala maksimum jer je šuma za sječu stabala kako bi se izradio papir koji će nakon toga završiti u smeću nakon što jedanaest godina bude pohranjen u tisućama registratora na prašnjavim policama već gotovo nestala.

Prateći svjetske trendove, ali i zahtjeve koje je nama i drugim zemljama članicama postavila Europska unija, domaći IT sektor počeo je razvijati rješenja u oblaku sustava za upravljanje poslovnim dokumentima ili DMS (engl. document management system). Većina tvrtki koje su brzo prihvatile e-račun ne bježi od poslovnih inovacija, žudi za alatima kojima će ubrzati poslovanje, posebice kad im takav sustav omogućuje da svi dokumenti budu centralizirani i da im se može pristupiti s pametnog telefona s bilo kojega kraja svijeta te da im ne trebaju deseci kopija istoga dokumenta (koje su, zapravo, čisti trošak), kako bi svi sudionici u postupkudobili potrebne informacije ili obradili dokument prema svojim zaduženjima.

Ukidanje pečata i potpisa

Prema istraživanju AIIM-a, organizacije najvećih informacijskih posrednika u svijetu, glavni uzrok takve degradacije dokumenata jesu pečatiranje i potpisivanje. Ukidanjem obveze pečata ukinula se potreba za ispisivanjem dokumenata jer se sve može potpisati elektronički. E-dokument tako ostaje u primarnom obliku, što štedi vrijeme za ispisivanje, pečatiranje i kuvertiranje ili arhiviranje dokumenta, tonere, papir te prostor za pohranu dokumenata. Tako se, zapravo, mogu obrađivati i druge knjigovodstvene isprave koje u poslovnim procesima uz e-račun kruže kao središnji dokument: mogu se ovjeravati, knjižiti, plaćati i pohranjivati u početnome digitalnom obliku.

Centraliziranje podataka

I država već nekoliko godina radi na centralizaciji svih podataka kao obliku racionalizacije poslovanja i upravljanja, no taj je proces još spor i ne prati potpuno druge zemlje članice Europske unije, čak ni one uregiji, a s digitalnim rješenjima zemalja poput Estonije servis eGrađani ne može se ni uspoređivati. Estonija je uza skandinavske zemlje te Finsku i Island svakako najsvjetliji primjer koristi digitalizacije. Već više godina estonska se vlada na sjednicama ne koristi tiskanim materijalima, Tallinn je gotovo potpuno pokriven besplatnim bežičnim internetom, službeni dokumenti potpisuju se elektroničkim potpisom umjesto vlastoručnim, a korespondencija s liječnikom, čak i za traženje recepata, obavlja se SMS-om.

EU planira goleme uštede

Prateći svjetske trendove, ali i zahtjeve koje je nama i drugim zemljama članicama postavila Europska unija, domaći IT sektor počeo je razvijati rješenja u oblaku sustava za upravljanje poslovnim dokumentima ili DMS (engl. document management system). Većina tvrtki koje su brzo prihvatile e-račun ne bježi od poslovnih inovacija, žudi za alatima kojima će ubrzati poslovanje, posebice kad im takav sustav omogućuje da svi dokumenti budu centralizirani i da im se može pristupiti s pametnog telefona s bilo kojega kraja svijeta te da im ne trebaju deseci kopija istoga dokumenta (koje su, zapravo, čisti trošak), kako bi svi sudionici u postupkudobili potrebne informacije ili obradili dokument prema svojim zaduženjima.

Jednostavna matematika – Papiri troše i novac i vrijeme

Izgubi se čak 7,5 posto dokumenata koji u papirnatom obliku uđu u tvrtku, od čega ih se tri posto nikad ne pronađe. To je izgubljeno (radno) vrijeme u traženju dokumenata, odnosno plaćeni nekorisni rad; to je kašnjenje s valutom plaćanja, odnosno izravan gubitak novca. Nadalje, prosječna obrada papirnatog dokumenta koji zahtijeva odobrenje više osoba može trajati i do dvadeset radnih dana. Kad tvrtka upravlja s mnogo dokumenata, javljaju se problemi u poslovanju. Najčešće ih prouzroče spora administracija, loša komunikacija među sektorima zaduženima za obradu dokumenata te gubljenje dokumenata koji putuju kroz tvrtku. Takva tvrtka postaje trom aparat koji gubi bitku s konkurencijom koja je na vrijeme naučila da se najvažniji poslovni procesi zasnivaju na brzim, djelotvornim i jednostavnim tokovima poslovnih dokumenata.