1. Jednostavan i brz pristup do informacija i dokumenata
Sve više radimo od kuće, sa terena ili neke druge udaljene lokacije a sve manje isključivo iz kancelarije. Zbog optimizacije troškova primjetan je trend gdje poslodavci smanjuju radne prostore i uvode praksu dijeljenja stolova. To nas dovodi u situaciju da moramo da radimo sa raznih lokacija. Od vitalnog je značaja da zaposleni imaju pristup određenim papirima čak i kada nisu u kancelariji. Prema istraživanjima 77% vlasnika preduzeća zahtijeva daljinski pristup svojim informacijama. Imajući svoje dokumente uvijek dostupne možete uštedjeti značajnu količinu vremena. Sistemi za upravljanje dokumentima eliminišu potrebu za dugotrajnim arhiviranjem papirnih dokumenata. Uz dobar DMS vaše digitalno radno mjesto idealno povezuje sve trendove i potrebe.
2. Povećava se produktivnost zaposlenih
Gubitak ili otežano pronalaženje dokumenata rezultira padom produktivnosti za oko 20%. Sve više preduzeća shvaća važnost uvođenja strategije upravljanja dokumentima putem bezbjedne platforme za upravljanje dokumentima. Dobar sistem za upravljanje dokumentima omogućavajući zaposlenima da budu produktivniji i efikasniji. Posjedovanje DMS-a omogućava vašim zaposlenicima da digitalno pohranjuju sve svoje dokumente na jednoj lokaciji, kojoj se može pristupiti putem bilo kojeg računara, kao i mobilnih uređaja.
3. Svi akteri su uvijek u toku i uvijek imaju pristup ažurnim dokumentima
Od vitalnog je značaja da vaši zaposlenici budu informisani o svim novim verzijama dokumenata ili novim procedurama. Ažuriranje dokumenata kroz sistem za upravljanje dokumentima je vrlo jednostavno a zaposleni imaju odmah pristup svim novim verzijama.
4. Značajno se poboljšava sigurnost
Platforme za upravljanje dokumentima pomažu u očuvanju sigurnosti i bezbjednosti svih informacija vaše kompanije, posebno svih kritičnih podataka koji bi mogli ugroziti vašu organizaciju. Možete imati potpunu kontrolu nad datotekama koje su pojedini zaposlenici ovlašćeni da pregledaju. Vrlo jednostavno određujete kada im mogu pristupiti i šta sa njima mogu da rade. Također možete ograničiti količinu informacija kojoj različiti zaposlenici i odjeli imaju pristup. To vam sve omogućava dobar DMS-a.
5. Radni prostori su uredniji i manje pretrpani
Zašto zatrpati svoju kancelariju papirom i registratorima kada sve možete imati na DMS-u? Znate li da se 7,5% svih papirnih dokumenata gubi? Plan sigurnog upravljanja dokumentima može vam pomoći da izbjegnete gubitak papira. Rješenja za upravljanje dokumentima ne samo da mogu osloboditi kancelarijski prostor već i poboljšati efikasnost vaših poslovnih procesa nudeći sigurno područje za čuvanje vaših podataka.
6. Dokumenti se vrlo jednostavno unose u sistem
Rješenja za upravljanje dokumentima olakšavaju upravljanje zapisima i učitavanje dokumenata. Zaposleni mogu otpremati sadržaj pomoću prevlačenja i ispuštanja, višestrukog otpremanja datoteka ili sinhronizacije datoteka. Prevlačenje i ispuštanje omogućava korisnicima unos nove datoteke jednostavnim prevlačenjem sa svoje radne površine u svoj Internet pretraživač. Ovo štedi vrijeme i omogućava vam da otpremite više datoteka u isto vrijeme.
7. Povratne informacije su omogućene u realnom vremenu
Jedna od najznačajnijih karakteristika sistema za upravljanje dokumentima je mogućnost pružanja povratnih informacija, komentara i razmjene znanja u realnom vremenu. Komentar uz neki dokument je važna komponenta saradnje i povećanja povezanosti u cijeloj firmi; stoga, posjedovanje DMS-a sa MS Office integracijama omogućava korisnicima da razgovaraju sa svojim kolegama kroz komentarisanje dokumenata. Komentarisanje omogućava brojnim pojedincima da rade na dokumentu u isto vrijeme, dajući im prostor da doprinesu sadržaju i poboljšaju dokument.
