Upravljanje dokumentima je sve složenije jer je dokumenata sve više što iziskuje sistem koji donosi strukturu i red. Da bi to postigao, Folderit uvodi numerisanje dokumenata za sistem kontrole dokumenata.
Numeracija dokumenata je bitan dio sistema kontrole dokumenata. Pomaže u identifikaciji dokumenata na način da se važne i relevantne informacije mogu kreirati, organizovati, pristupiti i pravilno uskladištiti. Imati sistem koji ovo upravlja umjesto vas predstavlja veliku uštedu vremena i resursa za preduzeća.
Zašto je preduzećima potrebna numeracija dokumenata u sistemu kontrole dokumenata?
Kontrola dokumenata je po definiciji dug i naporan proces, koji se samo usložnjava kako kompanija raste. Ako ne posvetite resurse koji su stalno na oprezu od prvog dana kontrole dokumenata, završit ćete sa komplikovanim neredom datoteka s potencijalnim dupliciranjem, pogrešno imenovanim datotekama, važnim datotekama izgubljenim u beskrajnim mapama itd.
Sistem numerisanja dokumenata može vam pomoći da izbjegnete sve te komplikacije. Ovo se može učiniti tako što će se osigurati da sve strane imaju najnoviju verziju datoteke i da imaju konzistentnu šemu brojeva u cijelom sistemu na koju se svi mogu pozvati. Kompanije koje apsolutno moraju osigurati da pristupaju najnovijim datotekama su sljedeće:
- Doktori u zdravstvenim klinikama kako bi znali da rade na temelju najnovijih informacija
- Računovodstvenim kućama da osiguraju da imaju ažurnu dokumentaciju
- Arhitektonske firme kako bi bili sigurni da niko ne radi na zastarjelom dizajnu
- Pravne kancelarije kako bi znali da su njihovi dokumenti i dokazi usklađeni
- Odjeljenja prodaje prilikom obiježavanja zaliha i slanja računa
Ovo su samo neke od izdvojenih organizacija a u praksi svi trebaju sistem za upravljanje dokumentima.
Cijela svrha upravljanja dokumentima je osigurati da prava osoba dobije pravi dokument kad god im je potreban. Zbog toga je ključno kontrolirati dokument koji završava kod korisnika. Na ovaj način, ako postoje ažuriranja ili promjene u dokumentu, onda se mora osigurati da povezani korisnici imaju te ažurirane informacije gotovo odmah.
Kako sistem u praksi radi?
Uzmite, na primjer, šifru dokumenta BA-SJVOWINV23V2 za laptop u inventaru skladišta. Iako ovo na prvi pogled djeluje kao proizvoljno brbljanje, postoji predložena struktura za to.
Prve dvije cifre, BA, označavaju zemlju u kojoj se objekt nalazi. Sljedeća tri slova SJVO odnose se na Sarajevo, grad u kojem je predmet pohranjen. Sljedeće slovo pokazuje W označava skladište, INV implicira da je to inventar, 23 je broj njegove stavke, a zadnja dva slova V2 označavaju koja je verzija dokumenta najnovija. Ako cijeli sistem prati ovakvu strukturu, onda će dokumenti biti organizovani, lako razumljivi i mašinama i ljudima (uz malo vježbe) i lako se implementiraju za svaki dolazni fajl. Pomoću Folderita možete izgraditi i implementirati takav sistem na svojim folderima.
Vrste konfiguracija
Možete podesiti svoje Folderit dokumente da naslijede dokumentacijske brojeve iz serije. Na taj način možete jednom postaviti svoju seriju i više nikada ne brinuti o sinhronizaciji, koordinaciji ili provjeri dosljednosti. Ovo može biti posebno korisno kada se radi o fakturama. Možete ga postaviti tako da se resetuje nakon što se postigne određeni broj ili prekretnica.
Možete imati sljedeće postavke, možete ih koristiti bilo kojim redoslijedom, količinom ili metodologijom koja odgovara potrebama skladišta vaše kompanije.
- Broj
- Dan
- Dan u mjesecu (sa ili bez 0)
- Dan u godini (001-366, ili 1 do 366)
- Dan u sedmici
- Sedmica
- Mjesec (kratko i dugo)
- Godina (2 cifre ili 4 cifre)
- Sat (24 sata, sa ili bez 0)
- Minute
- Sekunde
Korištenje je jednostavno kao da kliknete na mapu i odaberete “numerisanje” iz padajućeg izbornika i bićete na putu da pokrenete cijeli proces.
