Šta je zapravo digitalna transformacija?
Da bi poduzeća opstala i napredovala u današnjem svijetu moraju pratiti trendove i kontinuirano raditi usklađivanje kao dio promjena i poboljšanja digitalne tehnologije. Proces upotrebe digitalne tehnologije za prelazak sa ručnih na automatizovane sisteme poznat je kao digitalna transformacija ili digitalizacija. Mnoga preduzeća koriste softver za upravljanje dokumentima za automatizaciju i pojednostavljenje procedura kompanije.
Kompanije koje odbijaju da se razvijaju i nastavljaju da se oslanjaju na štampani papir nemaju nikakve šanse da prežive u oštrom konkurentskom okruženju.
Softver za upravljanje dokumentima Folderit omogućava preduzećima da preispitaju kako rukuju papirima. Kompanije koje prelaze s papirnih na automatizirane procese rade više od puke digitalizacije papirnih dokumenata i poboljšavaju produktivnost, bilo da rade s fakturama, izvještajima o troškovima, narudžbenicama ili obrascima za uključivanje zaposlenika.
Šta digitalna transformacija dokumenata znači za vašu kompaniju?
1. Skeniranje i snimanje dokumenata
Prvi i najznačajniji postupak je digitalizacija dokumenata, koja podrazumijeva skeniranje dokumenata i njihovo profilisanje i indeksiranje. Sa rješenjima za skeniranje dokumenata Folderit jednostavno možete zamijeniti nepotrebne aktivnosti na papiru digitalnim dokumentima i koristiti ih za automatizaciju poslovnih procesa. Folderit-ova moćna OCR tehnologija može otkriti i uhvatiti najvrednije informacije iz papirnih dokumenata, PDF-ova ili slikovnih datoteka i pretvoriti ih u visoko strukturirane, upotrebljive i pretražive podatke.
2. Pristupite dokumentima bilo gdje u bilo koje vrijeme
Mogućnost pristupa papirima s bilo kojeg mjesta je najmoćniji motivator za digitalnu transformaciju dokumenata. Dani pristupa i rada sa dokumentima iz kancelarije su davno prošli. Zaposleni širom svijeta sada mogu daljinski pristupiti svojim dokumentima s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme koristeći uobičajeni web preglednik ili mobilnu aplikaciju, bez žrtvovanja sigurnosti, zahvaljujući Folderit-ovoj web verziji.
3. Tok rada dokumenata i automatizirani radni procesi
Tok posla je kritičan korak u osiguravanju digitalne tranzicije organizacije i sticanju konkurentske prednosti. Folderit-ov softver za upravljanje dokumentima nudi funkcije automatizacije toka posla sa svojom integracijom čini brojne procedure odobravanja dokumenata jednostavnijim, bržim i bez grešaka. Ovo štedi vrijeme, poboljšava efikasnost i oslobađa članove tima da rade na zadacima veće vrijednosti.
4. Potpisivanje dokumenata digitalnim potpisima.
Zbog zahtjeva za bržim odobrenjima za ispunjavanje progresivno kraćih rokova, pojavio se digitalni potpis. Folderit-ova DocuSign integracija omogućava lake digitalne potpise i radni tok zasnovan na odobrenju, što je jedan od najbržih načina za unapređenje digitalne transformacije kompanije. Digitalni potpisi pomažu u automatizaciji ručnog procesa pribavljanja potpisa za ugovore, odobrenja ili bilo koji drugi dokument koji zahtijeva potpis; e-potpisi su brz i lak proces za pošiljaoce i potpisnike.
5. Koristite dinamičke web e-obrasce za prikupljanje informacija.
Godinama se papirni obrasci koriste za prikupljanje podataka jer su jednostavni. Međutim, skupi su za štampanje, sporo se popunjavaju, a kada se vrate, mogu biti nepotpuni i teški za čitanje. Kao rezultat toga, informacije su netačne, a procesi kasne. Softver za upravljanje dokumentima Folderit ima alatku za web e-obrasce za zamjenu papirnih obrazaca sa web obrascima koji se jednostavno kreiraju koji se mogu ugraditi u intranete ili javne web stranice. Korisnici mogu prilagoditi online obrasce kako bi zadovoljili svoje poslovne potrebe. Popunjeni obrasci se zatim mogu poslati i elektronski usmjeriti u spremište, gdje se sigurno arhiviraju za budući pristup i obradu.
