Frustrirajuće je kada ne možete pronaći dokumente u svom neposrednom radnom okruženju, na računaru ili bilo gdje drugdje. Pregledavajući stotine mapa, provjeravajući vaše zbrkano i gusto punjeno poštansko sanduče, pretražujući vaše digitalne datoteke itd. Ove misije potrage i spašavanja za dokumente mogu postati dosadne i dugotrajne, a u nekim slučajevima i skupe.
Težak je poduhvat upravljati ovim nestrukturiranim fizičkim i digitalnim neredom, kao i učiniti ga dostupnim vašim zaposlenima, klijentima, partnerima i drugim zainteresovanim stranama može se pokazati izazovnim. Zaposleni često ne mogu pronaći ili pristupiti ključnim dokumentima u odgovarajuće vrijeme zbog vremenskih ili lokacijskih ograničenja. Sve ovo doprinosi velikom padu produktivnosti. Uz sva ova pitanja koja se nadvijaju u pozadini, kako preduzeća mogu ostati produktivna?
“Obiman rast podataka, usklađenosti i regulatornih pitanja, potreba za bržim procesom donošenja odluka i zahtjev za planom za vanredne situacije za bilo koju katastrofu i sigurnosna pitanja faktori su koji pokreću usvajanje DMS-a.” – Vishal Tripathi, bivši glavni istraživački analitičar u Gartner Inc.
• Šta pokreće kompanije da koriste softver za upravljanje dokumentima?
Ovo je pet najboljih razloga zašto preduzeća koriste softver za upravljanje dokumentima.
1. Obim podataka se brzo povećava
Ovo je bez sumnje jedan od najkritičnijih elemenata koji pokreću potrebu za sistemom upravljanja dokumentima. Od kasnih 1990-ih i ranog 21. vijeka borili smo se sa podacima. Očekuje se da će cjelokupna količina podataka stvorenih, zarobljenih i potrošenih širom svijeta premašiti 180 zetabajta do 2025.godine.
2. Pitanja usklađenosti i regulacije
Usklađenost sa propisima ima ogroman uticaj na sve aspekte korporativnog poslovanja. Kompanije troše mnogo vremena i novca održavajući poštivanje propisa, ali čak i male greške u njihovim sistemima mogu imati ozbiljne posljedice i rezultirati velikim novčanim kaznama. Softver za upravljanje dokumentima pomaže preduzećima u smanjenju rizika i osiguravanju usklađenosti sa propisima. Pregled dokumenata, automatizirani tokovi rada, verzija i praćenje promjena su mogući. Ona štiti dokumente od neovlaštenog pristupa. DMS pruža sveobuhvatno rješenje za upravljanje zadržavanjem zapisa za vaše informacije, što olakšava lociranje, klasifikaciju i konačno raspolaganje evidencijom u skladu sa vašim internim politikama i regulatornim zakonima.
3. Brže donošenje odluka
Sa DMS-om nikada ne morate da brinete o pogrešnom izboru. Softver za upravljanje dokumentima uključuje mnoštvo uvida i mogućnosti analize kako bi vam pomogli u donošenju informirane odluke. Suočeni sa problemom donošenja odluka svakog dana bez potrebnih alata ili obrazloženja, mala i srednja preduzeća često osjećaju potrebu za DMS-om, tako da imaju prateće podatke i informacije za donošenje odluka.
4. Oporavak podataka
Uprkos rizicima, preduzeća ne preduzimaju dovoljno mjera predostrožnosti protiv bilo kakve tragedije. Prema najvećim kršenjima podataka u 2021.godini, nešto više od polovine firmi (54%) ima dokumentovan plan za oporavak od katastrofe za cijelu kompaniju. To znači da nesreća može biti užasna za preduzeća, posebno za mala i srednja preduzeća. Bilo da živite u New Yorku i brinete se za sljedeću oluju, ili u Kaliforniji i brinete se za sljedeći zemljotres, svjesni ste da niste imuni na nesreće. Ova briga je primarni razlog da ljudi implementiraju solidan sistem upravljanja dokumentima.
5. Sigurnost
Iako smo vjerovali da su primarni razlozi za usvajanje DMS-a upravljanje, produktivnost i bolja organizacija, čini se da kompanije usvajaju DMS iz straha – bilo da se radi o strahu od pravnih problema, strahu od katastrofa ili strahu od kršenja sigurnosti – umjesto da koriste pozitivne razloge da utiču na svoju odluku o kupovini softvera za upravljanje dokumentima.
• Zaključak
Prednosti i prednosti implementacije dobro osmišljenog sistema upravljanja dokumentima može uticati na svaki dio poslovanja. Folderit softver za upravljanje dokumentima pomaže u organizaciji dokumenata u vašem odjelu. Tu se ne završava. Kao lider u softveru za upravljanje dokumentima, Folderit pojednostavljuje i automatizira čak i najzahtjevnije zadatke, pomažući vašem odjelu da postigne nove nivoe efikasnosti.
