Sigurnost dokumenata je neophodna za kompanije koje rade sa digitalnom dokumentacijom. Redovna dokumentacija je neophodna za efikasnu isporuku ali dijeljenje, prijenos i uređivanje dokumenata može izložiti organizacije sigurnosnim rizicima.
Implementacija najboljih praksi za sigurnost upravljanja dokumentima, kao što je korištenje Folderit sistema za upravljanje dokumentima (DMS), može značajno smanjiti rizik od kršenja podataka, problema sa usklađenošću i drugih negativnih posljedica.
• Ovdje istražujemo 15 najboljih praksi za osiguranje sigurnosti vaših dokumenata:
1. Ojačajte kontrolu pristupa
Uspostavite stroge politike i procedure za regulisanje pristupa korisnika osjetljivim informacijama. Pratite pristup i koristite mehanizme za autentifikaciju za verifikaciju pojedinačnih korisnika. Redovno Pregledavajte i ažurirajte kontrole pristupa, implementirajući kontrolu pristupa zasnovanu na ulogama (RBAC) kako biste pojednostavili proces i prilagodili dozvole kako zaposlenici mijenjaju uloge unutar organizacije.
2. Implementirajte redovne sigurnosne kopije
Odaberite provajdera koji ne samo da redovno pravi sigurnosne kopije podataka, već i provodi provjere kako bi osigurao sigurnosnu kopiju potrebnih dokumenata. Implementirajte raspored rezervnih kopija i čuvajte kopije svojih dokumenata na više sigurnih lokacija, uključujući offsite i u oblaku.
3. Zaštita mobilnih mreža
Tretirajte mobilne mreže opsežnim sigurnosnim mjerama, implementirajte protokole za autentifikaciju i ograničite dokumente kojima korisnici mogu pristupiti na mobilnim uređajima. Rješenja za upravljanje mobilnim uređajima (MDM) ili upravljanje mobilnošću preduzeća (EMM) mogu vam pomoći u provođenju sigurnosnih politika, upravljanju uređajima i zaštiti osjetljivih informacija.
4. Enkripcija pohrane i prijenos datoteka
Koristite robusne mogućnosti šifriranja koje pruža vaš provajder ili, ako koristite hibridni sistem, šifrirajte podatke kada su pohranjeni na hardveru. Osigurajte end-to-end enkripciju prilikom slanja datoteka korisnicima i upotrijebite šifrirana rješenja za pohranu osjetljivih dokumenata.
5. Uspostavite sigurnosne politike na daljinu
Rad na daljinu nudi praktičnost i fleksibilnost, ali može izložiti organizacije napadima ako nisu spremne. Postavite pravila za pristup dokumentima iz vanjskih mreža, šifrirajte prijenos podataka i educirajte zaposlene šta da rade ako sumnjaju da su njihovi računi ugroženi.
6. Digitalizirajte papirne dokumente
Pretvaranje osjetljivih dokumenata u digitalne datoteke dodaje nivo kontrole i povećava ukupnu vidljivost ko čemu pristupa. Digitalni dokumenti također smanjuju rizike povezane s fizičkim medijima, poput gubitka, krađe ili nepravilnog prometa.
7. Iskoristite kontrolu verzija
Upotrijebite sistem kontrole verzija kako biste pratili izmjene dokumenata i izbjegli zabunu. Ovo vam omogućava da vidite ko je pristupio dokumentu, izvršio promjene i vratio se na prethodne verzije ako je potrebno.
8. Standardizirajte procese dokumentacije
Kreirajte jasne šablone za dokumentovanje problema, omogućavajući jednostavno praćenje promjena procesa kako organizacije rastu. Ovo omogućava novim tehničarima da brzo doprinesu i osigurava besprijekoran proces rješavanja problema za klijente.
9. Minimizirajte e-poštu za prijenos datoteka
E-pošta može predstavljati značajne sigurnosne rizike za prijenos datoteka. Umjesto toga, razmislite o korištenju DMS-a kao što je Folderit koji omogućava internim i eksternim korisnicima da sigurno dijele dokumente direktno sa relevantnim primaocima.
10. Redovno sprovodite sigurnosne revizije
Redovno revidirajte sigurnosne procedure i protokole, zamjenjujući zastarjele procese novim po potrebi. Ovo ide u korak sa povećanjem sigurnosnih prijetnji i osigurava kontinuiranu sigurnost vaših dokumenata.