Kako kreirate mapu puta za digitalnu transformaciju?
Ako je vaša firma spremna da započne rad na digitalnoj transformaciji, trebat će vam plan da to stignete. Iako je pristup svake kompanije jedinstven, pogledajmo važne elemente uspješnog početka.
1. Odredite proceduru
Prvo odredite koji procesi mogu imati koristi od digitalizacije. Razgovor sa ostalim članovima tima ovdje može biti koristan faktor.
2. Definirajte svoje ciljeve.
Nekoliko prednosti digitalne transformacije smo već pokrili. Šta je vaš cilj? Ako vaši ciljevi i ciljevi nisu jasni, radite na njima.
3. Odaberite najbolja rješenja
Uvjerite se da ste uložili dovoljno novca u svoje napore digitalne transformacije i da koristite najbolje alate. Multifunkcionalni alati su najisplativije rješenje. Folderit, na primjer, je aplikacija za upravljanje dokumentima koja također funkcionira kao platforma za jednostavnu komunikaciju i timsku produktivnost.
4. Timski trening
Konačno, uspjeh vašeg poduhvata odredit će sudionici. Prenesite prednosti digitalne transformacije svom osoblju i zatražite doprinos od njih.
5. Održavanje nakon uvođenja
Uspjeh u digitalnoj transformaciji ne dolazi odmah. Provjerite jeste li u toku sa digitalnim principima i najboljim praksama. Stalni profesionalni razvoj i korištenje trenutnih tehnologija imaju značajan utjecaj na kulturu vaše kompanije i zadržavanje ljudi, tako da je to situacija u kojoj svi dobivaju.
Isprobajte Folderit i poboljšajte budućnost upravljanja dokumentima svoje kompanije!
Šta je zapravo digitalna transformacija?
Da bi poduzeća opstala i napredovala u današnjem svijetu moraju pratiti trendove i kontinuirano raditi usklađivanje kao dio promjena i poboljšanja digitalne tehnologije. Proces upotrebe digitalne tehnologije za prelazak sa ručnih na automatizovane sisteme poznat je kao digitalna transformacija ili digitalizacija. Mnoga preduzeća koriste softver za upravljanje dokumentima za automatizaciju i pojednostavljenje procedura kompanije.
Kompanije koje odbijaju da se razvijaju i nastavljaju da se oslanjaju na štampani papir nemaju nikakve šanse da prežive u oštrom konkurentskom okruženju.
Softver za upravljanje dokumentima Folderit omogućava preduzećima da preispitaju kako rukuju papirima. Kompanije koje prelaze s papirnih na automatizirane procese rade više od puke digitalizacije papirnih dokumenata i poboljšavaju produktivnost, bilo da rade s fakturama, izvještajima o troškovima, narudžbenicama ili obrascima za uključivanje zaposlenika.
Šta digitalna transformacija dokumenata znači za vašu kompaniju?
1. Skeniranje i snimanje dokumenata
Prvi i najznačajniji postupak je digitalizacija dokumenata, koja podrazumijeva skeniranje dokumenata i njihovo profilisanje i indeksiranje. Sa rješenjima za skeniranje dokumenata Folderit jednostavno možete zamijeniti nepotrebne aktivnosti na papiru digitalnim dokumentima i koristiti ih za automatizaciju poslovnih procesa. Folderit-ova moćna OCR tehnologija može otkriti i uhvatiti najvrednije informacije iz papirnih dokumenata, PDF-ova ili slikovnih datoteka i pretvoriti ih u visoko strukturirane, upotrebljive i pretražive podatke.
