U tradicionalno organizovanim kompanijama značajna količina vremena se troši na traženje papirnih dokumenata. Možete li sebi priuštiti da možda propustite ključne sporazume zbog lošeg upravljanja u današnjem svijetu žestoke konkurencije? Sigurno ne.
Dokumenti su okosnica svakog poslovanja i nijedna organizacija ne može funkcionisati bez njih. Vrijednost poslovne dokumentacije ne može se precijeniti. Neopisivo je važno imati dobro strukturiranje internih procedura pa do pružanja besprijekorne vanjske komunikacije sa dobavljačima i potrošačima odnosno kupcima.
Mi smo tu da vam pomognemo kako urediti fajlove kako biste uštedjeli vrijeme i trud.
Šta su zapravo poslovni dokumenti?
Svaka poslovna organizacija mora da čuva sve knjige, fajlove, evidenciju, poslovnu korespondenciju i planove, te druge povjerljive finansijske i ostale podatke u digitalnom sistemu arhiviranja koji dobro funkcioniše. Uz toliko mnogo dokumenata, postojanje efikasnog sistema za upravljanje datotekama postaje ključno.
Kako organizovati digitalne datoteke?
Ne postoji takva stvar kao što je čarobni recept. Svaka kompanija je jedinstvena, kao i njeni radnici. Prvi zahtjev je osigurati da su datoteke logično organizovane. Budući da ne traže svi datoteke na isti način kao vi, standardizacija je neophodna. Folderit-ov OCR, automatizirano zadržavanje i mogućnosti označavanja verzija datoteka olakšavaju pronalaženje i otežavaju gubitak podataka.
Držite datoteke podalje od ličnih računara!
Vi i vaše osoblje nikada ne biste trebali čuvati datoteke na ličnim laptopima. Takva praksa ne samo je izuzetno rizična već ometa saradnju.
Folderit pruža centralizirano spremište za pohranjivanje datoteka, omogućavajući vašem timu da ih pregleda i sarađuje na njima kad god i gdje god želi. Nadalje, dvofaktorska autentifikacija i kontrola pristupa osiguravaju da su osjetljivi podaci vaše organizacije uvijek sigurni.
Sortirajte fajlove u kategorije
Odaberite primarne kategorije koje odgovaraju veličini, industriji ili poslovanju vaše kompanije. Evo nekoliko kategorija o kojima treba razmišljati za svoje ormare:
- Računovodstvo
- Kupci
- Finansije
- Personalno
- Skladište
- Banka
- Dopisi
- Razno
Takođe možete kreirati potkategorije na osnovu specifičnih potreba vaše kompanije. Npr. Dopisi mogu imati dvije podkategorije – Primljeni i Poslani. Personalna kategorija će imati onoliko podkategorija koliko imate zaposlenih a u svakoj od njih personalne fajlove od tog zaposlenika. Finansije će imati podkategorije – Ulazni i Izlazni računi, i tako dalje.
Folderit-ova tehnika automatskog popunjavanja omogućava vam da grupišete datoteke sa istim vrijednostima indeksa u foldere.
Odaberite hijerarhijsku strukturu
Budući da se većina poslovnih procesa ponavlja, razumno je organizovati datoteke hijerarhijski radi brzog pregleda. Nakon organiziranja datoteka na višim nivoima, možete ih kategorizirati u mape i podmape. Ako izvršite promjene u glavnoj mapi, one će se prenijeti i na niže rangirane. Zahvaljujući metapodacima i indeksiranju vaši zaposleni bi mogli čitati sadržaj dokumenta čak i bez otvaranja.
Koristite pravila za imenovanje datoteka
Traženje datoteka sa zagonetnim nazivima poput “prezentacija01” i “dopis02” može biti otežavajuće. Kao rezultat, morate odabrati i modificirati konvencionalne konvencije imenovanja datoteka. Kada je u pitanju struktura datoteke, osnovno pravilo je da bude dosljedan i deskriptivan. Folderit-ove funkcije za profiliranje dokumenata i prilagođeno metaoznačavanje omogućavaju vam da automatski arhivirate i imenujete dokumente na osnovu unesenih vrijednosti indeksa. Ova funkcija pomaže u održavanju konzistentnih naziva datoteka, eliminiše pogrešno arhiviranje i olakšava masovni uvoz dokumenata.
Evo nekoliko širokih smjernica koje će vam pomoći da implementirate efikasne prakse o nazivima arhive u vašem digitalnom sistemu arhiviranja:
- Dugačka imena datoteka ne podržavaju svi softveri. Budite što je moguće kraći i opisniji. Ime fajla ne smije biti duže od 256 znakova, uključujući sve direktorije višeg nivoa i naziv datoteke.