11. Implementirajte DMS kao što je Folderit
Folderito je DMS koji pruža centralizovanu lokaciju za skladištenje podataka, kontrolu pristupa za dokumente, upravljanje lozinkama, mapiranje toka posla i druge kritične mogućnosti. Pojednostavljuje upravljanje dokumentima dok poboljšava sigurnost, saradnju i usklađenost.
12. Obučite zaposlene o sigurnosti dokumenata
Educirajte svoje zaposlene o najboljim praksama za sigurnost dokumenata i pružite redovnu obuku za jačanje ovih praksi, osiguravajući da su dobro upućeni u najnovije sigurnosne protokole.
13. Implementirajte sigurno dijeljenje dokumenata
Koristite sigurne platforme za razmjenu dokumenata koje pružaju end-to-end enkripciju, kontrolu pristupa i funkcije praćenja kako biste minimizirali rizik od neovlaštenog pristupa ili neovlaštenog pristupa tokom razmjene dokumenata.
14. Pratite neobične aktivnosti
Redovno pratite aktivnosti korisnika i obrasce pristupa dokumentima za neobično ili sumnjivo ponašanje. Ovo pomaže u otkrivanju potencijalnih kršenja sigurnosti ili neovlaštenog pristupa, što vam omogućava da poduzmete mjere prije nego što dođe do značajne štete.
15. Održavajte softver ažurnim
Redovno ažurirajte svoj DMS, operativne sisteme i drugi softver kako biste bili sigurni da imate najnovije sigurnosne zakrpe i funkcije. Ovo pomaže u zaštiti vaših dokumenata od novootkrivenih ranjivosti i potencijalnih napada.
–
Primjena ovih 15 najboljih praksi za sigurnost upravljanja dokumentima može značajno smanjiti rizik od kršenja podataka, problema sa usklađenošću i drugih negativnih posljedica. Korišćenje sistema za upravljanje dokumentima kao što je Folderit može dodatno pojednostaviti vaše procese upravljanja dokumentima, poboljšati saradnju i poboljšati ukupnu sigurnost. Ako budete proaktivni i budni u osiguravanju vaše digitalne dokumentacije, možete zaštititi osjetljive informacije vaše organizacije i zadržati povjerenje sa svojim klijentima i partnerima.
Sigurnost dokumenata je neophodna za kompanije koje rade sa digitalnom dokumentacijom. Redovna dokumentacija je neophodna za efikasnu isporuku ali dijeljenje, prijenos i uređivanje dokumenata može izložiti organizacije sigurnosnim rizicima.
Implementacija najboljih praksi za sigurnost upravljanja dokumentima, kao što je korištenje Folderit sistema za upravljanje dokumentima (DMS), može značajno smanjiti rizik od kršenja podataka, problema sa usklađenošću i drugih negativnih posljedica.
• Ovdje istražujemo 15 najboljih praksi za osiguranje sigurnosti vaših dokumenata:
1. Ojačajte kontrolu pristupa
Uspostavite stroge politike i procedure za regulisanje pristupa korisnika osjetljivim informacijama. Pratite pristup i koristite mehanizme za autentifikaciju za verifikaciju pojedinačnih korisnika. Redovno Pregledavajte i ažurirajte kontrole pristupa, implementirajući kontrolu pristupa zasnovanu na ulogama (RBAC) kako biste pojednostavili proces i prilagodili dozvole kako zaposlenici mijenjaju uloge unutar organizacije.
2. Implementirajte redovne sigurnosne kopije
Odaberite provajdera koji ne samo da redovno pravi sigurnosne kopije podataka, već i provodi provjere kako bi osigurao sigurnosnu kopiju potrebnih dokumenata. Implementirajte raspored rezervnih kopija i čuvajte kopije svojih dokumenata na više sigurnih lokacija, uključujući offsite i u oblaku.
3. Zaštita mobilnih mreža
Tretirajte mobilne mreže opsežnim sigurnosnim mjerama, implementirajte protokole za autentifikaciju i ograničite dokumente kojima korisnici mogu pristupiti na mobilnim uređajima. Rješenja za upravljanje mobilnim uređajima (MDM) ili upravljanje mobilnošću preduzeća (EMM) mogu vam pomoći u provođenju sigurnosnih politika, upravljanju uređajima i zaštiti osjetljivih informacija.
