Postoje neki koji vjeruju da je zeleno/bez papira prolazna moda. Mala poduzeća posebno su oprezna prema ovim „zelenim“ idejama zbog izazova povezanih troškova. Međutim, prelazak na zeleno je mnogo više od ideje da se smanje veliki troškovi.
Dugoročno je ključno razviti atmosferu bez papira, jer je potrebno koristiti uređaje koji štede energiju. Na isti način na koji uređaji za uštedu električne energije smanjuju vaš račun, ured bez papira smanjuje značajnu količinu režijskih troškova.
Važne činjenice o papiru
Papir i njegovi proizvodi imaju značajan uticaj na životnu sredinu. Ne vjerujete u to? Hajde da ispitamo statistiku.
- Prema podacima Statista, godišnja globalna proizvodnja papira i kartona je 400+ miliona tona, što je ekvivalentno dva lista papira po osobi na sat. Do 2030. godine predviđa se da će se potražnja za papirom udvostručiti.
- Procjene Agencije za zaštitu životne sredine pokazuju da prosječan zaposleni koristi 10.000 listova papira svake godine. Množenjem ukupnog broja listova papira prosječnom cijenom papira, vaš zaposlenik troši 1.000 Eura godišnje samo na papir. Čak i ako vaša organizacija ima samo 50 zaposlenih, trošite 50.000 dolara godišnje na papir. Nemojte zanemariti činjenicu da je, od svih kancelarijskih i kancelarijskih materijala, papir najskuplji.
- Papir nije jedini trošak koji imate; takođe morate da platite tonere, prostor za skladištenje datoteka, rezač papira, održavanje štampača i druge režijske troškove. Prosječan kancelarijski radnik proizvede 160 kg papirnog otpada, a 45 posto papira koji nastane u uredima odbaci se dnevno.
- Prosječan zaposlenik provede 30% do 40% svog vremena tražeći informacije koje su zaključane u e-pošti i ormarićima za dokumente.
Iako priznajemo da papir može biti koristan u određenim okolnostima, prednosti odlaska bez papira su neosporne.
Prednosti odlaska bez papira uz Folderit
Folderitovo kompletno rješenje za upravljanje dokumentima (DMS) čini prijelaz na ured bez papira lakšim nego ikad.
1. Vaši papirni dokumenti i fajlovi su potpuno digitalni
Upravljanje dokumentima bez papira omogućava kreiranje digitalnih datoteka i prelazak na ured u potpunosti bez papira. Možete sačuvati, upravljati i osigurati svoje postojeće papirne dokumente i elektronske podatke bez potrebe za fizičkim prostorom za skladištenje, čime povećavate svoju produktivnost i efikasnost uštedom vremena na pretraživanju dokumenata, skladištenju i procesima odobravanja.
2. Povećava efikasnost postupka podnošenja zahteva
Zaposleni troši mnogo vremena na arhiviranje i preuzimanje papirne dokumentacije. Naš program za upravljanje dokumentima bez papira eliminiše potrebu za ručnim arhiviranjem papirnih dokumenata i zamjenjuje ga automatizacijom koja je jednostavna za korištenje. Dodatno, sa Folderitom možete kreirati prilagođena polja metapodataka kako biste optimizirali proces arhiviranja dokumenata za razliku od ikada prije.
3. Povećava produktivnost tima
Svi vaši papiri su trenutno pretraživi ako ih organizirate i upravljate u centraliziranom spremištu opremljenom opsežnim mogućnostima pretraživanja. Bilo da tražite dokument tako što ćete provjeriti datum kada ste napravili datoteku, ime autora, pretražite polje metapodataka ili dio teksta dokumenta putem Folderitove moćne OCR pretrage, možete pronaći dokument za nekoliko sekundi.
Ovo može gotovo udvostručiti produktivnost vaših zaposlenika, jer će oni imati trenutni pristup informacijama umjesto da probijaju ogromne datoteke i mape.
4. Osigurava sigurnost i usklađenost
Više ne morate da brinete o gubitku ključnih dokumenata ili o tome da ćete ih ostaviti u pogrešnim rukama.
Digitalni sistem za pohranu može zaštititi i pratiti sve aktivnosti datoteka, tako da ćete uvijek znati ko je vidio ili izmijenio dokumente.
