Klima se mijenja alarmantnom brzinom. Najcrnje vremenske prognoze se ostvaruju. Ne možemo promijeniti svijet, ali možemo promijeniti stvari na osnovnom nivou.
Počnimo s sistemom za upravljanje dokumentima (DMS) i uđimo u razloge zašto je Folderit održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku.
Održivost je dobra za poslovanje!
Kompanije širom svijeta aktivno ulažu u zelenija rješenja, što na kraju dovodi do uštede novca. Kompanije također imaju koristi od državnih subvencija i poreznih olakšica kao poticaja zbog zelenijeg poslovanja. Studije pokazuju da su kupci spremni dodatno platiti za podršku održivim brendovima.
Kako je Folderit održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku?
1. Smanjenje ugljičnog otiska
DMS je bolji za okoliš od poslovanja zasnovanog na papiru. Bolji je čak i od lokalnog rješenja DMS-a. Folderit ublažava probleme ugljične neutralnosti kroz održivo, ugljično neutralno rješenje oblaka.
2. Smanjenje otpada
Sa manje odštampanih dokumenata, vaše poslovanje ne samo da prestaje da troši stvarni papir već i troši manje energije. Toneru za štampač je potrebno hiljadu godina da se potpuno raspadne na deponiji. Sve te brige potpuno nestaju s Folderit-om.
DMS pomaže preduzećima da minimiziraju svoje učešće u ponašanju štetnom po životnu sredinu.
3. Smanjenje troškova
Kao rezultat usvajanja održive poslovne prakse i implementacije DMS-a za automatizaciju preuzimanja dokumenata, troškovi su smanjeni.
Većina donosilaca poslovnih odluka povezuje usvajanje ekološki prihvatljivih praksi sa povećanim troškovima. Stvarnost je upravo suprotna. Kada potrošnja papira i tonera opadne, potražnja za tehničkom podrškom za usluge štampanja će se takođe smanjiti.
Kada više ne morate da arhivirate štampane papire pošto se pohranjuju elektronski, vašoj firmi je potrebno manje fizičkog prostora. Smanjenjem potrebe za internim rješenjima i podrškom oslobađate svoju kompaniju da smanji i nepotrebno zauzimanje prostorija u vašoj kancelariji. To će se početi pokazivati u kratkoročnim i dugoročnim finansijskim koristima, bilo da se radi o smanjenju logističkih i električnih troškova, do više prostora za razvoj ljudskih resursa.
4. Poboljšan radni tok
Kao dodatna prednost prijenosa dokumenata u elektronske sisteme, vaša će cijela firma doživjeti povećanu efikasnost. Kada je skladištenje dokumenata automatizovano, znatno je jednostavnije identifikovati greške, ispraviti ih i vratiti materijal izvornom kreatoru radi ispravke ili konačnog odobrenja.
Nasuprot tome, kod dokumenata na papiru, prilagođavanja se vrše ručno, a nove verzije i modifikacije moraju biti napravljene ponovo u papiru. Prelaskom na DMS vaša kompanija će uštedjeti vrijeme prilikom odobravanja dokumenata zbog činjenice da Folderit-ov DMS softver dozvoljava elektronske potpise putem svoje DocuSign integracije, što odobravaju regulatorne agencije.
Šta još dobijate sa sistemom za upravljanje dokumentima (DMS)?
Pohrana u oblaku: DMS-ovi pružaju dodatnu pohranu u oblaku za sve svoje korisnike, što znači da ćete imati dodatni značajan kapacitet za pohranu i da možete pristupiti ovim dokumentima s bilo kojeg mjesta.
Bolja pretraga uz višejezični OCR: Optičko prepoznavanje znakova (OCR) je softver za upravljanje dokumentima koji ima sofisticiranu mogućnost pretraživanja uživo, omogućavajući vam da pretražujete dokumente ne samo po imenu datoteke i metapodacima, kao što su ključne riječi, već i po sadržaju fajlove. OCR također može pretraživati PDF-ove, Docx datoteke, pa čak i snimke ekrana i skenirane dokumente.
Integracije: Sa sistemima za upravljanje dokumentima dobijate mnoštvo integracija koje vam znatno olakšavaju stvari. One mogu biti u rasponu od integracija automatizacije, poslovnih odijela kao što je Office 365, integracija e-potpisa i još mnogo toga.
Automatizacija: Putem DMS-a možete automatizovati svoje poslovne procese kako god želite, što će zauzvrat povećati radni tok, poboljšati saradnju, istovremeno štedeći dragocjeno vrijeme i trud vašoj kompaniji.
