U današnjem ubrzanom poslovnom svijetu, sigurna i efikasna razmjena dokumenata od vitalnog je značaja za besprijekornu saradnju, pojednostavljene tokove rada i zaštitu osjetljivih informacija. Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) kao što je Folderit pruža savršenu platformu za organizacije da bezbijedno dijele dokumente sa svojim zaposlenima, partnerima i klijentima. U ovom članku ćemo istražiti ključne karakteristike i najbolje prakse za sigurno dijeljenje dokumenata unutar Folderit-ovog DMS-a, osiguravajući da vaša organizacija održava najviši nivo sigurnosti i usklađenosti.
• Kontrola pristupa zasnovana na ulogama
Jedna od osnovnih karakteristika sigurnog dijeljenja dokumenata u DMS-u je kontrola pristupa zasnovana na ulogama. Folderit omogućava administratorima da dodijele određene uloge i dozvole pojedinačnim korisnicima ili grupama, osiguravajući da samo ovlašteno osoblje ima pristup osjetljivim dokumentima. Ovaj granularni nivo kontrole minimizira rizik od neovlaštenog pristupa, kršenja podataka i curenja informacija.
• Dijeljenje dokumenata unutar Folderit
Folderit-ov korisnički interfejs čini dijeljenje dokumenata unutar platforme lakim i efikasnim. Da biste podijelili dokument, jednostavno morate da izaberete datoteku ili fasciklu koju želite da dijelite, kliknite na dugme “Podijeli” i izaberite odgovarajuće opcije dijeljenja. Možete dijeliti dokumente sa pojedinačnim korisnicima ili korisničkim grupama i postaviti posebne dozvole (kao što su pregled, pregled, uređivanje ili samo otpremanje) za svakog primaoca.
Kada dijelite dokument ili folder, imate opciju da pošaljete obavještenje putem e-pošte primaocima(ima), što im olakšava pristup dijeljenom sadržaju. Pored toga, možete dodati personalizovanu poruku u e-poštu, pružajući kontekst ili uputstva za primaoca.
• Sigurni linkovi za dijeljenje datoteka
Prilikom eksternog dijeljenja dokumenata, Folderit pruža mogućnost generisanja sigurnih linkova za dijeljenje datoteka. Ovi linkovi se mogu podesiti da isteknu nakon određenog vremena, dodajući dodatni sloj sigurnosti u proces dijeljenja. Nadalje, Folderit vam omogućava da pratite aktivnost na ovim zajedničkim vezama, pružajući vrijedan uvid u pristup i korištenje dokumenata.
• Enkripcija dokumenata i SSL transferi
Da biste osigurali najveću sigurnost za vaše osjetljive dokumente, Folderit koristi 256-bitnu enkripciju, koja se smatra enkripcijom na nivou banke, za čuvanje vaših datoteka. Štaviše, svi prijenosi podataka unutar Folderit-ovog DMS-a odvijaju se putem SSL-a (Secure Sockets Layer), garantujući siguran prijenos dokumenata između korisnika i platforme.
• Dvofaktorska autentifikacija
Dvofaktorska autentifikacija (2FA) je bitna sigurnosna funkcija za bilo koji DMS, jer dodaje dodatni sloj zaštite od neovlaštenog pristupa. Folderit podržava 2FA, zahtijevajući od korisnika da provjere svoj identitet koristeći drugu metodu – kod iz aplikacije za autentifikaciju, pored svoje lozinke. Ovo značajno smanjuje rizik od neovlaštenog pristupa, čak i u slučajevima kada su lozinke ugrožene.