Da bismo sačuvali kvalitet i usklađenost, naš softver za upravljanje dokumentima uključuje robusne funkcije kontrole dokumenata kao što su sigurnost, dvofaktorska autentifikacija, revizijski trag, zadržavanje zapisa i kontrola pristupa.
5. Ubrzava proceduru odobrenja
Sa DMS dokumentima pregledi i procesi odobravanja mogu se automatizirati. Da biste pojednostavili radne operacije i smanjili vrijeme obrade dokumenata, možete razviti automatizirani tok rada bez papira. Nadalje, proces e-potpisivanja je lakše ugraditi u vaš radni tok uz Folderit-ovu DocuSign integraciju. Sve ovo štedi značajnu količinu papira koji bi se inače koristio za više kopija za više pregleda, uređivanja i odobrenja.
6. Podstiče prilagodljivost
Usvajanjem ureda bez papira, svojim podacima možete pristupiti s bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme. Folderitov DMS vam omogućava da se fokusirate na ciljeve i zahtjeve vaše organizacije, dok nudi timovima fleksibilnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta uz naše nagrađivano korisničko sučelje. Uz ispravno indeksirane datoteke i jednostavna pravila, softver za upravljanje dokumentima bez papira čini pretraživanje, dijeljenje i pohranjivanje dokumenata jednostavnijim nego ikad.
7. Poboljšava sposobnosti saradnje
Čuvanje svih vaših dokumenata u jednom spremištu garantuje da su svi članovi vašeg tima na istoj stranici, bez obzira kada i gdje rade. Oni mogu brzo usmjeravati digitalne dokumente i web e-obrasce, dodavati komentare, potpise i birati dijeljene digitalne dokumente, smanjujući tako greške i ubrzavajući suradnju.
Možete koristiti Folderitovu MS Office 365 integraciju (MS Office pretplata se prodaje zasebno) za rad i suradnju sa svojim timom na dokumentima, pa čak i automatizaciju procesa uz našu poboljšanu automatizaciju integracije „Make“.
8. Automatski napravite sigurnosnu kopiju vaših datoteka
Uz fizičko skladištenje dokumenata, vaši podaci mogu biti zaštićeni od velikih grešaka i prirodnih katastrofa kao što su požar, poplave i potresi samo ako ih pohranite na ultra sigurnom mjestu ili u nečemu poput bankovnog sefa. Ali s DMS-om vaši podaci se automatski stvaraju sigurnosnu kopiju u našem oblaku i spremaju se različite verzije datoteka, a uz verzioniranje datoteka možete pristupiti postojećim metapodacima i svim ranijim verzijama datoteke, osiguravajući sigurnosnu kopiju koja vam neće uspjeti kada vam zatreba. to najviše.
9. Uštedite na troškovima
Male firme su pod većim pritiskom smanjenja troškova od velikih kompanija i svaki euro im se računa. Digitalne datoteke je lakše kreirati, uređivati, dijeliti i upravljati njima od papirnih papira, što omogućava vašim radnicima da rade efikasnije. Usvajanje DMS-a nudi značajno smanjenje troškova, prostora i radne snage.
10. Smanjuje ugljični otisak
I konačno, ekološka svijest pomaže u smanjenju ugljičnog otiska i čini vašu kompaniju saveznikom u globalnim klimatskim naporima. Kompanije postaju sve svjesnije ekoloških prednosti usvajanja digitalnog kad god je to moguće.
Nadalje, ovo može izazvati efekat leptira u globalnoj proizvodnji. Prelazak bez papira polako će ukinuti potrebu za velikim oslanjanjem na papir, što će značiti smanjenje obimne proizvodnje papira, što će dovesti do daljeg smanjenja otpada koji stvaraju povezane industrije.
- Planiranje za zeleniju budućnost
Da bi se postigla kancelarija bez papira, dovoljno je svesti na minimum procedure zasnovane na papiru i koristiti elektronske dokumente. Kada primijenite ove ideje i alate na proces vaše kompanije, otkrit ćete da postoji mnoštvo skromnih prilagodbi koje mogu donijeti značajne rezultate u budućnosti.
Usvajanjem ureda bez papira, svojim podacima možete pristupiti s bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme. Folderitov DMS vam omogućava da se fokusirate na ciljeve i zahtjeve vaše organizacije, dok nudi timovima fleksibilnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta uz naše nagrađivano korisničko sučelje. Uz ispravno indeksirane datoteke i jednostavna pravila, softver za upravljanje dokumentima bez papira čini pretraživanje, dijeljenje i pohranjivanje dokumenata jednostavnijim nego ikad.