Zaključak
Folderit već omogućava automatsko zadržavanje, hiper siguran pristup, visoko efikasnu pretragu sa OCR-om, verzioniranje fajlova, tragove revizije, saradnju koristeći Microsoft Office 365 i čitav niz drugih funkcija koje ga čine idealnim rješenjem za numerisanje dokumenata u sistemima za kontrolu dokumenata.
Upravljanje dokumentima je sve složenije jer je dokumenata sve više što iziskuje sistem koji donosi strukturu i red. Da bi to postigao, Folderit uvodi numerisanje dokumenata za sistem kontrole dokumenata.
Numeracija dokumenata je bitan dio sistema kontrole dokumenata. Pomaže u identifikaciji dokumenata na način da se važne i relevantne informacije mogu kreirati, organizovati, pristupiti i pravilno uskladištiti. Imati sistem koji ovo upravlja umjesto vas predstavlja veliku uštedu vremena i resursa za preduzeća.
Zašto je preduzećima potrebna numeracija dokumenata u sistemu kontrole dokumenata?
Kontrola dokumenata je po definiciji dug i naporan proces, koji se samo usložnjava kako kompanija raste. Ako ne posvetite resurse koji su stalno na oprezu od prvog dana kontrole dokumenata, završit ćete sa komplikovanim neredom datoteka s potencijalnim dupliciranjem, pogrešno imenovanim datotekama, važnim datotekama izgubljenim u beskrajnim mapama itd.
Sistem numerisanja dokumenata može vam pomoći da izbjegnete sve te komplikacije. Ovo se može učiniti tako što će se osigurati da sve strane imaju najnoviju verziju datoteke i da imaju konzistentnu šemu brojeva u cijelom sistemu na koju se svi mogu pozvati. Kompanije koje apsolutno moraju osigurati da pristupaju najnovijim datotekama su sljedeće:
Ovo su samo neke od izdvojenih organizacija a u praksi svi trebaju sistem za upravljanje dokumentima.
Cijela svrha upravljanja dokumentima je osigurati da prava osoba dobije pravi dokument kad god im je potreban. Zbog toga je ključno kontrolirati dokument koji završava kod korisnika. Na ovaj način, ako postoje ažuriranja ili promjene u dokumentu, onda se mora osigurati da povezani korisnici imaju te ažurirane informacije gotovo odmah.
Kako sistem u praksi radi?
Uzmite, na primjer, šifru dokumenta BA-SJVOWINV23V2 za laptop u inventaru skladišta. Iako ovo na prvi pogled djeluje kao proizvoljno brbljanje, postoji predložena struktura za to.
Prve dvije cifre, BA, označavaju zemlju u kojoj se objekt nalazi. Sljedeća tri slova SJVO odnose se na Sarajevo, grad u kojem je predmet pohranjen. Sljedeće slovo pokazuje W označava skladište, INV implicira da je to inventar, 23 je broj njegove stavke, a zadnja dva slova V2 označavaju koja je verzija dokumenta najnovija. Ako cijeli sistem prati ovakvu strukturu, onda će dokumenti biti organizovani, lako razumljivi i mašinama i ljudima (uz malo vježbe) i lako se implementiraju za svaki dolazni fajl. Pomoću Folderita možete izgraditi i implementirati takav sistem na svojim folderima.
Vrste konfiguracija
Možete podesiti svoje Folderit dokumente da naslijede dokumentacijske brojeve iz serije. Na taj način možete jednom postaviti svoju seriju i više nikada ne brinuti o sinhronizaciji, koordinaciji ili provjeri dosljednosti. Ovo može biti posebno korisno kada se radi o fakturama. Možete ga postaviti tako da se resetuje nakon što se postigne određeni broj ili prekretnica.
Možete imati sljedeće postavke, možete ih koristiti bilo kojim redoslijedom, količinom ili metodologijom koja odgovara potrebama skladišta vaše kompanije.
Korištenje je jednostavno kao da kliknete na mapu i odaberete “numerisanje” iz padajućeg izbornika i bićete na putu da pokrenete cijeli proces.
Zaključak
Folderit već omogućava automatsko zadržavanje, hiper siguran pristup, visoko efikasnu pretragu sa OCR-om, verzioniranje fajlova, tragove revizije, saradnju koristeći Microsoft Office 365 i čitav niz drugih funkcija koje ga čine idealnim rješenjem za numerisanje dokumenata u sistemima za kontrolu dokumenata.