Upravljanje i sređivanje ugovora je zamoran i iscrpljujući proces jer se u svakoj pojedinačnoj situaciji sastavljanja ugovora mijenjaju detalji, članovi, klauzule ali to se sve može riješiti kroz dobar sistem za upravljanje ugovorima čime se osigurava efikasnost dogovora na zadovoljstvo svih.
Folderitov sistem upravljanja ugovorima pomaže da se ovaj proces pojednostavi, čineći ga što je moguće lakšim.
Proces kreiranja ugovora ima uobičajene faze:
- Određivanje vođe projekta/tima koji će nadgledati rad
- Dobivanje svih uslova od svih uključenih strana
- Due diligence i temeljno istraživanje
- Uspostavljanje uslova
- Odobrenja
- Integracija povratnih informacija
- Konačna odobrenja
Kontrolna lista za upravljanje životnim ciklusom ugovora
Folderitov tok rednog procesa upravljanja ugovorima je dizajniran da pomogne fokusiranje na aspekt upravljanja ugovorom bez zaglavljivanja u sitnicama. Svako kašnjenje u ranim fazama projekta može dugoročno uticati na rokove i čak izazvati štetu. Folderit vam pomaže da efikasno upravljate takvim izazovima omogućavajući vam da postavite ciljne rokove i podsjetnike za aktivnosti. Dalje vam omogućava da postavite obavještenja za bilo kakve promjene unesene u odgovarajuću datoteku zajedno sa vremenskim oznakama. Sva takva upozorenja mogu se podesiti sa vaše namjenske kontrolne table, čineći proces što jednostavnijim.
Kao što je za kreiranje ugovora važno je i mogućnost trenutnog pristupa njima i svim povezanim dokumentima. Što je više sadržaja, to može biti složenije za praćenje. To je mjesto gdje Folderitov moćni alat za pretraživanje potpomognut OCR-om može vam pomoći da locirate datoteke unutar vašeg sistema. OCR prepoznaje sadržaj dokumenta pa čak i datoteke koje se mogu samo čitati kao što su slike, PDF-ovi i skenirani dokumenti. Folderit vam također omogućava dodavanje metapodataka i ide korak dalje omogućavajući vam da dodate čak i prilagođene metapodatke u skladu s praksama upravljanja podacima vaše organizacije.
Folderitovo upravljanje verzijama datoteka je sofisticirano, omogućavajući vam da povežete više datoteka i mapa zajedno koristeći funkciju povezivanja dokumenata. Platforma za upravljanje životnim ciklusom ugovora može dohvatiti povezane dokumente tako da možete dobiti sav potreban sadržaj odjednom, a ne odvojeno.
Pojednostavljeno kreiranje ugovora
Stvaranje ugovora je proces koji se razvija i uključuje više zainteresovanih strana. Početni nacrt se pretvara u dopunski nacrt, a zatim se dešavaju dodatne promjene kako i kada se na osnovu povratnih informacija pojavi konačni oblik, a čak i tada se napravi nekoliko dodataka. Folderit vam pomaže da pratite ovaj evolutivni proces omogućavajući vam da sačuvate više verzija dokumenta zajedno sa objedinjenim metapodacima.
Folderit omogućava svim zainteresovanim stranama da efikasno doprinose procesu. Svi saradnici mogu istovremeno raditi na dokumentu, s bilo kojeg mjesta u svijetu, u realnom vremenu. Sistem efikasno smanjuje povratne informacije i odobrenja, jer se njime može upravljati centralno, na istom dokumentu, istovremeno. Folderitov radni tok automatskog odobravanja omogućava vam da pojednostavite proces odobravanja i postignete produktivniju efikasnost.
Upravljanje i pohranjivanje podataka na smislen način uvijek je izazov, a striktno pridržavanje i usklađenost s njima je još teže. Revizije mogu predstavljati problematičnu praksu ako vaša organizacija nije organizirana koliko bi željela da bude. Jedna od ključnih karakteristika Folderitovog sistema upravljanja ugovorima je njegova funkcija praćenja revizije. Sistem vodi evidenciju svih aktivnosti korisnika, uključujući vremenske oznake pristupa datotekama, kao i od kojeg korisnika. Omogućite vašem timu ili odgovarajućim revizorima da pronađu prave informacije u pravo vrijeme.
Sigurno i bezbijedno
U današnje vrijeme, održavanje integriteta podataka i njihova sigurnost postaju sve važniji. Ugovori sadrže vrijedne i osjetljive informacije. Folderit potvrđuje sigurnost vašeg sadržaja koristeći 256-bitnu enkripciju na nivou banke za skladištenje i SSL enkripciju za dvosmjernu komunikaciju, čineći ga praktički neosvojivim.
Pametno osmišljeno rješenje za upravljanje životnim ciklusom ugovora u suštini vam omogućava lak pristup. Sve što trebate imati su potrebni pristupi i autorizacije za prijavu i imate potpuni pristup svom sadržaju. Sve što vam treba je pametni uređaj sa omogućenim web-om, bilo da se radi o ručnom pametnom telefonu ili super-računaru. Kako bi dodatno poboljšao bezbijednost, Folderit čuva vaš sadržaj na tri različite, podjednako sigurne lokacije. Vaš rad je uvijek dostupan, neograničen.