• Revizijski tragovi i verzija dokumenata
Sigurni DMS-ovi bi trebali ponuditi sveobuhvatne puteve revizije koje prate sve aktivnosti korisnika, uključujući pristup dokumentima, modifikacije i dijeljenje. Folderit-ova funkcija revizorskog traga pruža detaljne zapise o svakoj radnji preduzetoj u svakoj datoteci ili fascikli, osiguravajući potpunu odgovornost i transparentnost. Pored toga, Folderit-ov sistem za verziju dokumenata omogućava vam održavanje kompletne istorije svih revizija dokumenata, što olakšava praćenje promjena i oporavak prethodnih verzija ako je potrebno.
• Prilagođeni Metapodaci
Dodavanje prilagođenih metapodataka dokumentima može pomoći u poboljšanju sigurnosti i organizacije vaših datoteka. Folderit vam omogućava da svojim dokumentima dodate prilagođena polja metapodataka, kao što su oznake, bilješke, datumi i rokovi, što olakšava upravljanje kontrolama pristupa i lociranje određenih datoteka.
• Korišćenje metapodataka u Folderit-u
Folderit-ova funkcija metapodataka vam omogućava da dodate prilagođena polja metapodataka vašim dokumentima, poboljšavajući organizaciju i mogućnost pretraživanja. Da biste dodali metapodatke u datoteku, jednostavno odaberite datoteku i kliknite na dugme “Uredi”. U uređivaču metapodataka možete dodati oznake, bilješke, datume i rokove, kao i prilagođena polja prilagođena specifičnim potrebama vaše organizacije. Ovi metapodaci se zatim mogu koristiti za filtriranje i traženje datoteka unutar Folderit-a, što olakšava lociranje i upravljanje vašim dokumentima.
• Siguran mobilni pristup
Sa sve većim oslanjanjem na mobilne uređaje za poslovne zadatke, siguran mobilni pristup vašim DMS-ima je presudan. Folderit-ova platforma je dostupna sa bilo kog uređaja sa internet vezom, uključujući pametne telefone i tablete, osiguravajući da vaš tim može bezbjedno pristupiti i dijeliti dokumente u pokretu.
• Sigurnosna kopija podataka i oporavak od katastrofe
Robusni DMS treba uključivati sveobuhvatnu sigurnosnu kopiju podataka i funkcije oporavka od katastrofe kako bi zaštitili vaše vrijedne dokumente. Folderit automatski stvara sigurne sigurnosne kopije vaših datoteka u oblaku, osiguravajući da su vaši podaci uvijek zaštićeni i dostupni, čak i u slučaju kvara sistema ili gubitka podataka. Štaviše, Folderit vam omogućava da kreirate lokalne rezervne kopije, pružajući dodatni mir i kontrolu nad vašim skladištenjem podataka.
• Usaglašenost i industrijski standardi
Prilikom odabira DMS-a, neophodno je uzeti u obzir da li je platforma u skladu sa relevantnim industrijskim standardima i propisima. Folderit je dizajniran imajući na umu poštovanje, pružajući sigurno okruženje koje ispunjava zahtjeve različitih propisa, kao što je GDPR. Odabirom DMS-a kao što je Folderit, možete sa sigurnošću čuvati i dijeliti osjetljive dokumente, znajući da vaša organizacija ima 6 godina u skladu sa potrebnim standardima usklađenosti.
• Zaključak
Sigurno dijeljenje dokumenata je kritičan aspekt poslovanja bilo koje organizacije, a Folderit-ov sistem za upravljanje dokumentima nudi sveobuhvatno rješenje za osiguranje sigurnosti i privatnosti vaših datoteka. Koristeći Folderit-ove funkcije kao što su kontrola pristupa zasnovana na ulogama, bezbjedne veze za deljenje datoteka, šifrovanje dokumenata i prilagođeni metapodaci, možete sa sigurnošću dijeliti dokumente unutar svoje organizacije i sa spoljnim partnerima. Usvajanje ovih najboljih praksi pomoći će vašoj organizaciji da održi najviši nivo sigurnosti i usklađenosti, štiteći vaše vrijedne informacije od neovlaštenog pristupa i potencijalnih kršenja podataka.