- Poboljšava sposobnosti saradnje
Čuvanje svih vaših dokumenata u jednom spremištu garantuje da su svi članovi vašeg tima na istoj stranici, bez obzira kada i gdje rade. Oni mogu brzo usmjeravati digitalne dokumente i web e-obrasce, dodavati komentare, potpise i birati dijeljene digitalne dokumente, smanjujući tako greške i ubrzavajući suradnju.
Možete koristiti Folderitovu MS Office 365 integraciju (MS Office pretplata se prodaje zasebno) za rad i suradnju sa svojim timom na dokumentima, pa čak i automatizaciju procesa uz našu poboljšanu automatizaciju integracije „Make“.
- Automatski napravite sigurnosnu kopiju vaših datoteka
Uz fizičko skladištenje dokumenata, vaši podaci mogu biti zaštićeni od velikih grešaka i prirodnih katastrofa kao što su požar, poplave i potresi samo ako ih pohranite na ultra sigurnom mjestu ili u nečemu poput bankovnog sefa. Ali s DMS-om vaši podaci se automatski stvaraju sigurnosnu kopiju u našem oblaku i spremaju se različite verzije datoteka, a uz verzioniranje datoteka možete pristupiti postojećim metapodacima i svim ranijim verzijama datoteke, osiguravajući sigurnosnu kopiju koja vam neće uspjeti kada vam zatreba. to najviše.
Male firme su pod većim pritiskom smanjenja troškova od velikih kompanija i svaki dolar im se računa. Digitalne datoteke je lakše kreirati, uređivati, dijeliti i upravljati njima od papirnih papira, što omogućava vašim radnicima da rade efikasnije. Usvajanje DMS-a nudi značajno smanjenje troškova, prostora i radne snage.
I konačno, ekološka svijest pomaže u smanjenju ugljičnog otiska i čini vašu kompaniju saveznikom u globalnim klimatskim naporima. Kompanije postaju sve svjesnije ekoloških prednosti usvajanja digitalnog kad god je to moguće.
Nadalje, ovo može izazvati efekat leptira u globalnoj proizvodnji. Prelazak bez papira polako će ukinuti potrebu za velikim oslanjanjem na papir, što će značiti smanjenje obimne proizvodnje papira, što će dovesti do daljeg smanjenja otpada koji stvaraju povezane industrije.
- Planiranje za zeleniju budućnost
Da bi se postigla kancelarija bez papira, dovoljno je svesti na minimum procedure zasnovane na papiru i koristiti elektronske dokumente. Kada primijenite ove ideje i alate na proces vaše kompanije, otkrit ćete da postoji mnoštvo skromnih prilagodbi koje mogu donijeti značajne rezultate u budućnosti.
Postoje neki koji vjeruju da je zeleno/bez papira prolazna moda. Mala poduzeća posebno su oprezna prema ovim „zelenim“ idejama zbog izazova povezanih troškova. Međutim, prelazak na zeleno je mnogo više od ideje da se smanje veliki troškovi.
Dugoročno je ključno razviti atmosferu bez papira, jer je potrebno koristiti uređaje koji štede energiju. Na isti način na koji uređaji za uštedu električne energije smanjuju vaš račun, ured bez papira smanjuje značajnu količinu režijskih troškova.
Važne činjenice o papiru
Papir i njegovi proizvodi imaju značajan uticaj na životnu sredinu. Ne vjerujete u to? Hajde da ispitamo statistiku.
Iako priznajemo da papir može biti koristan u određenim okolnostima, prednosti odlaska bez papira su neosporne.
Prednosti odlaska bez papira uz Folderit
Folderitovo kompletno rješenje za upravljanje dokumentima (DMS) čini prijelaz na ured bez papira lakšim nego ikad.
1. Vaši papirni dokumenti i fajlovi su potpuno digitalni
Upravljanje dokumentima bez papira omogućava kreiranje digitalnih datoteka i prelazak na ured u potpunosti bez papira. Možete sačuvati, upravljati i osigurati svoje postojeće papirne dokumente i elektronske podatke bez potrebe za fizičkim prostorom za skladištenje, čime povećavate svoju produktivnost i efikasnost uštedom vremena na pretraživanju dokumenata, skladištenju i procesima odobravanja.
