Jedna od ključnih stvari koje organizacija može odmah učiniti da poboljša svoje poslovne procese je nabavka sistema za upravljanje dokumentima. Osnovni razlog jeste što rad samo sa papirom donosi mnoštvo problema.
Previše oslanjanja na papirne zapise je također kontraproduktivno. Radni procesi su spori, ne ostavljaju prostora za automatizaciju i ne dozvoljavaju poboljšanja tokom vremena.
Očekuje se da će se globalno tržište sistema za upravljanje dokumentima povećati sa 5,55 milijardi dolara u 2022. na 16,4 milijarde dolara do 2029. godine. – Fortune Business Insights.
Postoji širok raspon alata koji spadaju pod riječ „sistem za upravljanje dokumentima“, iako funkcionalnosti mogu biti relativno slične i jednostavne. Stoga je odabir pravog prema vašim potrebama imperativ.
Donosimo vam pregled 8 vrsta sistema za upravljanje dokumentima
1. Sistemi za upravljanje sadržajem – Content Management System
Sistem za upravljanje sadržajem (CMS) je alat koji se koristi za centralno skladištenje i upravljanje digitalnim sadržajem, omogućavajući različitim korisnicima da sarađuju na njemu. Osim toga, pruža upravljanje verzijama i automatizirani radni tok za ubrzavanje i poboljšanje korporativnih procesa.
2. Sistemi za upravljanje sadržajem preduzeća – Enterprise Content Management Systems
Sistemi za upravljanje sadržajem preduzeća (ECM) upravljaju sadržajem specifičnim za preduzeće na osnovu tokova posla, procesa i poslovnih pravila preduzeća. Koristeći ECM, nestrukturirani podaci kao što su Word dokumenti, Excel tabele, PDF-ovi i skenirane fotografije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje odgovarajućim osobama u odgovarajućem trenutku.
3. Sistem za obradu dokumenata – Document Imaging System
Skeniranje dokumenata se uzima u preksi kao proces “digitalizacije” štampanih dokumenata. Skeniranje ili snimanje dokumenata je, jednostavnije rečeno, proces korištenja skenera za dobivanje besprijekornih fotografija vaših papira, koje možete naknadno sačuvati na mreži, a ne fizički.
4. Sistemi za evidentiranje dokumenata – Records Management Systems
Svrha Sistema za evidentiranje dokumentima (RMS) je da reguliše kreiranje, čuvanje, prijem i odlaganje podataka, bez obzira na njihov format. Ovi sistemi su dizajnirani da pohranjuju i održavaju evidenciju i da ih je lako pronaći.
RMS-ove koriste strogo regulirane industrije, uključujući pravni, zdravstveni i državni sektor. Fakture, završni izvještaji, budžetski dokumenti, bilansi preduzeća, e-poruke, itd., su primjeri zapisa.
5. Sistem upravljanja tokovima rada – Workflow Management System
Sistem upravljanja tokovima rada se koristi za otkrivanje, automatizaciju i nadogradnju poslovnih procesa kompanije kako bi se povećala produktivnost, smanjile greške i povećala efikasnost.
Tok posla se sastoji od proizvoljnog broja unapred određenih faza i može uključivati unapred definisane učesnike. Oni koji su zaduženi za upravljanje tokovima posla imaju priliku da minimiziraju uska grla i poboljšaju vidljivost toka.
6. Sistem upravljanja kvalitetom – Quality Management System
Sistem softvera za upravljanje kvalitetom (QMS) kompanije je centralizirani sistem koji pomaže u procesu upravljanja kvalitetom, koji može uključivati korektivne radnje, upravljanje revizijom, kontrolu dokumenata i upravljanje promjenama.
7. Sistem za upravljanje e-poštom – Email Management System
Sistem za upravljanje e-poštom upravlja velikim brojem e-mail poruka za korporativne procedure. Koristeći kriterije definirane od strane korisnika, organizira i obrađuje pojedinačne e-poruke i priloge. Pored toga, sistemi za upravljanje e-poštom nude rješenja za arhiviranje e-pošte i funkcije automatskog snimanja e-pošte i priloga e-pošte. Sistem također klasificira važne poslovne informacije i pohranjuje sve podatke na jednoj lokaciji koji se lako mogu pretraživati.
8. Sistem upravljanja ljudskim resursima – HR Document Management System
Softver za upravljanje ljudskim resursima (DMS) je sistem koji olakšava zahvat, skladištenje i upravljanje vitalnom papirologijom zaposlenih u kompaniji. Oni obezbeđuju elektronske sisteme arhiviranja za skladištenje važnih HR dokumenata, HR DMS sa OCR pretragom omogućavaju lako pronalaženje bilo kog dokumenata, Sistemi takođe dolaze sa raznovrsnom bezbjednošću zasnovanom na ulogama i omogućavaju usklađenost na svim nivoima.
Odabir pravog sistema za upravljanje dokumentima za vas
Prije nego što odaberete softver za upravljanje dokumentima za svoju kompaniju, trebali biste razmotriti sljedeće karakteristike.
