Sistem upravljanja dokumentima je sljedeći korak u tome da budete odgovoran i savjestan privrednik. Bez obzira na to koliko pažljivo ili uredno pohranjujete svoje informacije, vaš operativni sistem će i dalje biti usko grlo koliko brzo možete locirati stavke u svom računaru.
Iz tog i iz niza drugih razloga, potreban vam je Folderit, usluga koja vam omogućava da preuzmete kontrolu nad svojim dokumentima bez presedana.
Jedna od najpogodnijih karakteristika Folderita su metapodaci i prilagođeni metapodaci, dodatne informacije vidljive samo sistemu koji vam pomaže da organizujete i pronađete datoteke brže od fizičke pretrage. Možete dodijeliti bilo koju vrstu metapodataka koju želite datoteci, kako biste je učinili kontekstualno relevantnom za vas, a istovremeno postali lakši za lociranje.
Sada, Folderit pojačava prilagođena polja metapodataka na još viši nivo, nudeći vam kontrolu bez presedana i pristup vašem sistemu za upravljanje dokumentima.
Podrazumjevana polja metapodataka za mape mogu se postaviti na bilo koji tip podataka, kao što su:
- Boolean (jedna od dvije vrijednosti)
- Datum i vrijeme
- Float (decimalni zarezi)
- Cijeli broj
- Vrijeme
- URL
… i još mnogo toga.
To znači da se datoteke mogu sortirati s još više polja podataka što vam omogućava da pronađete precizan(e) dokument(e) iz mora. Na primjer: ako pravna firma traži vrlo specifičnu datoteku od određenog datuma, u kojoj se spominje određeno vrijeme i odnosi se na određenu web stranicu, završit ćete na točnom fajlu koristeći samo metapodatke, čak i ne morate se zamarati dubljom pretragom.
Međutim, dobra vijest je da su ovi prilagođeni unosi metapodataka upravo to, prilagođeni. Ako vam nije potrebno toliko sadržaja da biste indeksirali poslovanje u vašoj određenoj djelatnosti, onda ih ne morate omogućiti.
Da biste uštedjeli vrijeme zbog višestrukih upotreba, možete konfigurirati određeni folder ili grupe foldera da naslijede prilagođena polja metapodataka. To znači da ne morate kreirati prilagođena polja metapodataka za svaku datoteku koja ulazi u vaš sistem, već će biti unaprijed konfigurirana za vas.
Možete čak kreirati i unaprijed definirane tipove u vašim metapodacima. Na primjer, možete kreirati opciju A, opciju B, itd. Također, kada učitavate/kreirate novu datoteku, možete unijeti metapodatke kao status, na primjer, “U toku”, “na čekanju”, “gotovo” itd. Na taj način možete pronaći sve dokumente “u toku” ili “gotovo”.
Ranije ste mogli dodati prilagođene metapodatke kao što su datum dospijeća, oznake, bilješke, sada ga možete dodatno pojačati pomoću prilagođenih polja meta podataka. U kombinaciji sa Folderit-ovim moćnim OCR-om (koji može odabrati bilo koji broj različitih jezičkih opcija). Ovo vam daje svaku priliku da pohranite svoje dokumente na pouzdan i lako dostupan način.
Sistem upravljanja dokumentima je sljedeći korak u tome da budete odgovoran i savjestan privrednik. Bez obzira na to koliko pažljivo ili uredno pohranjujete svoje informacije, vaš operativni sistem će i dalje biti usko grlo koliko brzo možete locirati stavke u svom računaru.
Iz tog i iz niza drugih razloga, potreban vam je Folderit, usluga koja vam omogućava da preuzmete kontrolu nad svojim dokumentima bez presedana.
Jedna od najpogodnijih karakteristika Folderita su metapodaci i prilagođeni metapodaci, dodatne informacije vidljive samo sistemu koji vam pomaže da organizujete i pronađete datoteke brže od fizičke pretrage. Možete dodijeliti bilo koju vrstu metapodataka koju želite datoteci, kako biste je učinili kontekstualno relevantnom za vas, a istovremeno postali lakši za lociranje.
Sada, Folderit pojačava prilagođena polja metapodataka na još viši nivo, nudeći vam kontrolu bez presedana i pristup vašem sistemu za upravljanje dokumentima.
Podrazumjevana polja metapodataka za mape mogu se postaviti na bilo koji tip podataka, kao što su:
… i još mnogo toga.
To znači da se datoteke mogu sortirati s još više polja podataka što vam omogućava da pronađete precizan(e) dokument(e) iz mora. Na primjer: ako pravna firma traži vrlo specifičnu datoteku od određenog datuma, u kojoj se spominje određeno vrijeme i odnosi se na određenu web stranicu, završit ćete na točnom fajlu koristeći samo metapodatke, čak i ne morate se zamarati dubljom pretragom.
Međutim, dobra vijest je da su ovi prilagođeni unosi metapodataka upravo to, prilagođeni. Ako vam nije potrebno toliko sadržaja da biste indeksirali poslovanje u vašoj određenoj djelatnosti, onda ih ne morate omogućiti.
Da biste uštedjeli vrijeme zbog višestrukih upotreba, možete konfigurirati određeni folder ili grupe foldera da naslijede prilagođena polja metapodataka. To znači da ne morate kreirati prilagođena polja metapodataka za svaku datoteku koja ulazi u vaš sistem, već će biti unaprijed konfigurirana za vas.
Možete čak kreirati i unaprijed definirane tipove u vašim metapodacima. Na primjer, možete kreirati opciju A, opciju B, itd. Također, kada učitavate/kreirate novu datoteku, možete unijeti metapodatke kao status, na primjer, “U toku”, “na čekanju”, “gotovo” itd. Na taj način možete pronaći sve dokumente “u toku” ili “gotovo”.
Ranije ste mogli dodati prilagođene metapodatke kao što su datum dospijeća, oznake, bilješke, sada ga možete dodatno pojačati pomoću prilagođenih polja meta podataka. U kombinaciji sa Folderit-ovim moćnim OCR-om (koji može odabrati bilo koji broj različitih jezičkih opcija). Ovo vam daje svaku priliku da pohranite svoje dokumente na pouzdan i lako dostupan način.