Usvajanje sistema za upravljanje dokumentima je odličan prvi korak ka optimizaciji vašeg poslovanja. Da biste ga i održali potrebno je slijediti neke najbolje prakse upravljanja elektronskim datotekama.
Neke od najboljih praksi za elektronsko upravljanje datotekama koje su navedene u nastavku mogu izgledati očigledne. Na sreću, to znači da su jednostavne za razumijevanje i primjenu. Sve što treba da uradite je da ih se pridržavate kako biste održali dosledno robustan elektronski sistem upravljanja datotekama.
1. Odaberite najbolji softver za upravljanje dokumentima za svoju kompaniju
Prvi korak za vašu kompaniju je da odaberete koji je sistem upravljanja dokumentima najbolji za vas. Iako su mnoge alternative uporedive, one nisu iste i odabir one koja ne odgovara vašim potrebama može biti gubljenje vremena i novca.
Ako vaša kompanija generiše puno svježih dokumenata i ima potrebu po automatizaciji i saradnji, onda bi Folderit trebao biti vaš prvi izbor jer dolazi s integracijama automatizacije poput MS Office 365 za podršku dokumentima i DocuSign integracijama za automatizovano odobrenje.
2. Koristite jasno indeksiranje
Kako bi se osiguralo da su vaši dokumenti lako dostupni, ključno je da na odgovarajući način indeksirate svaki novi dokument i mapu, što rezultira konzistentnom strukturom datoteka.
Jasno indeksiranje znatno olakšava pronalaženje dokumenta tokom pretraživanja, a također olakšava različitim sektorima da održavaju dokumente unutar vlastitih odjela organizacije. Možete označiti dokumente tagovima i drugim oblicima informacija kao što to nudi Folderit. Pronalazak datoteka je također olakšan uz moćnu OCR pretragu koja je ugrađena u Folderit.
3. Skenirajte sve svoje papirne dokumente
Pravljenje digitalnih kopija vaših fizičkih papira je pametna praksa prilikom prelaska sa fizičkih na elektronske dokumente. Iako je skeniranje papira i njihovo prebacivanje u elektronski sistem za upravljanje datotekama obiman poduhvat, on osigurava da osjetljive informacije ostanu sigurne i dostupne.
Dokumenti se lako mogu zametnuti, a fizički lokacija za arhiviranje ne pruža isti nivo zaštite kao najbolji softver za upravljanje dokumentima. Premještanje u DMS ne samo da čini arhiviranje efikasnijim, već pruža i znatno veću sigurnost za svaki dokument.
4. Odaberite prava pristupa
Ne mora svaki zaposlenik u vašoj kompaniji imati pristup svakom dokumentu. Postojaće osetljivi papiri, kao što su ugovori zaposlenih i evidencija o učinku koji se moraju čuvati u tajnosti. Na sreću, možete omogućiti pristup osobama po svom izboru.
5. Kreirajte automatizaciju
Možete slati automatska obavještenja kada je dokument generiran ili izmijenjen. Također možete konfigurisati automatizovane tokove rada za odobravanje dokumenata za određene dokumente, kao i automatizovanu naplatu ako vaša kompanija komunicira sa spoljnim klijentima. Sve ovo i više možete učiniti s Folderit-om.
6. Iskoristite skladištenje u oblaku
Ako želite da izbegnete fizičke dokumente i prostor za arhiviranje, imate dvije alternative za sisteme za upravljanje dokumentima: on-premise i cloud storage.
Softver za upravljanje dokumentima na vašoj lokaciji omogućava vam da upravljate svojim dokumentima sa servera u prostorijama vaše kompanije.
S druge strane, skladištenje u oblaku pruža dodatni stepen zaštite ako je vaš hardver pokvaren ili ukraden jer i dalje možete pristupiti svojim fajlovima putem oblaka. Softver baziran na oblaku također olakšava rad s više korisnika, posebno u udaljenim timovima, što rezultira povećanom ukupnom korporativnom produktivnošću.
7. Održavanje kontrole verzije datoteke
Ako vaša kompanija redovno ažurira dokumente, neophodna je dobra kontrola verzija. Verzija datoteka vam omogućava da pristupite prethodnim verzijama dokumenata i, ako je potrebno, vratite ih.
Također vam omogućava da ograničite neke korisnike na samo pregledavanje radova dok drugima dopuštate da pregledaju, komentiraju i mijenjaju ažurirane verzije. Ovo vam omogućava da efikasno sarađujete na dokumentu, istovremeno osiguravajući da se dokument ne mijenja bez odgovarajućeg ovlašćenja.
8. Upoznajte se sa zakonodavstvom
Dobra je ideja da naučite koje vrste papira trebate održavati u sistemu upravljanja dokumentima koliko dugo. U finansijskom poslovanju, na primjer, regulatorni propisi nalažu da se određeni dokumenti moraju čuvati u dosijeu jedanaest godina. Prije brisanja dokumenta, još jednom provjerite da li je to zakonom zabranjeno.
Zaključak
Praćenje ovih najboljih praksi za upravljanje elektronskim datotekama pomoći će vam da održite pravilno elektronsko upravljanje datotekama. Najbolje je da koristite gore navedene smjernice od samog početka kako biste olakšali tokove svojih dokumenata i poslovanja.
Folderit nudi besplatnu 30-dnevnu premium pretplatu za svoje korisnike kako bi imali dovoljno vremena da se upoznaju i usvoje platformu.