U današnjem ubrzanom poslovnom svijetu, sigurna i efikasna razmjena dokumenata od vitalnog je značaja za besprijekornu saradnju, pojednostavljene tokove rada i zaštitu osjetljivih informacija. Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) kao što je Folderit pruža savršenu platformu za organizacije da bezbijedno dijele dokumente sa svojim zaposlenima, partnerima i klijentima. U ovom članku ćemo istražiti ključne karakteristike i najbolje prakse za sigurno dijeljenje dokumenata unutar Folderit-ovog DMS-a, osiguravajući da vaša organizacija održava najviši nivo sigurnosti i usklađenosti.
• Kontrola pristupa zasnovana na ulogama
Jedna od osnovnih karakteristika sigurnog dijeljenja dokumenata u DMS-u je kontrola pristupa zasnovana na ulogama. Folderit omogućava administratorima da dodijele određene uloge i dozvole pojedinačnim korisnicima ili grupama, osiguravajući da samo ovlašteno osoblje ima pristup osjetljivim dokumentima. Ovaj granularni nivo kontrole minimizira rizik od neovlaštenog pristupa, kršenja podataka i curenja informacija.
• Dijeljenje dokumenata unutar Folderit
Folderit-ov korisnički interfejs čini dijeljenje dokumenata unutar platforme lakim i efikasnim. Da biste podijelili dokument, jednostavno morate da izaberete datoteku ili fasciklu koju želite da dijelite, kliknite na dugme “Podijeli” i izaberite odgovarajuće opcije dijeljenja. Možete dijeliti dokumente sa pojedinačnim korisnicima ili korisničkim grupama i postaviti posebne dozvole (kao što su pregled, pregled, uređivanje ili samo otpremanje) za svakog primaoca.
Kada dijelite dokument ili folder, imate opciju da pošaljete obavještenje putem e-pošte primaocima(ima), što im olakšava pristup dijeljenom sadržaju. Pored toga, možete dodati personalizovanu poruku u e-poštu, pružajući kontekst ili uputstva za primaoca.
• Sigurni linkovi za dijeljenje datoteka
Prilikom eksternog dijeljenja dokumenata, Folderit pruža mogućnost generisanja sigurnih linkova za dijeljenje datoteka. Ovi linkovi se mogu podesiti da isteknu nakon određenog vremena, dodajući dodatni sloj sigurnosti u proces dijeljenja. Nadalje, Folderit vam omogućava da pratite aktivnost na ovim zajedničkim vezama, pružajući vrijedan uvid u pristup i korištenje dokumenata.
• Enkripcija dokumenata i SSL transferi
Da biste osigurali najveću sigurnost za vaše osjetljive dokumente, Folderit koristi 256-bitnu enkripciju, koja se smatra enkripcijom na nivou banke, za čuvanje vaših datoteka. Štaviše, svi prijenosi podataka unutar Folderit-ovog DMS-a odvijaju se putem SSL-a (Secure Sockets Layer), garantujući siguran prijenos dokumenata između korisnika i platforme.
• Dvofaktorska autentifikacija
Dvofaktorska autentifikacija (2FA) je bitna sigurnosna funkcija za bilo koji DMS, jer dodaje dodatni sloj zaštite od neovlaštenog pristupa. Folderit podržava 2FA, zahtijevajući od korisnika da provjere svoj identitet koristeći drugu metodu – kod iz aplikacije za autentifikaciju, pored svoje lozinke. Ovo značajno smanjuje rizik od neovlaštenog pristupa, čak i u slučajevima kada su lozinke ugrožene.
