Ključna prednost dobro organizovanog advokatskog društva je uredna i brzo dostupna dokumentacija. Gubitak dokument ili hakerski upad u vaš računar ne samo da predmet na kome radite vodi u gubitak već vaše kompletno poslovanje i ugled vodi u katastrofu. Ukoliko ste pratili medije u proteklom periodu nekoliko vodećih advokatskih društva je prijavilo upad u računare i gubitak kompletne dokumentacije. Kako više i jedan budući klijent može povjeriti svoj važan slučaj takvom advokatu?
Kako se zaštititi od takvih situacija? Velike firme mogu sebi priuštiti stvaranje vlasničkog softvera na namjenskim serverima, dok se male i srednje firme moraju osloniti na zastarjele sisteme.
Najbolja praksa pokazuje da je pohrana u oblaku najlakši način u brzom pronalaženju dokumenata, a istovremeno ih čini sigurnima.
Uređenje i pristup datotekama po potrebi je jedna od najvećih briga pravne firme. Ako koriste sistem koji ne može brzo pretraživati datoteke ili zahtijeva napore u ponovnoj provjeri niste mnogo napredovali od ručnog pretraživanja.
Pomoću Folderit-a možete učiniti svoje datoteke lako pretraživim. Svaki dokument koji bi mogao biti značajan može se označiti relevantnim meta-podacima za brzi pristup, čak možete dodati prilagođene metapodatke kako biste bili bolje organizirani. Također možete kreirati povezane datoteke gdje jedna datoteka može biti dio grupe datoteka (recimo, za povezani slučaj) pri čemu možete povući sve povezane dokumente u isto vrijeme umjesto da ih morate svaki put locirati.
Osim toga, koristeći naprednu tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR), moći ćete locirati bilo koju datoteku, poput PDF datoteke, skeniranog dokumenta i/ili slike. Ova funkcija će vam pomoći da uštedite mnogo vremena u digitalizaciji i katalogizaciji dokaza.
Možete imati najnapredniji sistem isključivo napravljen za advokate, ali će biti potpuno beskoristan ako je nepouzdan. Čak i velike organizacije imaju probleme kako da zaštite svoje fizičke servere od katastrofe, oštećenja, krađe ili hakerskih napada. Rješenje u oblaku znači da se vaš server nalazi u namjenski izgrađenom centru podataka dizajniranom da izdrži sve vrste nesreća, gdje se sav vaš sadržaj čuva u tri primjerka na različitim lokacijama.
Sigurnost je više od samo pouzdanog sistema; takođe mora biti bezbjedan. Koliko god da je fizički uređaj podložan oštećenju ili neovlaštenom smetnji, sajber svijet također može biti pomalo zastrašujući. Ako vaš sadašnji sistem nije zaštićen 256-bitnom enkripcijom, SSL šifrom koja štiti sve veze sa i iz centra podataka osiguravajući da niko ne može provaliti u vašu pohranu dokumenata čak ni za trilion godina, onda su vaši dokumenti ozbiljno kompromitovani.
Dnevnik revizije je slijedeća bitna karakteristika sistema za upravljanje dokumentima. Dnevnik bilježi neizbrisiv trag za svaku pojedinačnu radnju koju bilo koji korisnik poduzima u vašem sistemu. To znači da su svaki pregled datoteke, preuzimanje i promjena vremenski označeni i lako se mogu pratiti.
Rijedak je slučaj da pojedinac sam radi na nekom predmetu. Najčešće postoji timska dinamika koja uključuje barem nekoliko pomoćnih pravnika i pripravnika. Folderit omogućava jednostavno dijeljenje dokumenata s višestrukim dozvolama za različite korisnike ili korisničke grupe, uključujući samo pregled, bez dozvole za preuzimanje datoteke. Na ovaj način svojim klijentima možete dati ograničen pristup samo za pregled kako stvari napreduju, dok interna odjeljenja mogu imati potpun pristup određenim drugim dijelovima koji se ažuriraju u realnom vremenu. Folderit sistem se može konfigurisati tako da saradnici mogu zajedno raditi na dokumentu.
Folderit sistem je vrlo fleksibilan u načinu na koji možete pristupiti svom sadržaju. To mu je još jedna dobra strana. Sve dok imate pristup uređaju na kojem je omogućen web i internet konekcijom koja radi, imat ćete potpuni pristup svojim dokumentima, bilo gdje u svijetu.
Folderit vam omogućava još mnoge druge praktične funkcije:
- Automatsko zadržavanje – omogućava zadržavanje dokumenta na određen period nakon kojeg možete konfigurirati datoteku za arhiviranja ili trajno brisanje.
- Obavještenja – omogućava postavljanje i primanje automatskih obavještenja o promjenama u dokumentima i predmetima onoliko često koliko želite.
- Više uloga – možete postaviti više uloga kako biste zadovoljili svoje potrebe. Možete postaviti jednu za glavni račun, drugu za pro bono rad, a treću za aktivnosti poput marketinga, financija itd.