2. Povećava efikasnost postupka podnošenja zahteva
Zaposleni troši mnogo vremena na arhiviranje i preuzimanje papirne dokumentacije. Naš program za upravljanje dokumentima bez papira eliminiše potrebu za ručnim arhiviranjem papirnih dokumenata i zamjenjuje ga automatizacijom koja je jednostavna za korištenje. Dodatno, sa Folderitom možete kreirati prilagođena polja metapodataka kako biste optimizirali proces arhiviranja dokumenata za razliku od ikada prije.
3. Povećava produktivnost tima
Svi vaši papiri su trenutno pretraživi ako ih organizirate i upravljate u centraliziranom spremištu opremljenom opsežnim mogućnostima pretraživanja. Bilo da tražite dokument tako što ćete provjeriti datum kada ste napravili datoteku, ime autora, pretražite polje metapodataka ili dio teksta dokumenta putem Folderitove moćne OCR pretrage, možete pronaći dokument za nekoliko sekundi.
Ovo može gotovo udvostručiti produktivnost vaših zaposlenika, jer će oni imati trenutni pristup informacijama umjesto da probijaju ogromne datoteke i mape.
4. Osigurava sigurnost i usklađenost
Više ne morate da brinete o gubitku ključnih dokumenata ili o tome da ćete ih ostaviti u pogrešnim rukama.
Digitalni sistem za pohranu može zaštititi i pratiti sve aktivnosti datoteka, tako da ćete uvijek znati ko je vidio ili izmijenio dokumente.
Da bismo sačuvali kvalitet i usklađenost, naš softver za upravljanje dokumentima uključuje robusne funkcije kontrole dokumenata kao što su sigurnost, dvofaktorska autentifikacija, revizijski trag, zadržavanje zapisa i kontrola pristupa.
5. Ubrzava proceduru odobrenja
Sa DMS dokumentima pregledi i procesi odobravanja mogu se automatizirati. Da biste pojednostavili radne operacije i smanjili vrijeme obrade dokumenata, možete razviti automatizirani tok rada bez papira. Nadalje, proces e-potpisivanja je lakše ugraditi u vaš radni tok uz Folderit-ovu DocuSign integraciju. Sve ovo štedi značajnu količinu papira koji bi se inače koristio za više kopija za više pregleda, uređivanja i odobrenja.
6. Podstiče prilagodljivost
Usvajanjem ureda bez papira, svojim podacima možete pristupiti s bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme. Folderitov DMS vam omogućava da se fokusirate na ciljeve i zahtjeve vaše organizacije, dok nudi timovima fleksibilnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta uz naše nagrađivano korisničko sučelje. Uz ispravno indeksirane datoteke i jednostavna pravila, softver za upravljanje dokumentima bez papira čini pretraživanje, dijeljenje i pohranjivanje dokumenata jednostavnijim nego ikad.
7. Poboljšava sposobnosti saradnje
Čuvanje svih vaših dokumenata u jednom spremištu garantuje da su svi članovi vašeg tima na istoj stranici, bez obzira kada i gdje rade. Oni mogu brzo usmjeravati digitalne dokumente i web e-obrasce, dodavati komentare, potpise i birati dijeljene digitalne dokumente, smanjujući tako greške i ubrzavajući suradnju.
Možete koristiti Folderitovu MS Office 365 integraciju (MS Office pretplata se prodaje zasebno) za rad i suradnju sa svojim timom na dokumentima, pa čak i automatizaciju procesa uz našu poboljšanu automatizaciju integracije „Make“.
8. Automatski napravite sigurnosnu kopiju vaših datoteka
Uz fizičko skladištenje dokumenata, vaši podaci mogu biti zaštićeni od velikih grešaka i prirodnih katastrofa kao što su požar, poplave i potresi samo ako ih pohranite na ultra sigurnom mjestu ili u nečemu poput bankovnog sefa. Ali s DMS-om vaši podaci se automatski stvaraju sigurnosnu kopiju u našem oblaku i spremaju se različite verzije datoteka, a uz verzioniranje datoteka možete pristupiti postojećim metapodacima i svim ranijim verzijama datoteke, osiguravajući sigurnosnu kopiju koja vam neće uspjeti kada vam zatreba. to najviše.