• Revizijski tragovi i verzija dokumenata
Sigurni DMS-ovi bi trebali ponuditi sveobuhvatne puteve revizije koje prate sve aktivnosti korisnika, uključujući pristup dokumentima, modifikacije i dijeljenje. Folderit-ova funkcija revizorskog traga pruža detaljne zapise o svakoj radnji preduzetoj u svakoj datoteci ili fascikli, osiguravajući potpunu odgovornost i transparentnost. Pored toga, Folderit-ov sistem za verziju dokumenata omogućava vam održavanje kompletne istorije svih revizija dokumenata, što olakšava praćenje promjena i oporavak prethodnih verzija ako je potrebno.
• Prilagođeni Metapodaci
Dodavanje prilagođenih metapodataka dokumentima može pomoći u poboljšanju sigurnosti i organizacije vaših datoteka. Folderit vam omogućava da svojim dokumentima dodate prilagođena polja metapodataka, kao što su oznake, bilješke, datumi i rokovi, što olakšava upravljanje kontrolama pristupa i lociranje određenih datoteka.
• Korišćenje metapodataka u Folderit-u
Folderit-ova funkcija metapodataka vam omogućava da dodate prilagođena polja metapodataka vašim dokumentima, poboljšavajući organizaciju i mogućnost pretraživanja. Da biste dodali metapodatke u datoteku, jednostavno odaberite datoteku i kliknite na dugme “Uredi”. U uređivaču metapodataka možete dodati oznake, bilješke, datume i rokove, kao i prilagođena polja prilagođena specifičnim potrebama vaše organizacije. Ovi metapodaci se zatim mogu koristiti za filtriranje i traženje datoteka unutar Folderit-a, što olakšava lociranje i upravljanje vašim dokumentima.
• Siguran mobilni pristup
Sa sve većim oslanjanjem na mobilne uređaje za poslovne zadatke, siguran mobilni pristup vašim DMS-ima je presudan. Folderit-ova platforma je dostupna sa bilo kog uređaja sa internet vezom, uključujući pametne telefone i tablete, osiguravajući da vaš tim može bezbjedno pristupiti i dijeliti dokumente u pokretu.
• Sigurnosna kopija podataka i oporavak od katastrofe
Robusni DMS treba uključivati sveobuhvatnu sigurnosnu kopiju podataka i funkcije oporavka od katastrofe kako bi zaštitili vaše vrijedne dokumente. Folderit automatski stvara sigurne sigurnosne kopije vaših datoteka u oblaku, osiguravajući da su vaši podaci uvijek zaštićeni i dostupni, čak i u slučaju kvara sistema ili gubitka podataka. Štaviše, Folderit vam omogućava da kreirate lokalne rezervne kopije, pružajući dodatni mir i kontrolu nad vašim skladištenjem podataka.
• Usaglašenost i industrijski standardi
Prilikom odabira DMS-a, neophodno je uzeti u obzir da li je platforma u skladu sa relevantnim industrijskim standardima i propisima. Folderit je dizajniran imajući na umu poštovanje, pružajući sigurno okruženje koje ispunjava zahtjeve različitih propisa, kao što je GDPR. Odabirom DMS-a kao što je Folderit, možete sa sigurnošću čuvati i dijeliti osjetljive dokumente, znajući da vaša organizacija ima 6 godina u skladu sa potrebnim standardima usklađenosti.
• Zaključak
Sigurno dijeljenje dokumenata je kritičan aspekt poslovanja bilo koje organizacije, a Folderit-ov sistem za upravljanje dokumentima nudi sveobuhvatno rješenje za osiguranje sigurnosti i privatnosti vaših datoteka. Koristeći Folderit-ove funkcije kao što su kontrola pristupa zasnovana na ulogama, bezbjedne veze za deljenje datoteka, šifrovanje dokumenata i prilagođeni metapodaci, možete sa sigurnošću dijeliti dokumente unutar svoje organizacije i sa spoljnim partnerima. Usvajanje ovih najboljih praksi pomoći će vašoj organizaciji da održi najviši nivo sigurnosti i usklađenosti, štiteći vaše vrijedne informacije od neovlaštenog pristupa i potencijalnih kršenja podataka.