- Umjesto razmaka, koristite donje crte (ime_datoteke) ili crtice (naziv-datoteke).
- Kada koristite hronološki red, koristite format GGGG-MM-DD za datume. Format prve godine olakšava lociranje najnovijih/najstarijih datoteka.
- Brojevi datoteka trebaju biti unificirani, kao što su 01, 02, 03, 04 itd. a ne 1, 02, 3, oo4 itd.
- Izbjegavajte korištenje posebnih znakova u nazivima datoteka kao što su @, #, $ i drugi.
- Ne koristite VELIKA slova u nazivima datoteka ili mapa. Teže se čitaju i zauzimanju više prostora.
Evo dva praktična primjera kako imenovati datoteke: 2023-03-14_AB01_Naziv-klijenta_Zahtjev-za-ponudom.docx i 23-03-14_AB02_Naziv-klijenta_Ponuda-PO23-005.xlsx
2023-03-14 predstavlja ISO način pisanja datuma, AB01 predstavlja inicijale onoga ko je unio dokument u sistem a 01 predstavlja redni broj dokumenta u tom danu.PO23-005 predstavlja redni broj ponude – PO23-005. U meta podacima tog dokumenta možete dodati ostale bitne podatke kao što su: puno ime i prezime onoga ko je kreirao dokument, broj protokola, datum kada je dokument kreiran, verziju, rok…
Dodavanje favorita u fajlove i mape
Neke mape možete učiniti dostupnijim ako ih koristite češće od drugih. Ova klasifikacija će vam pomoći da brzo pronađete datoteke. Za preostale dokumente možete koristiti DMS tražilicu, posebno Folderit-ovu naprednu OCR pretragu koja uzima u obzir tekst unutar dokumenata.
Održavajte svoju dosljednost
Ne postoji takva stvar kao što je savršena organizacija registratora ili digitalni sistem arhiviranja. Sve se svodi na ono što najbolje odgovara potrebama vaše organizacije u bilo kojem trenutku. Međutim, ključno je da vaš tim ostane na istoj strani i da teži konzistentnosti tokom cijelog procesa. To će vas spriječiti da imate neorganiziran sistem za upravljanje datotekama.
Usvajanjem najboljih praksi organizacije datoteka opisanih na ovom blogu, moći ćete brzo locirati datoteke u svom poslu. Vaš tim će moći efikasno da sarađuje, a vaši klijenti će biti zadovoljniji zahvaljujući poboljšanoj korisničkoj usluzi. Odaberite Folderit za sistem upravljanja dokumentima koji odgovara potrebama vaše organizacije.
U tradicionalno organizovanim kompanijama značajna količina vremena se troši na traženje papirnih dokumenata. Možete li sebi priuštiti da možda propustite ključne sporazume zbog lošeg upravljanja u današnjem svijetu žestoke konkurencije? Sigurno ne.
Dokumenti su okosnica svakog poslovanja i nijedna organizacija ne može funkcionisati bez njih. Vrijednost poslovne dokumentacije ne može se precijeniti. Neopisivo je važno imati dobro strukturiranje internih procedura pa do pružanja besprijekorne vanjske komunikacije sa dobavljačima i potrošačima odnosno kupcima.
Mi smo tu da vam pomognemo kako urediti fajlove kako biste uštedjeli vrijeme i trud.
Šta su zapravo poslovni dokumenti?
Svaka poslovna organizacija mora da čuva sve knjige, fajlove, evidenciju, poslovnu korespondenciju i planove, te druge povjerljive finansijske i ostale podatke u digitalnom sistemu arhiviranja koji dobro funkcioniše. Uz toliko mnogo dokumenata, postojanje efikasnog sistema za upravljanje datotekama postaje ključno.
Kako organizovati digitalne datoteke?
Ne postoji takva stvar kao što je čarobni recept. Svaka kompanija je jedinstvena, kao i njeni radnici. Prvi zahtjev je osigurati da su datoteke logično organizovane. Budući da ne traže svi datoteke na isti način kao vi, standardizacija je neophodna. Folderit-ov OCR, automatizirano zadržavanje i mogućnosti označavanja verzija datoteka olakšavaju pronalaženje i otežavaju gubitak podataka.
Držite datoteke podalje od ličnih računara!