Numerisanje dokumenata, obaveštenja i tragovi revizije: DMS će automatski numerisati dokumente na osnovu šema koje definišete. Konfiguriršite i primajte automatska obavještenja kad god se dokumenti ili mape mijenjaju. Dok to radite revizijski zapis bilježi radnje svakog korisnika radi odgovornosti, svaka radnja se evidentira.
Prilagođeni metapodaci i povezivanje datoteka: Korištenjem DMS-a možete dodati oznake, bilješke, datum i krajnji rok u svoje dokumente kako biste ih lakše organizirali. Možete jednostavno kreirati vlastita prilagođena polja metapodataka, uključujući liste, potvrdne okvire i još mnogo toga. Dodatno, možete povezati datoteke da biste uspostavili odnose između dokumenata u različitim hijerarhijama foldera.
Bolja sigurnost: Biće vam drago da znate da su svi vaši podaci trostruko sigurnosno kopirani i šifrirani na nivou banke u sistemu upravljanja dokumentima u oblaku, gdje se bezbjedno pohranjuju i razmjenjuju putem SSL načina prijenosa.
Idite bez papira uz Folderit!
Ako imate bilo kakvih nedoumica u vezi s papirom, jer pretvaranje svih vaših dokumenata u digitalni format može biti teško ili dugotrajno, onda će vam to biti posljednja stvar na umu kada radite s DMS-om. Možda postoji mnogo DMS-ova, ali Folderit pruža najjednostavniji prijelaz sa fizičke pohrane na oblak. Možete jednostavno skenirati, organizovati i pohraniti svoje dokumente koristeći našu nagrađivanu platformu prilagođenu korisnicima.
Folderit vjeruje da bi proces tranzicije trebao biti dobro planiran i vođen ujednačeno, sa realnim vremenskim okvirom kako bi se osiguralo da se dokumenti ne izgube, jer će vam naši timovi za podršku pomoći na svaki mogući način. Obratite nam se za pomoć. Možemo vam pomoći u cijelom rasponu od jednostavnog savjetovanja i prenosa iskustva do izrade personalizovane kompletne folderske i timske strukture kao i svih radnih procesa.
Klima se mijenja alarmantnom brzinom. Najcrnje vremenske prognoze se ostvaruju. Ne možemo promijeniti svijet, ali možemo promijeniti stvari na osnovnom nivou.
Počnimo s sistemom za upravljanje dokumentima (DMS) i uđimo u razloge zašto je Folderit održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku.
Održivost je dobra za poslovanje!
Kompanije širom svijeta aktivno ulažu u zelenija rješenja, što na kraju dovodi do uštede novca. Kompanije također imaju koristi od državnih subvencija i poreznih olakšica kao poticaja zbog zelenijeg poslovanja. Studije pokazuju da su kupci spremni dodatno platiti za podršku održivim brendovima.
Kako je Folderit održiviji od prosječnog DMS-a zasnovanog na oblaku?
1. Smanjenje ugljičnog otiska
DMS je bolji za okoliš od poslovanja zasnovanog na papiru. Bolji je čak i od lokalnog rješenja DMS-a. Folderit ublažava probleme ugljične neutralnosti kroz održivo, ugljično neutralno rješenje oblaka.
2. Smanjenje otpada
Sa manje odštampanih dokumenata, vaše poslovanje ne samo da prestaje da troši stvarni papir već i troši manje energije. Toneru za štampač je potrebno hiljadu godina da se potpuno raspadne na deponiji. Sve te brige potpuno nestaju s Folderit-om.
DMS pomaže preduzećima da minimiziraju svoje učešće u ponašanju štetnom po životnu sredinu.
3. Smanjenje troškova
Kao rezultat usvajanja održive poslovne prakse i implementacije DMS-a za automatizaciju preuzimanja dokumenata, troškovi su smanjeni.
Većina donosilaca poslovnih odluka povezuje usvajanje ekološki prihvatljivih praksi sa povećanim troškovima. Stvarnost je upravo suprotna. Kada potrošnja papira i tonera opadne, potražnja za tehničkom podrškom za usluge štampanja će se takođe smanjiti.
Kada više ne morate da arhivirate štampane papire pošto se pohranjuju elektronski, vašoj firmi je potrebno manje fizičkog prostora. Smanjenjem potrebe za internim rješenjima i podrškom oslobađate svoju kompaniju da smanji i nepotrebno zauzimanje prostorija u vašoj kancelariji. To će se početi pokazivati u kratkoročnim i dugoročnim finansijskim koristima, bilo da se radi o smanjenju logističkih i električnih troškova, do više prostora za razvoj ljudskih resursa.