9. Uštedite na troškovima
Male firme su pod većim pritiskom smanjenja troškova od velikih kompanija i svaki euro im se računa. Digitalne datoteke je lakše kreirati, uređivati, dijeliti i upravljati njima od papirnih papira, što omogućava vašim radnicima da rade efikasnije. Usvajanje DMS-a nudi značajno smanjenje troškova, prostora i radne snage.
10. Smanjuje ugljični otisak
I konačno, ekološka svijest pomaže u smanjenju ugljičnog otiska i čini vašu kompaniju saveznikom u globalnim klimatskim naporima. Kompanije postaju sve svjesnije ekoloških prednosti usvajanja digitalnog kad god je to moguće.
Nadalje, ovo može izazvati efekat leptira u globalnoj proizvodnji. Prelazak bez papira polako će ukinuti potrebu za velikim oslanjanjem na papir, što će značiti smanjenje obimne proizvodnje papira, što će dovesti do daljeg smanjenja otpada koji stvaraju povezane industrije.
Da bi se postigla kancelarija bez papira, dovoljno je svesti na minimum procedure zasnovane na papiru i koristiti elektronske dokumente. Kada primijenite ove ideje i alate na proces vaše kompanije, otkrit ćete da postoji mnoštvo skromnih prilagodbi koje mogu donijeti značajne rezultate u budućnosti.
Usvajanjem ureda bez papira, svojim podacima možete pristupiti s bilo koje lokacije i u bilo koje vrijeme. Folderitov DMS vam omogućava da se fokusirate na ciljeve i zahtjeve vaše organizacije, dok nudi timovima fleksibilnost pristupa dokumentima s bilo kojeg mjesta uz naše nagrađivano korisničko sučelje. Uz ispravno indeksirane datoteke i jednostavna pravila, softver za upravljanje dokumentima bez papira čini pretraživanje, dijeljenje i pohranjivanje dokumenata jednostavnijim nego ikad.
Čuvanje svih vaših dokumenata u jednom spremištu garantuje da su svi članovi vašeg tima na istoj stranici, bez obzira kada i gdje rade. Oni mogu brzo usmjeravati digitalne dokumente i web e-obrasce, dodavati komentare, potpise i birati dijeljene digitalne dokumente, smanjujući tako greške i ubrzavajući suradnju.
Možete koristiti Folderitovu MS Office 365 integraciju (MS Office pretplata se prodaje zasebno) za rad i suradnju sa svojim timom na dokumentima, pa čak i automatizaciju procesa uz našu poboljšanu automatizaciju integracije „Make“.
Uz fizičko skladištenje dokumenata, vaši podaci mogu biti zaštićeni od velikih grešaka i prirodnih katastrofa kao što su požar, poplave i potresi samo ako ih pohranite na ultra sigurnom mjestu ili u nečemu poput bankovnog sefa. Ali s DMS-om vaši podaci se automatski stvaraju sigurnosnu kopiju u našem oblaku i spremaju se različite verzije datoteka, a uz verzioniranje datoteka možete pristupiti postojećim metapodacima i svim ranijim verzijama datoteke, osiguravajući sigurnosnu kopiju koja vam neće uspjeti kada vam zatreba. to najviše.
Male firme su pod većim pritiskom smanjenja troškova od velikih kompanija i svaki dolar im se računa. Digitalne datoteke je lakše kreirati, uređivati, dijeliti i upravljati njima od papirnih papira, što omogućava vašim radnicima da rade efikasnije. Usvajanje DMS-a nudi značajno smanjenje troškova, prostora i radne snage.
I konačno, ekološka svijest pomaže u smanjenju ugljičnog otiska i čini vašu kompaniju saveznikom u globalnim klimatskim naporima. Kompanije postaju sve svjesnije ekoloških prednosti usvajanja digitalnog kad god je to moguće.
Nadalje, ovo može izazvati efekat leptira u globalnoj proizvodnji. Prelazak bez papira polako će ukinuti potrebu za velikim oslanjanjem na papir, što će značiti smanjenje obimne proizvodnje papira, što će dovesti do daljeg smanjenja otpada koji stvaraju povezane industrije.
Da bi se postigla kancelarija bez papira, dovoljno je svesti na minimum procedure zasnovane na papiru i koristiti elektronske dokumente. Kada primijenite ove ideje i alate na proces vaše kompanije, otkrit ćete da postoji mnoštvo skromnih prilagodbi koje mogu donijeti značajne rezultate u budućnosti.