Zaključak
Kreator ugovora je odgovoran za pomoć dvjema stranama da formiraju pravno obavezujući sporazum, održavajući integritet i čuvajući interese bilo koje strane. Sve prethodno se može postići uz pomoć Folderit Online DMS sistema.
Upravljanje i sređivanje ugovora je zamoran i iscrpljujući proces jer se u svakoj pojedinačnoj situaciji sastavljanja ugovora mijenjaju detalji, članovi, klauzule ali to se sve može riješiti kroz dobar sistem za upravljanje ugovorima čime se osigurava efikasnost dogovora na zadovoljstvo svih.
Folderitov sistem upravljanja ugovorima pomaže da se ovaj proces pojednostavi, čineći ga što je moguće lakšim.
Proces kreiranja ugovora ima uobičajene faze:
Kontrolna lista za upravljanje životnim ciklusom ugovora
Folderitov tok rednog procesa upravljanja ugovorima je dizajniran da pomogne fokusiranje na aspekt upravljanja ugovorom bez zaglavljivanja u sitnicama. Svako kašnjenje u ranim fazama projekta može dugoročno uticati na rokove i čak izazvati štetu. Folderit vam pomaže da efikasno upravljate takvim izazovima omogućavajući vam da postavite ciljne rokove i podsjetnike za aktivnosti. Dalje vam omogućava da postavite obavještenja za bilo kakve promjene unesene u odgovarajuću datoteku zajedno sa vremenskim oznakama. Sva takva upozorenja mogu se podesiti sa vaše namjenske kontrolne table, čineći proces što jednostavnijim.
Kao što je za kreiranje ugovora važno je i mogućnost trenutnog pristupa njima i svim povezanim dokumentima. Što je više sadržaja, to može biti složenije za praćenje. To je mjesto gdje Folderitov moćni alat za pretraživanje potpomognut OCR-om može vam pomoći da locirate datoteke unutar vašeg sistema. OCR prepoznaje sadržaj dokumenta pa čak i datoteke koje se mogu samo čitati kao što su slike, PDF-ovi i skenirani dokumenti. Folderit vam također omogućava dodavanje metapodataka i ide korak dalje omogućavajući vam da dodate čak i prilagođene metapodatke u skladu s praksama upravljanja podacima vaše organizacije.
Folderitovo upravljanje verzijama datoteka je sofisticirano, omogućavajući vam da povežete više datoteka i mapa zajedno koristeći funkciju povezivanja dokumenata. Platforma za upravljanje životnim ciklusom ugovora može dohvatiti povezane dokumente tako da možete dobiti sav potreban sadržaj odjednom, a ne odvojeno.
Pojednostavljeno kreiranje ugovora
Stvaranje ugovora je proces koji se razvija i uključuje više zainteresovanih strana. Početni nacrt se pretvara u dopunski nacrt, a zatim se dešavaju dodatne promjene kako i kada se na osnovu povratnih informacija pojavi konačni oblik, a čak i tada se napravi nekoliko dodataka. Folderit vam pomaže da pratite ovaj evolutivni proces omogućavajući vam da sačuvate više verzija dokumenta zajedno sa objedinjenim metapodacima.
Folderit omogućava svim zainteresovanim stranama da efikasno doprinose procesu. Svi saradnici mogu istovremeno raditi na dokumentu, s bilo kojeg mjesta u svijetu, u realnom vremenu. Sistem efikasno smanjuje povratne informacije i odobrenja, jer se njime može upravljati centralno, na istom dokumentu, istovremeno. Folderitov radni tok automatskog odobravanja omogućava vam da pojednostavite proces odobravanja i postignete produktivniju efikasnost.
Upravljanje i pohranjivanje podataka na smislen način uvijek je izazov, a striktno pridržavanje i usklađenost s njima je još teže. Revizije mogu predstavljati problematičnu praksu ako vaša organizacija nije organizirana koliko bi željela da bude. Jedna od ključnih karakteristika Folderitovog sistema upravljanja ugovorima je njegova funkcija praćenja revizije. Sistem vodi evidenciju svih aktivnosti korisnika, uključujući vremenske oznake pristupa datotekama, kao i od kojeg korisnika. Omogućite vašem timu ili odgovarajućim revizorima da pronađu prave informacije u pravo vrijeme.
Sigurno i bezbijedno
U današnje vrijeme, održavanje integriteta podataka i njihova sigurnost postaju sve važniji. Ugovori sadrže vrijedne i osjetljive informacije. Folderit potvrđuje sigurnost vašeg sadržaja koristeći 256-bitnu enkripciju na nivou banke za skladištenje i SSL enkripciju za dvosmjernu komunikaciju, čineći ga praktički neosvojivim.
Pametno osmišljeno rješenje za upravljanje životnim ciklusom ugovora u suštini vam omogućava lak pristup. Sve što trebate imati su potrebni pristupi i autorizacije za prijavu i imate potpuni pristup svom sadržaju. Sve što vam treba je pametni uređaj sa omogućenim web-om, bilo da se radi o ručnom pametnom telefonu ili super-računaru. Kako bi dodatno poboljšao bezbijednost, Folderit čuva vaš sadržaj na tri različite, podjednako sigurne lokacije. Vaš rad je uvijek dostupan, neograničen.
Zaključak
Kreator ugovora je odgovoran za pomoć dvjema stranama da formiraju pravno obavezujući sporazum, održavajući integritet i čuvajući interese bilo koje strane. Sve prethodno se može postići uz pomoć Folderit Online DMS sistema.