2. Pristupite dokumentima bilo gdje u bilo koje vrijeme
Mogućnost pristupa papirima s bilo kojeg mjesta je najmoćniji motivator za digitalnu transformaciju dokumenata. Dani pristupa i rada sa dokumentima iz kancelarije su davno prošli. Zaposleni širom svijeta sada mogu daljinski pristupiti svojim dokumentima s bilo kojeg mjesta u bilo koje vrijeme koristeći uobičajeni web preglednik ili mobilnu aplikaciju, bez žrtvovanja sigurnosti, zahvaljujući Folderit-ovoj web verziji.
3. Tok rada dokumenata i automatizirani radni procesi
Tok posla je kritičan korak u osiguravanju digitalne tranzicije organizacije i sticanju konkurentske prednosti. Folderit-ov softver za upravljanje dokumentima nudi funkcije automatizacije toka posla sa svojom integracijom čini brojne procedure odobravanja dokumenata jednostavnijim, bržim i bez grešaka. Ovo štedi vrijeme, poboljšava efikasnost i oslobađa članove tima da rade na zadacima veće vrijednosti.
4. Potpisivanje dokumenata digitalnim potpisima.
Zbog zahtjeva za bržim odobrenjima za ispunjavanje progresivno kraćih rokova, pojavio se digitalni potpis. Folderit-ova DocuSign integracija omogućava lake digitalne potpise i radni tok zasnovan na odobrenju, što je jedan od najbržih načina za unapređenje digitalne transformacije kompanije. Digitalni potpisi pomažu u automatizaciji ručnog procesa pribavljanja potpisa za ugovore, odobrenja ili bilo koji drugi dokument koji zahtijeva potpis; e-potpisi su brz i lak proces za pošiljaoce i potpisnike.
5. Koristite dinamičke web e-obrasce za prikupljanje informacija.
Godinama se papirni obrasci koriste za prikupljanje podataka jer su jednostavni. Međutim, skupi su za štampanje, sporo se popunjavaju, a kada se vrate, mogu biti nepotpuni i teški za čitanje. Kao rezultat toga, informacije su netačne, a procesi kasne. Softver za upravljanje dokumentima Folderit ima alatku za web e-obrasce za zamjenu papirnih obrazaca sa web obrascima koji se jednostavno kreiraju koji se mogu ugraditi u intranete ili javne web stranice. Korisnici mogu prilagoditi online obrasce kako bi zadovoljili svoje poslovne potrebe. Popunjeni obrasci se zatim mogu poslati i elektronski usmjeriti u spremište, gdje se sigurno arhiviraju za budući pristup i obradu.
Kako kreirate mapu puta za digitalnu transformaciju?
Ako je vaša firma spremna da započne rad na digitalnoj transformaciji, trebat će vam plan da to stignete. Iako je pristup svake kompanije jedinstven, pogledajmo važne elemente uspješnog početka.
1. Odredite proceduru
Prvo odredite koji procesi mogu imati koristi od digitalizacije. Razgovor sa ostalim članovima tima ovdje može biti koristan faktor.
2. Definirajte svoje ciljeve.
Nekoliko prednosti digitalne transformacije smo već pokrili. Šta je vaš cilj? Ako vaši ciljevi i ciljevi nisu jasni, radite na njima.
3. Odaberite najbolja rješenja
Uvjerite se da ste uložili dovoljno novca u svoje napore digitalne transformacije i da koristite najbolje alate. Multifunkcionalni alati su najisplativije rješenje. Folderit, na primjer, je aplikacija za upravljanje dokumentima koja također funkcionira kao platforma za jednostavnu komunikaciju i timsku produktivnost.
4. Timski trening
Konačno, uspjeh vašeg poduhvata odredit će sudionici. Prenesite prednosti digitalne transformacije svom osoblju i zatražite doprinos od njih.
5. Održavanje nakon uvođenja
Uspjeh u digitalnoj transformaciji ne dolazi odmah. Provjerite jeste li u toku sa digitalnim principima i najboljim praksama. Stalni profesionalni razvoj i korištenje trenutnih tehnologija imaju značajan utjecaj na kulturu vaše kompanije i zadržavanje ljudi, tako da je to situacija u kojoj svi dobivaju.
Isprobajte Folderit i poboljšajte budućnost upravljanja dokumentima svoje kompanije!