4. Enkripcija pohrane i prijenos datoteka
Koristite robusne mogućnosti šifriranja koje pruža vaš provajder ili, ako koristite hibridni sistem, šifrirajte podatke kada su pohranjeni na hardveru. Osigurajte end-to-end enkripciju prilikom slanja datoteka korisnicima i upotrijebite šifrirana rješenja za pohranu osjetljivih dokumenata.
5. Uspostavite sigurnosne politike na daljinu
Rad na daljinu nudi praktičnost i fleksibilnost, ali može izložiti organizacije napadima ako nisu spremne. Postavite pravila za pristup dokumentima iz vanjskih mreža, šifrirajte prijenos podataka i educirajte zaposlene šta da rade ako sumnjaju da su njihovi računi ugroženi.
6. Digitalizirajte papirne dokumente
Pretvaranje osjetljivih dokumenata u digitalne datoteke dodaje nivo kontrole i povećava ukupnu vidljivost ko čemu pristupa. Digitalni dokumenti također smanjuju rizike povezane s fizičkim medijima, poput gubitka, krađe ili nepravilnog prometa.
7. Iskoristite kontrolu verzija
Upotrijebite sistem kontrole verzija kako biste pratili izmjene dokumenata i izbjegli zabunu. Ovo vam omogućava da vidite ko je pristupio dokumentu, izvršio promjene i vratio se na prethodne verzije ako je potrebno.
8. Standardizirajte procese dokumentacije
Kreirajte jasne šablone za dokumentovanje problema, omogućavajući jednostavno praćenje promjena procesa kako organizacije rastu. Ovo omogućava novim tehničarima da brzo doprinesu i osigurava besprijekoran proces rješavanja problema za klijente.
9. Minimizirajte e-poštu za prijenos datoteka
E-pošta može predstavljati značajne sigurnosne rizike za prijenos datoteka. Umjesto toga, razmislite o korištenju DMS-a kao što je Folderit koji omogućava internim i eksternim korisnicima da sigurno dijele dokumente direktno sa relevantnim primaocima.
10. Redovno sprovodite sigurnosne revizije
Redovno revidirajte sigurnosne procedure i protokole, zamjenjujući zastarjele procese novim po potrebi. Ovo ide u korak sa povećanjem sigurnosnih prijetnji i osigurava kontinuiranu sigurnost vaših dokumenata.
11. Implementirajte DMS kao što je Folderit
Folderito je DMS koji pruža centralizovanu lokaciju za skladištenje podataka, kontrolu pristupa za dokumente, upravljanje lozinkama, mapiranje toka posla i druge kritične mogućnosti. Pojednostavljuje upravljanje dokumentima dok poboljšava sigurnost, saradnju i usklađenost.
12. Obučite zaposlene o sigurnosti dokumenata
Educirajte svoje zaposlene o najboljim praksama za sigurnost dokumenata i pružite redovnu obuku za jačanje ovih praksi, osiguravajući da su dobro upućeni u najnovije sigurnosne protokole.
13. Implementirajte sigurno dijeljenje dokumenata
Koristite sigurne platforme za razmjenu dokumenata koje pružaju end-to-end enkripciju, kontrolu pristupa i funkcije praćenja kako biste minimizirali rizik od neovlaštenog pristupa ili neovlaštenog pristupa tokom razmjene dokumenata.
14. Pratite neobične aktivnosti
Redovno pratite aktivnosti korisnika i obrasce pristupa dokumentima za neobično ili sumnjivo ponašanje. Ovo pomaže u otkrivanju potencijalnih kršenja sigurnosti ili neovlaštenog pristupa, što vam omogućava da poduzmete mjere prije nego što dođe do značajne štete.
15. Održavajte softver ažurnim
Redovno ažurirajte svoj DMS, operativne sisteme i drugi softver kako biste bili sigurni da imate najnovije sigurnosne zakrpe i funkcije. Ovo pomaže u zaštiti vaših dokumenata od novootkrivenih ranjivosti i potencijalnih napada.
–
Primjena ovih 15 najboljih praksi za sigurnost upravljanja dokumentima može značajno smanjiti rizik od kršenja podataka, problema sa usklađenošću i drugih negativnih posljedica. Korišćenje sistema za upravljanje dokumentima kao što je Folderit može dodatno pojednostaviti vaše procese upravljanja dokumentima, poboljšati saradnju i poboljšati ukupnu sigurnost. Ako budete proaktivni i budni u osiguravanju vaše digitalne dokumentacije, možete zaštititi osjetljive informacije vaše organizacije i zadržati povjerenje sa svojim klijentima i partnerima.