- Nadgledanje rada – daje mogućnost praćenja promjena, odobravanje rada sa svog naloga bez da ometate svoj tim.
Sve ovo čini najbolju pohranu u oblaku za advokate – sve upakovano u Folderit.
Ključna prednost dobro organizovanog advokatskog društva je uredna i brzo dostupna dokumentacija. Gubitak dokument ili hakerski upad u vaš računar ne samo da predmet na kome radite vodi u gubitak već vaše kompletno poslovanje i ugled vodi u katastrofu. Ukoliko ste pratili medije u proteklom periodu nekoliko vodećih advokatskih društva je prijavilo upad u računare i gubitak kompletne dokumentacije. Kako više i jedan budući klijent može povjeriti svoj važan slučaj takvom advokatu?
Kako se zaštititi od takvih situacija? Velike firme mogu sebi priuštiti stvaranje vlasničkog softvera na namjenskim serverima, dok se male i srednje firme moraju osloniti na zastarjele sisteme.
Najbolja praksa pokazuje da je pohrana u oblaku najlakši način u brzom pronalaženju dokumenata, a istovremeno ih čini sigurnima.
Uređenje i pristup datotekama po potrebi je jedna od najvećih briga pravne firme. Ako koriste sistem koji ne može brzo pretraživati datoteke ili zahtijeva napore u ponovnoj provjeri niste mnogo napredovali od ručnog pretraživanja.
Pomoću Folderit-a možete učiniti svoje datoteke lako pretraživim. Svaki dokument koji bi mogao biti značajan može se označiti relevantnim meta-podacima za brzi pristup, čak možete dodati prilagođene metapodatke kako biste bili bolje organizirani. Također možete kreirati povezane datoteke gdje jedna datoteka može biti dio grupe datoteka (recimo, za povezani slučaj) pri čemu možete povući sve povezane dokumente u isto vrijeme umjesto da ih morate svaki put locirati.
Osim toga, koristeći naprednu tehnologiju optičkog prepoznavanja znakova (OCR), moći ćete locirati bilo koju datoteku, poput PDF datoteke, skeniranog dokumenta i/ili slike. Ova funkcija će vam pomoći da uštedite mnogo vremena u digitalizaciji i katalogizaciji dokaza.
Možete imati najnapredniji sistem isključivo napravljen za advokate, ali će biti potpuno beskoristan ako je nepouzdan. Čak i velike organizacije imaju probleme kako da zaštite svoje fizičke servere od katastrofe, oštećenja, krađe ili hakerskih napada. Rješenje u oblaku znači da se vaš server nalazi u namjenski izgrađenom centru podataka dizajniranom da izdrži sve vrste nesreća, gdje se sav vaš sadržaj čuva u tri primjerka na različitim lokacijama.
Sigurnost je više od samo pouzdanog sistema; takođe mora biti bezbjedan. Koliko god da je fizički uređaj podložan oštećenju ili neovlaštenom smetnji, sajber svijet također može biti pomalo zastrašujući. Ako vaš sadašnji sistem nije zaštićen 256-bitnom enkripcijom, SSL šifrom koja štiti sve veze sa i iz centra podataka osiguravajući da niko ne može provaliti u vašu pohranu dokumenata čak ni za trilion godina, onda su vaši dokumenti ozbiljno kompromitovani.
Dnevnik revizije je slijedeća bitna karakteristika sistema za upravljanje dokumentima. Dnevnik bilježi neizbrisiv trag za svaku pojedinačnu radnju koju bilo koji korisnik poduzima u vašem sistemu. To znači da su svaki pregled datoteke, preuzimanje i promjena vremenski označeni i lako se mogu pratiti.
Rijedak je slučaj da pojedinac sam radi na nekom predmetu. Najčešće postoji timska dinamika koja uključuje barem nekoliko pomoćnih pravnika i pripravnika. Folderit omogućava jednostavno dijeljenje dokumenata s višestrukim dozvolama za različite korisnike ili korisničke grupe, uključujući samo pregled, bez dozvole za preuzimanje datoteke. Na ovaj način svojim klijentima možete dati ograničen pristup samo za pregled kako stvari napreduju, dok interna odjeljenja mogu imati potpun pristup određenim drugim dijelovima koji se ažuriraju u realnom vremenu. Folderit sistem se može konfigurisati tako da saradnici mogu zajedno raditi na dokumentu.
Folderit sistem je vrlo fleksibilan u načinu na koji možete pristupiti svom sadržaju. To mu je još jedna dobra strana. Sve dok imate pristup uređaju na kojem je omogućen web i internet konekcijom koja radi, imat ćete potpuni pristup svojim dokumentima, bilo gdje u svijetu.
Folderit vam omogućava još mnoge druge praktične funkcije:
Sve ovo čini najbolju pohranu u oblaku za advokate – sve upakovano u Folderit.