Usvajanje sistema za upravljanje dokumentima je odličan prvi korak ka optimizaciji vašeg poslovanja. Da biste ga i održali potrebno je slijediti neke najbolje prakse upravljanja elektronskim datotekama.
Neke od najboljih praksi za elektronsko upravljanje datotekama koje su navedene u nastavku mogu izgledati očigledne. Na sreću, to znači da su jednostavne za razumijevanje i primjenu. Sve što treba da uradite je da ih se pridržavate kako biste održali dosledno robustan elektronski sistem upravljanja datotekama.
1. Odaberite najbolji softver za upravljanje dokumentima za svoju kompaniju
Prvi korak za vašu kompaniju je da odaberete koji je sistem upravljanja dokumentima najbolji za vas. Iako su mnoge alternative uporedive, one nisu iste i odabir one koja ne odgovara vašim potrebama može biti gubljenje vremena i novca.
Ako vaša kompanija generiše puno svježih dokumenata i ima potrebu po automatizaciji i saradnji, onda bi Folderit trebao biti vaš prvi izbor jer dolazi s integracijama automatizacije poput MS Office 365 za podršku dokumentima i DocuSign integracijama za automatizovano odobrenje.
2. Koristite jasno indeksiranje
Kako bi se osiguralo da su vaši dokumenti lako dostupni, ključno je da na odgovarajući način indeksirate svaki novi dokument i mapu, što rezultira konzistentnom strukturom datoteka.
Jasno indeksiranje znatno olakšava pronalaženje dokumenta tokom pretraživanja, a također olakšava različitim sektorima da održavaju dokumente unutar vlastitih odjela organizacije. Možete označiti dokumente tagovima i drugim oblicima informacija kao što to nudi Folderit. Pronalazak datoteka je također olakšan uz moćnu OCR pretragu koja je ugrađena u Folderit.
3. Skenirajte sve svoje papirne dokumente
Pravljenje digitalnih kopija vaših fizičkih papira je pametna praksa prilikom prelaska sa fizičkih na elektronske dokumente. Iako je skeniranje papira i njihovo prebacivanje u elektronski sistem za upravljanje datotekama obiman poduhvat, on osigurava da osjetljive informacije ostanu sigurne i dostupne.
Dokumenti se lako mogu zametnuti, a fizički lokacija za arhiviranje ne pruža isti nivo zaštite kao najbolji softver za upravljanje dokumentima. Premještanje u DMS ne samo da čini arhiviranje efikasnijim, već pruža i znatno veću sigurnost za svaki dokument.
4. Odaberite prava pristupa
Ne mora svaki zaposlenik u vašoj kompaniji imati pristup svakom dokumentu. Postojaće osetljivi papiri, kao što su ugovori zaposlenih i evidencija o učinku koji se moraju čuvati u tajnosti. Na sreću, možete omogućiti pristup osobama po svom izboru.
5. Kreirajte automatizaciju
Možete slati automatska obavještenja kada je dokument generiran ili izmijenjen. Također možete konfigurisati automatizovane tokove rada za odobravanje dokumenata za određene dokumente, kao i automatizovanu naplatu ako vaša kompanija komunicira sa spoljnim klijentima. Sve ovo i više možete učiniti s Folderit-om.
6. Iskoristite skladištenje u oblaku
Ako želite da izbegnete fizičke dokumente i prostor za arhiviranje, imate dvije alternative za sisteme za upravljanje dokumentima: on-premise i cloud storage.
Softver za upravljanje dokumentima na vašoj lokaciji omogućava vam da upravljate svojim dokumentima sa servera u prostorijama vaše kompanije.
S druge strane, skladištenje u oblaku pruža dodatni stepen zaštite ako je vaš hardver pokvaren ili ukraden jer i dalje možete pristupiti svojim fajlovima putem oblaka. Softver baziran na oblaku također olakšava rad s više korisnika, posebno u udaljenim timovima, što rezultira povećanom ukupnom korporativnom produktivnošću.
7. Održavanje kontrole verzije datoteke
Ako vaša kompanija redovno ažurira dokumente, neophodna je dobra kontrola verzija. Verzija datoteka vam omogućava da pristupite prethodnim verzijama dokumenata i, ako je potrebno, vratite ih.
Također vam omogućava da ograničite neke korisnike na samo pregledavanje radova dok drugima dopuštate da pregledaju, komentiraju i mijenjaju ažurirane verzije. Ovo vam omogućava da efikasno sarađujete na dokumentu, istovremeno osiguravajući da se dokument ne mijenja bez odgovarajućeg ovlašćenja.
8. Upoznajte se sa zakonodavstvom
Dobra je ideja da naučite koje vrste papira trebate održavati u sistemu upravljanja dokumentima koliko dugo. U finansijskom poslovanju, na primjer, regulatorni propisi nalažu da se određeni dokumenti moraju čuvati u dosijeu jedanaest godina. Prije brisanja dokumenta, još jednom provjerite da li je to zakonom zabranjeno.
Zaključak
Praćenje ovih najboljih praksi za upravljanje elektronskim datotekama pomoći će vam da održite pravilno elektronsko upravljanje datotekama. Najbolje je da koristite gore navedene smjernice od samog početka kako biste olakšali tokove svojih dokumenata i poslovanja.
Folderit nudi besplatnu 30-dnevnu premium pretplatu za svoje korisnike kako bi imali dovoljno vremena da se upoznaju i usvoje platformu.