4. Poboljšan radni tok
Kao dodatna prednost prijenosa dokumenata u elektronske sisteme, vaša će cijela firma doživjeti povećanu efikasnost. Kada je skladištenje dokumenata automatizovano, znatno je jednostavnije identifikovati greške, ispraviti ih i vratiti materijal izvornom kreatoru radi ispravke ili konačnog odobrenja.
Nasuprot tome, kod dokumenata na papiru, prilagođavanja se vrše ručno, a nove verzije i modifikacije moraju biti napravljene ponovo u papiru. Prelaskom na DMS vaša kompanija će uštedjeti vrijeme prilikom odobravanja dokumenata zbog činjenice da Folderit-ov DMS softver dozvoljava elektronske potpise putem svoje DocuSign integracije, što odobravaju regulatorne agencije.
Šta još dobijate sa sistemom za upravljanje dokumentima (DMS)?
Pohrana u oblaku: DMS-ovi pružaju dodatnu pohranu u oblaku za sve svoje korisnike, što znači da ćete imati dodatni značajan kapacitet za pohranu i da možete pristupiti ovim dokumentima s bilo kojeg mjesta.
Bolja pretraga uz višejezični OCR: Optičko prepoznavanje znakova (OCR) je softver za upravljanje dokumentima koji ima sofisticiranu mogućnost pretraživanja uživo, omogućavajući vam da pretražujete dokumente ne samo po imenu datoteke i metapodacima, kao što su ključne riječi, već i po sadržaju fajlove. OCR također može pretraživati PDF-ove, Docx datoteke, pa čak i snimke ekrana i skenirane dokumente.
Integracije: Sa sistemima za upravljanje dokumentima dobijate mnoštvo integracija koje vam znatno olakšavaju stvari. One mogu biti u rasponu od integracija automatizacije, poslovnih odijela kao što je Office 365, integracija e-potpisa i još mnogo toga.
Automatizacija: Putem DMS-a možete automatizovati svoje poslovne procese kako god želite, što će zauzvrat povećati radni tok, poboljšati saradnju, istovremeno štedeći dragocjeno vrijeme i trud vašoj kompaniji.
Numerisanje dokumenata, obaveštenja i tragovi revizije: DMS će automatski numerisati dokumente na osnovu šema koje definišete. Konfiguriršite i primajte automatska obavještenja kad god se dokumenti ili mape mijenjaju. Dok to radite revizijski zapis bilježi radnje svakog korisnika radi odgovornosti, svaka radnja se evidentira.
Prilagođeni metapodaci i povezivanje datoteka: Korištenjem DMS-a možete dodati oznake, bilješke, datum i krajnji rok u svoje dokumente kako biste ih lakše organizirali. Možete jednostavno kreirati vlastita prilagođena polja metapodataka, uključujući liste, potvrdne okvire i još mnogo toga. Dodatno, možete povezati datoteke da biste uspostavili odnose između dokumenata u različitim hijerarhijama foldera.
Bolja sigurnost: Biće vam drago da znate da su svi vaši podaci trostruko sigurnosno kopirani i šifrirani na nivou banke u sistemu upravljanja dokumentima u oblaku, gdje se bezbjedno pohranjuju i razmjenjuju putem SSL načina prijenosa.
Idite bez papira uz Folderit!
Ako imate bilo kakvih nedoumica u vezi s papirom, jer pretvaranje svih vaših dokumenata u digitalni format može biti teško ili dugotrajno, onda će vam to biti posljednja stvar na umu kada radite s DMS-om. Možda postoji mnogo DMS-ova, ali Folderit pruža najjednostavniji prijelaz sa fizičke pohrane na oblak. Možete jednostavno skenirati, organizovati i pohraniti svoje dokumente koristeći našu nagrađivanu platformu prilagođenu korisnicima.
Folderit vjeruje da bi proces tranzicije trebao biti dobro planiran i vođen ujednačeno, sa realnim vremenskim okvirom kako bi se osiguralo da se dokumenti ne izgube, jer će vam naši timovi za podršku pomoći na svaki mogući način. Obratite nam se za pomoć. Možemo vam pomoći u cijelom rasponu od jednostavnog savjetovanja i prenosa iskustva do izrade personalizovane kompletne folderske i timske strukture kao i svih radnih procesa.