1. Mogućnosti pretraživanja
Nije dovoljno moći pretraživati samo po nazivima datoteka. Optimalni sistem za upravljanje dokumentima (DMS) bi trebao uključivati brojne opcije pretraživanja, kao što su pretraživanja ključnih riječi, najnoviji datumi izmjena, vrste datoteka, pretraga metapodataka i drugi parametri.
2. Upravljanje dokumentima i organizacija
DMS bi trebao olakšati upravljanje i pohranjivanje datoteka, a ovlašteni korisnici bi trebali biti u mogućnosti da im pristupe s bilo kojeg mjesta.
3. Skeniranje i snimanje
Sistem za upravljanje dokumentima mora biti kompatibilan sa većinom skenera kako bi se papirne datoteke pretvorile u digitalne, a korisnici bi trebali moći mijenjati formate datoteka po potrebi.
4. Robustan sigurnosni i revizijski trag
Zaštita dokumenata je ključna za svaki sistem upravljanja dokumentima. Dokumenti na DMS-u trebaju biti dostupni samo ovlaštenim korisnicima. Morate biti u mogućnosti da postavite dozvole pristupa za datoteke i mape na sistemu.
Osim toga, administratori bi trebali moći vidjeti istoriju aktivnosti dokumenta. Ove operacije uključuju kreiranje, modifikaciju, kopiranje, premještanje i brisanje, između ostalog, kako bi se identificirala svaka faza životnog ciklusa dokumenta.
5. Integracije softvera
Idealan softver za upravljanje dokumentima treba da podržava integracije kao što su; MS Office, DocuSign, MAKE, ERP, Payroll, CRM, računovodstveni softver, itd.
6. Online pristup
Rješenja za upravljanje dokumentima moraju biti dostupna s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme, kako bi se olakšala produktivnost osoblja. Uz mobilni sistem upravljanja dokumentima, zaposlenima bi također trebalo biti lakše da rade u pokretu.
Folderit je efikasan softver za upravljanje dokumentima koji osigurava da su vaši dokumenti sigurni, dostupni, lako pretraživi pomoću OCR-a i fleksibilni. Takođe nudi elektronske tokove rada i podsjetnike, kao i mogućnost dodavanja prilagođenih metapodataka datotekama koje bi inače bilo teško pretraživati, kontekstualizirati ili razumjeti bez njega.
Jedna od ključnih stvari koje organizacija može odmah učiniti da poboljša svoje poslovne procese je nabavka sistema za upravljanje dokumentima. Osnovni razlog jeste što rad samo sa papirom donosi mnoštvo problema.
Previše oslanjanja na papirne zapise je također kontraproduktivno. Radni procesi su spori, ne ostavljaju prostora za automatizaciju i ne dozvoljavaju poboljšanja tokom vremena.
Očekuje se da će se globalno tržište sistema za upravljanje dokumentima povećati sa 5,55 milijardi dolara u 2022. na 16,4 milijarde dolara do 2029. godine. – Fortune Business Insights.
Postoji širok raspon alata koji spadaju pod riječ „sistem za upravljanje dokumentima“, iako funkcionalnosti mogu biti relativno slične i jednostavne. Stoga je odabir pravog prema vašim potrebama imperativ.
Donosimo vam pregled 8 vrsta sistema za upravljanje dokumentima
1. Sistemi za upravljanje sadržajem – Content Management System
Sistem za upravljanje sadržajem (CMS) je alat koji se koristi za centralno skladištenje i upravljanje digitalnim sadržajem, omogućavajući različitim korisnicima da sarađuju na njemu. Osim toga, pruža upravljanje verzijama i automatizirani radni tok za ubrzavanje i poboljšanje korporativnih procesa.
2. Sistemi za upravljanje sadržajem preduzeća – Enterprise Content Management Systems
Sistemi za upravljanje sadržajem preduzeća (ECM) upravljaju sadržajem specifičnim za preduzeće na osnovu tokova posla, procesa i poslovnih pravila preduzeća. Koristeći ECM, nestrukturirani podaci kao što su Word dokumenti, Excel tabele, PDF-ovi i skenirane fotografije čuvaju se i stavljaju na raspolaganje odgovarajućim osobama u odgovarajućem trenutku.
3. Sistem za obradu dokumenata – Document Imaging System
Skeniranje dokumenata se uzima u preksi kao proces “digitalizacije” štampanih dokumenata. Skeniranje ili snimanje dokumenata je, jednostavnije rečeno, proces korištenja skenera za dobivanje besprijekornih fotografija vaših papira, koje možete naknadno sačuvati na mreži, a ne fizički.
4. Sistemi za evidentiranje dokumenata – Records Management Systems
Svrha Sistema za evidentiranje dokumentima (RMS) je da reguliše kreiranje, čuvanje, prijem i odlaganje podataka, bez obzira na njihov format. Ovi sistemi su dizajnirani da pohranjuju i održavaju evidenciju i da ih je lako pronaći.