Frustrirajuće je kada ne možete pronaći dokumente u svom neposrednom radnom okruženju, na računaru ili bilo gdje drugdje. Pregledavajući stotine mapa, provjeravajući vaše zbrkano i gusto punjeno poštansko sanduče, pretražujući vaše digitalne datoteke itd. Ove misije potrage i spašavanja za dokumente mogu postati dosadne i dugotrajne, a u nekim slučajevima i skupe.
Težak je poduhvat upravljati ovim nestrukturiranim fizičkim i digitalnim neredom, kao i učiniti ga dostupnim vašim zaposlenima, klijentima, partnerima i drugim zainteresovanim stranama može se pokazati izazovnim. Zaposleni često ne mogu pronaći ili pristupiti ključnim dokumentima u odgovarajuće vrijeme zbog vremenskih ili lokacijskih ograničenja. Sve ovo doprinosi velikom padu produktivnosti. Uz sva ova pitanja koja se nadvijaju u pozadini, kako preduzeća mogu ostati produktivna?
“Obiman rast podataka, usklađenosti i regulatornih pitanja, potreba za bržim procesom donošenja odluka i zahtjev za planom za vanredne situacije za bilo koju katastrofu i sigurnosna pitanja faktori su koji pokreću usvajanje DMS-a.” – Vishal Tripathi, bivši glavni istraživački analitičar u Gartner Inc.
• Šta pokreće kompanije da koriste softver za upravljanje dokumentima?
Ovo je pet najboljih razloga zašto preduzeća koriste softver za upravljanje dokumentima.
1. Obim podataka se brzo povećava
Ovo je bez sumnje jedan od najkritičnijih elemenata koji pokreću potrebu za sistemom upravljanja dokumentima. Od kasnih 1990-ih i ranog 21. vijeka borili smo se sa podacima. Očekuje se da će cjelokupna količina podataka stvorenih, zarobljenih i potrošenih širom svijeta premašiti 180 zetabajta do 2025.godine.
2. Pitanja usklađenosti i regulacije
Usklađenost sa propisima ima ogroman uticaj na sve aspekte korporativnog poslovanja. Kompanije troše mnogo vremena i novca održavajući poštivanje propisa, ali čak i male greške u njihovim sistemima mogu imati ozbiljne posljedice i rezultirati velikim novčanim kaznama. Softver za upravljanje dokumentima pomaže preduzećima u smanjenju rizika i osiguravanju usklađenosti sa propisima. Pregled dokumenata, automatizirani tokovi rada, verzija i praćenje promjena su mogući. Ona štiti dokumente od neovlaštenog pristupa. DMS pruža sveobuhvatno rješenje za upravljanje zadržavanjem zapisa za vaše informacije, što olakšava lociranje, klasifikaciju i konačno raspolaganje evidencijom u skladu sa vašim internim politikama i regulatornim zakonima.
3. Brže donošenje odluka
Sa DMS-om nikada ne morate da brinete o pogrešnom izboru. Softver za upravljanje dokumentima uključuje mnoštvo uvida i mogućnosti analize kako bi vam pomogli u donošenju informirane odluke. Suočeni sa problemom donošenja odluka svakog dana bez potrebnih alata ili obrazloženja, mala i srednja preduzeća često osjećaju potrebu za DMS-om, tako da imaju prateće podatke i informacije za donošenje odluka.
4. Oporavak podataka
Uprkos rizicima, preduzeća ne preduzimaju dovoljno mjera predostrožnosti protiv bilo kakve tragedije. Prema najvećim kršenjima podataka u 2021.godini, nešto više od polovine firmi (54%) ima dokumentovan plan za oporavak od katastrofe za cijelu kompaniju. To znači da nesreća može biti užasna za preduzeća, posebno za mala i srednja preduzeća. Bilo da živite u New Yorku i brinete se za sljedeću oluju, ili u Kaliforniji i brinete se za sljedeći zemljotres, svjesni ste da niste imuni na nesreće. Ova briga je primarni razlog da ljudi implementiraju solidan sistem upravljanja dokumentima.
5. Sigurnost
Iako smo vjerovali da su primarni razlozi za usvajanje DMS-a upravljanje, produktivnost i bolja organizacija, čini se da kompanije usvajaju DMS iz straha – bilo da se radi o strahu od pravnih problema, strahu od katastrofa ili strahu od kršenja sigurnosti – umjesto da koriste pozitivne razloge da utiču na svoju odluku o kupovini softvera za upravljanje dokumentima.
• Zaključak
Prednosti i prednosti implementacije dobro osmišljenog sistema upravljanja dokumentima može uticati na svaki dio poslovanja. Folderit softver za upravljanje dokumentima pomaže u organizaciji dokumenata u vašem odjelu. Tu se ne završava. Kao lider u softveru za upravljanje dokumentima, Folderit pojednostavljuje i automatizira čak i najzahtjevnije zadatke, pomažući vašem odjelu da postigne nove nivoe efikasnosti.