8. Komunikacija unutra organizacije i sa klijentima je značajno poboljšana
Posjedovanje platforme za upravljanje dokumentima ohrabruje zaposlenike da sarađuju i komuniciraju brzo i lako. To se posebno odnosi na saradnju između odjela i udaljenih lokacija. Preduzeća mogu lakše i efikasnije sarađivati na projektima kada mogu pristupiti i dijeliti dokumente putem DMS-a.
9. Omogućena je usklađenost sa procesima i standardima
Upravljati svakim pojedinačnim dokumentom kompanije može biti teško i odgovorno. To je zbog činjenice da različite vrste organizacija imaju različite standarde usklađenosti koji moraju biti ispunjeni. Neki od ovih kriterija su teški jer dolaze sa vlastitim skupom ograničenja privatnosti i sigurnosti kojih se mora striktno pridržavati. Sistem za upravljanje dokumentima može olakšati ovaj proces omogućavajući vam automatizaciju određenih aktivnosti za određene datoteke. Ovo štiti vašu kompaniju od svih pravnih pitanja koja mogu nastati kao rezultat neusklađenosti, a istovremeno vam olakšava kategorizaciju svakog dokumenta.
10. Vrlo je pojednostavljeno upravljanje dokumentima i radnim procesima
Sistem za upravljanje dokumentima treba da obezbijedi sofisticiranu funkciju OCR pretrage. Pretraga ne smije da se završi samo sa nazivima fajlova već i sa drugim podacima kao što su meta podaci, zabilješke, brojevi protokola, datumi, sadržaj dokumenta. Od sistema za upravljanje dokumentima tražite sve ove mogućnosti jer samo tako možete slijediti najbolje prakse upravljanja datotekama.
Šta Folderit može učiniti za vas?
Folderit omogućava preduzećima bezbjedno skladište dokumenata na jednoj lokaciji. Omogućava korisnicima da pronađu i pristupe bilo kojem sadržaju, prošlom i sadašnjem, koristeći bilo koju od prethodnih verziju datoteka bez gubitka vremena. Zahvaljujući Folderit-ovom snažnom OCR-u svaki dokument se može pretraživati čak i po sadržaju. Folderit je namijenjen da pomogne vašem osoblju da uštedi vrijeme i bude produktivniji tako što će brzo pronaći sve što im je potrebno.
1. Jednostavan i brz pristup do informacija i dokumenata
Sve više radimo od kuće, sa terena ili neke druge udaljene lokacije a sve manje isključivo iz kancelarije. Zbog optimizacije troškova primjetan je trend gdje poslodavci smanjuju radne prostore i uvode praksu dijeljenja stolova. To nas dovodi u situaciju da moramo da radimo sa raznih lokacija. Od vitalnog je značaja da zaposleni imaju pristup određenim papirima čak i kada nisu u kancelariji. Prema istraživanjima 77% vlasnika preduzeća zahtijeva daljinski pristup svojim informacijama. Imajući svoje dokumente uvijek dostupne možete uštedjeti značajnu količinu vremena. Sistemi za upravljanje dokumentima eliminišu potrebu za dugotrajnim arhiviranjem papirnih dokumenata. Uz dobar DMS vaše digitalno radno mjesto idealno povezuje sve trendove i potrebe.
2. Povećava se produktivnost zaposlenih
Gubitak ili otežano pronalaženje dokumenata rezultira padom produktivnosti za oko 20%. Sve više preduzeća shvaća važnost uvođenja strategije upravljanja dokumentima putem bezbjedne platforme za upravljanje dokumentima. Dobar sistem za upravljanje dokumentima omogućavajući zaposlenima da budu produktivniji i efikasniji. Posjedovanje DMS-a omogućava vašim zaposlenicima da digitalno pohranjuju sve svoje dokumente na jednoj lokaciji, kojoj se može pristupiti putem bilo kojeg računara, kao i mobilnih uređaja.
3. Svi akteri su uvijek u toku i uvijek imaju pristup ažurnim dokumentima
Od vitalnog je značaja da vaši zaposlenici budu informisani o svim novim verzijama dokumenata ili novim procedurama. Ažuriranje dokumenata kroz sistem za upravljanje dokumentima je vrlo jednostavno a zaposleni imaju odmah pristup svim novim verzijama.