RMS-ove koriste strogo regulirane industrije, uključujući pravni, zdravstveni i državni sektor. Fakture, završni izvještaji, budžetski dokumenti, bilansi preduzeća, e-poruke, itd., su primjeri zapisa.
5. Sistem upravljanja tokovima rada – Workflow Management System
Sistem upravljanja tokovima rada se koristi za otkrivanje, automatizaciju i nadogradnju poslovnih procesa kompanije kako bi se povećala produktivnost, smanjile greške i povećala efikasnost.
Tok posla se sastoji od proizvoljnog broja unapred određenih faza i može uključivati unapred definisane učesnike. Oni koji su zaduženi za upravljanje tokovima posla imaju priliku da minimiziraju uska grla i poboljšaju vidljivost toka.
6. Sistem upravljanja kvalitetom – Quality Management System
Sistem softvera za upravljanje kvalitetom (QMS) kompanije je centralizirani sistem koji pomaže u procesu upravljanja kvalitetom, koji može uključivati korektivne radnje, upravljanje revizijom, kontrolu dokumenata i upravljanje promjenama.
7. Sistem za upravljanje e-poštom – Email Management System
Sistem za upravljanje e-poštom upravlja velikim brojem e-mail poruka za korporativne procedure. Koristeći kriterije definirane od strane korisnika, organizira i obrađuje pojedinačne e-poruke i priloge. Pored toga, sistemi za upravljanje e-poštom nude rješenja za arhiviranje e-pošte i funkcije automatskog snimanja e-pošte i priloga e-pošte. Sistem također klasificira važne poslovne informacije i pohranjuje sve podatke na jednoj lokaciji koji se lako mogu pretraživati.
8. Sistem upravljanja ljudskim resursima – HR Document Management System
Softver za upravljanje ljudskim resursima (DMS) je sistem koji olakšava zahvat, skladištenje i upravljanje vitalnom papirologijom zaposlenih u kompaniji. Oni obezbeđuju elektronske sisteme arhiviranja za skladištenje važnih HR dokumenata, HR DMS sa OCR pretragom omogućavaju lako pronalaženje bilo kog dokumenata, Sistemi takođe dolaze sa raznovrsnom bezbjednošću zasnovanom na ulogama i omogućavaju usklađenost na svim nivoima.
Odabir pravog sistema za upravljanje dokumentima za vas
Prije nego što odaberete softver za upravljanje dokumentima za svoju kompaniju, trebali biste razmotriti sljedeće karakteristike.
1. Mogućnosti pretraživanja
Nije dovoljno moći pretraživati samo po nazivima datoteka. Optimalni sistem za upravljanje dokumentima (DMS) bi trebao uključivati brojne opcije pretraživanja, kao što su pretraživanja ključnih riječi, najnoviji datumi izmjena, vrste datoteka, pretraga metapodataka i drugi parametri.
2. Upravljanje dokumentima i organizacija
DMS bi trebao olakšati upravljanje i pohranjivanje datoteka, a ovlašteni korisnici bi trebali biti u mogućnosti da im pristupe s bilo kojeg mjesta.
3. Skeniranje i snimanje
Sistem za upravljanje dokumentima mora biti kompatibilan sa većinom skenera kako bi se papirne datoteke pretvorile u digitalne, a korisnici bi trebali moći mijenjati formate datoteka po potrebi.
4. Robustan sigurnosni i revizijski trag
Zaštita dokumenata je ključna za svaki sistem upravljanja dokumentima. Dokumenti na DMS-u trebaju biti dostupni samo ovlaštenim korisnicima. Morate biti u mogućnosti da postavite dozvole pristupa za datoteke i mape na sistemu.
Osim toga, administratori bi trebali moći vidjeti istoriju aktivnosti dokumenta. Ove operacije uključuju kreiranje, modifikaciju, kopiranje, premještanje i brisanje, između ostalog, kako bi se identificirala svaka faza životnog ciklusa dokumenta.
5. Integracije softvera
Idealan softver za upravljanje dokumentima treba da podržava integracije kao što su; MS Office, DocuSign, MAKE, ERP, Payroll, CRM, računovodstveni softver, itd.
6. Online pristup
Rješenja za upravljanje dokumentima moraju biti dostupna s bilo kojeg mjesta, u bilo koje vrijeme, kako bi se olakšala produktivnost osoblja. Uz mobilni sistem upravljanja dokumentima, zaposlenima bi također trebalo biti lakše da rade u pokretu.
Folderit je efikasan softver za upravljanje dokumentima koji osigurava da su vaši dokumenti sigurni, dostupni, lako pretraživi pomoću OCR-a i fleksibilni. Takođe nudi elektronske tokove rada i podsjetnike, kao i mogućnost dodavanja prilagođenih metapodataka datotekama koje bi inače bilo teško pretraživati, kontekstualizirati ili razumjeti bez njega.