Vi i vaše osoblje nikada ne biste trebali čuvati datoteke na ličnim laptopima. Takva praksa ne samo je izuzetno rizična već ometa saradnju.
Folderit pruža centralizirano spremište za pohranjivanje datoteka, omogućavajući vašem timu da ih pregleda i sarađuje na njima kad god i gdje god želi. Nadalje, dvofaktorska autentifikacija i kontrola pristupa osiguravaju da su osjetljivi podaci vaše organizacije uvijek sigurni.
Sortirajte fajlove u kategorije
Odaberite primarne kategorije koje odgovaraju veličini, industriji ili poslovanju vaše kompanije. Evo nekoliko kategorija o kojima treba razmišljati za svoje ormare:
Takođe možete kreirati potkategorije na osnovu specifičnih potreba vaše kompanije. Npr. Dopisi mogu imati dvije podkategorije – Primljeni i Poslani. Personalna kategorija će imati onoliko podkategorija koliko imate zaposlenih a u svakoj od njih personalne fajlove od tog zaposlenika. Finansije će imati podkategorije – Ulazni i Izlazni računi, i tako dalje.
Folderit-ova tehnika automatskog popunjavanja omogućava vam da grupišete datoteke sa istim vrijednostima indeksa u foldere.
Odaberite hijerarhijsku strukturu
Budući da se većina poslovnih procesa ponavlja, razumno je organizovati datoteke hijerarhijski radi brzog pregleda. Nakon organiziranja datoteka na višim nivoima, možete ih kategorizirati u mape i podmape. Ako izvršite promjene u glavnoj mapi, one će se prenijeti i na niže rangirane. Zahvaljujući metapodacima i indeksiranju vaši zaposleni bi mogli čitati sadržaj dokumenta čak i bez otvaranja.
Koristite pravila za imenovanje datoteka
Traženje datoteka sa zagonetnim nazivima poput “prezentacija01” i “dopis02” može biti otežavajuće. Kao rezultat, morate odabrati i modificirati konvencionalne konvencije imenovanja datoteka. Kada je u pitanju struktura datoteke, osnovno pravilo je da bude dosljedan i deskriptivan. Folderit-ove funkcije za profiliranje dokumenata i prilagođeno metaoznačavanje omogućavaju vam da automatski arhivirate i imenujete dokumente na osnovu unesenih vrijednosti indeksa. Ova funkcija pomaže u održavanju konzistentnih naziva datoteka, eliminiše pogrešno arhiviranje i olakšava masovni uvoz dokumenata.
Evo nekoliko širokih smjernica koje će vam pomoći da implementirate efikasne prakse o nazivima arhive u vašem digitalnom sistemu arhiviranja:
Evo dva praktična primjera kako imenovati datoteke: 2023-03-14_AB01_Naziv-klijenta_Zahtjev-za-ponudom.docx i 23-03-14_AB02_Naziv-klijenta_Ponuda-PO23-005.xlsx
2023-03-14 predstavlja ISO način pisanja datuma, AB01 predstavlja inicijale onoga ko je unio dokument u sistem a 01 predstavlja redni broj dokumenta u tom danu.PO23-005 predstavlja redni broj ponude – PO23-005. U meta podacima tog dokumenta možete dodati ostale bitne podatke kao što su: puno ime i prezime onoga ko je kreirao dokument, broj protokola, datum kada je dokument kreiran, verziju, rok…
Dodavanje favorita u fajlove i mape
Neke mape možete učiniti dostupnijim ako ih koristite češće od drugih. Ova klasifikacija će vam pomoći da brzo pronađete datoteke. Za preostale dokumente možete koristiti DMS tražilicu, posebno Folderit-ovu naprednu OCR pretragu koja uzima u obzir tekst unutar dokumenata.
Održavajte svoju dosljednost
Ne postoji takva stvar kao što je savršena organizacija registratora ili digitalni sistem arhiviranja. Sve se svodi na ono što najbolje odgovara potrebama vaše organizacije u bilo kojem trenutku. Međutim, ključno je da vaš tim ostane na istoj strani i da teži konzistentnosti tokom cijelog procesa. To će vas spriječiti da imate neorganiziran sistem za upravljanje datotekama.
Usvajanjem najboljih praksi organizacije datoteka opisanih na ovom blogu, moći ćete brzo locirati datoteke u svom poslu. Vaš tim će moći efikasno da sarađuje, a vaši klijenti će biti zadovoljniji zahvaljujući poboljšanoj korisničkoj usluzi. Odaberite Folderit za sistem upravljanja dokumentima koji odgovara potrebama vaše organizacije.