4. Značajno se poboljšava sigurnost
Platforme za upravljanje dokumentima pomažu u očuvanju sigurnosti i bezbjednosti svih informacija vaše kompanije, posebno svih kritičnih podataka koji bi mogli ugroziti vašu organizaciju. Možete imati potpunu kontrolu nad datotekama koje su pojedini zaposlenici ovlašćeni da pregledaju. Vrlo jednostavno određujete kada im mogu pristupiti i šta sa njima mogu da rade. Također možete ograničiti količinu informacija kojoj različiti zaposlenici i odjeli imaju pristup. To vam sve omogućava dobar DMS-a.
5. Radni prostori su uredniji i manje pretrpani
Zašto zatrpati svoju kancelariju papirom i registratorima kada sve možete imati na DMS-u? Znate li da se 7,5% svih papirnih dokumenata gubi? Plan sigurnog upravljanja dokumentima može vam pomoći da izbjegnete gubitak papira. Rješenja za upravljanje dokumentima ne samo da mogu osloboditi kancelarijski prostor već i poboljšati efikasnost vaših poslovnih procesa nudeći sigurno područje za čuvanje vaših podataka.
6. Dokumenti se vrlo jednostavno unose u sistem
Rješenja za upravljanje dokumentima olakšavaju upravljanje zapisima i učitavanje dokumenata. Zaposleni mogu otpremati sadržaj pomoću prevlačenja i ispuštanja, višestrukog otpremanja datoteka ili sinhronizacije datoteka. Prevlačenje i ispuštanje omogućava korisnicima unos nove datoteke jednostavnim prevlačenjem sa svoje radne površine u svoj Internet pretraživač. Ovo štedi vrijeme i omogućava vam da otpremite više datoteka u isto vrijeme.
7. Povratne informacije su omogućene u realnom vremenu
Jedna od najznačajnijih karakteristika sistema za upravljanje dokumentima je mogućnost pružanja povratnih informacija, komentara i razmjene znanja u realnom vremenu. Komentar uz neki dokument je važna komponenta saradnje i povećanja povezanosti u cijeloj firmi; stoga, posjedovanje DMS-a sa MS Office integracijama omogućava korisnicima da razgovaraju sa svojim kolegama kroz komentarisanje dokumenata. Komentarisanje omogućava brojnim pojedincima da rade na dokumentu u isto vrijeme, dajući im prostor da doprinesu sadržaju i poboljšaju dokument.
8. Komunikacija unutra organizacije i sa klijentima je značajno poboljšana
Posjedovanje platforme za upravljanje dokumentima ohrabruje zaposlenike da sarađuju i komuniciraju brzo i lako. To se posebno odnosi na saradnju između odjela i udaljenih lokacija. Preduzeća mogu lakše i efikasnije sarađivati na projektima kada mogu pristupiti i dijeliti dokumente putem DMS-a.
9. Omogućena je usklađenost sa procesima i standardima
Upravljati svakim pojedinačnim dokumentom kompanije može biti teško i odgovorno. To je zbog činjenice da različite vrste organizacija imaju različite standarde usklađenosti koji moraju biti ispunjeni. Neki od ovih kriterija su teški jer dolaze sa vlastitim skupom ograničenja privatnosti i sigurnosti kojih se mora striktno pridržavati. Sistem za upravljanje dokumentima može olakšati ovaj proces omogućavajući vam automatizaciju određenih aktivnosti za određene datoteke. Ovo štiti vašu kompaniju od svih pravnih pitanja koja mogu nastati kao rezultat neusklađenosti, a istovremeno vam olakšava kategorizaciju svakog dokumenta.
10. Vrlo je pojednostavljeno upravljanje dokumentima i radnim procesima
Sistem za upravljanje dokumentima treba da obezbijedi sofisticiranu funkciju OCR pretrage. Pretraga ne smije da se završi samo sa nazivima fajlova već i sa drugim podacima kao što su meta podaci, zabilješke, brojevi protokola, datumi, sadržaj dokumenta. Od sistema za upravljanje dokumentima tražite sve ove mogućnosti jer samo tako možete slijediti najbolje prakse upravljanja datotekama.
Šta Folderit može učiniti za vas?
Folderit omogućava preduzećima bezbjedno skladište dokumenata na jednoj lokaciji. Omogućava korisnicima da pronađu i pristupe bilo kojem sadržaju, prošlom i sadašnjem, koristeći bilo koju od prethodnih verziju datoteka bez gubitka vremena. Zahvaljujući Folderit-ovom snažnom OCR-u svaki dokument se može pretraživati čak i po sadržaju. Folderit je namijenjen da pomogne vašem osoblju da uštedi vrijeme i bude produktivniji tako što će brzo pronaći sve što im je potrebno.